Van abstracte visie naar praktisch nut

Ervaringen en tips uit de praktijk om zelf met assetmanagement aan de slag te gaan. De sector Afvalwater van Waternet heeft sinds 2012 een afdeling Beleid & Assets die concreet aan de slag is gegaan met assetmanagement. Op de RIONEDdag 2014 verzorgde assetmanager Saskia Holthuijsen de kennistafel ‘Assetmanagement: van abstracte visie naar praktisch nut in het dagelijks werk'. Hierin vertelde zij over haar ervaringen met assetmanagement, waaruit toen geanimeerde discussies ontstonden. Hebt u deze kennistafel gemist? In dit artikel krijgt u praktische tips en handvatten om zelf met assetmanagement aan de slag te gaan. Waarom assetmanagement? De afgelopen decennia zijn de opgaven voor stedelijk waterbeheer aanzienlijk complexer geworden. De vraag is niet meer alleen of alle afzonderlijke objecten in goede staat verkeren, maar of het geheel de gevraagde prestaties levert in termen van verwachte maatschappelijke meerwaarde. In het beheerproces komt meer nadruk te liggen op coördinatie van processen en optimaal gebruik van ieders beschikbare expertise, in plaats van te vertrouwen op één ‘alwetende' beheerder. ‘We passen in het stedelijk waterbeheer al veel aspecten toe die bij de methodiek van assetmanagement horen', zegt Saskia. ‘Denk aan meerjarenplannen, het ketendenken en risico's in beeld. Met de toepassing van assetmanagement kan de huidige werkwijze zich nóg verder ontwikkelen.' Expliciet onderbouwen en vastleggen Assetmanagement stroomlijnt de werkprocessen voor doelmatig rioleringsbeheer. Het schept een kader voor het afwegen van investeringen (onderhoud, onderzoek en vervanging) op basis van maatschappelijke effecten. Een belangrijk aspect daarbij is het expliciet onderbouwen van keuzes. Saskia: ‘Rioleringsbeheerders hebben de neiging de onderbouwing van oplossingen impliciet te laten. Bijvoorbeeld: "Ik vervang de riolering elke X jaar, want de bodem zakt zo hard." Achterliggende redenen benoemen we niet, terwijl die wél in ons hoofd zitten. Zoals: als de bodem hard zakt, verandert de diepteligging van het riool en kunnen we het afvalwater straks niet meer 100% afvoeren. Terwijl dat wél een GRP-doelstelling is. Met een dergelijke expliciete onderbouwing kun je als organisatie beter beoordelen of de riolering functioneert zoals je met elkaar hebt afgesproken, ook op de langere termijn.' Concrete aanpak Toen Waternet Afvalwater in 2012 aan de slag ging met assetmanagement, was het eerst even zoeken. Want waar moet je beginnen? ‘Uiteindelijk besloten we gewoon een onderwerp te kiezen', zegt Saskia. ‘Bij ons stond het opstellen van meerjarenplanningen voor rioolvervangingen hoog op het prioriteitenlijstje, dus zijn we daarmee begonnen. We gingen eerst met de acht beheerders bij elkaar zitten om te inventariseren hoe iedereen werkt. Hoe beoordelen we het functioneren? Welke criteria hanteren we zoal? Welke risico's zijn er? Wat accepteren we nog? Hoe nemen we een beslissing? Hoe verhoudt een en ander zich tot de beleidsdoelstellingen? Door met elkaar te discussiëren over wat je doet en waarom, kom je tot andere inzichten en ideeën. Dat alleen is al heel waardevol. Ook in kleinere organisaties kun je dat doen door bijvoorbeeld met buurgemeenten bij elkaar te gaan zitten.' ‘We hebben alles opgeschreven en daaruit een uniforme aanpak voor stelselbeoordelingen opgesteld', vervolgt Saskia. ‘Voortaan beoordelen we stelsels aan de hand van de vastgelegde doelstellingen, criteria en risico's, die het management heeft gewogen. Op basis daarvan kiezen we de beste vervangingsstrategie voor zowel korte als lange termijn. Als zich een probleem voordoet, kunnen we als het ware een checklist doorlopen. Zo zijn straks alle stelselbeoordelingen en de geformuleerde maatregelen vergelijkbaar.' Alle lagen doen mee Het proces van criteria, risico's en doelstellingen opstellen is een soort wisselwerking tussen de verschillende lagen in de organisatie. In de praktijk kan een monteur bijvoorbeeld een beslissing nemen die niet past bij de doelstellingen in het GRP. Saskia: ‘Misschien vervangt hij wel een onderdeel van een pomp X omdat die al zes keer in een jaar is uitgevallen. Maar als uit het GRP van de gemeente volgt: een pomp X mag tien keer per jaar maximaal twee uur uitvallen, dan is vervanging misschien niet de beste oplossing. Daarom is het belangrijk dat je beleidsmakers en uitvoerenden bij het proces betrekt. Zo krijg je alle informatie die je nodig hebt om de juiste criteria op te stellen. Bovendien is het dan ook voor iedereen helder wat je aan het doen bent en waarom.' Nieuwe inzichten Om te toetsen of de in het GRP vastgelegde beleidsdoelstellingen zijn bereikt, gebruikt Waternet de onderbouwing samen met een analyse van het functioneren in de praktijk. Zo staat ze open voor nieuwe inzichten over de gemaakte keuzes en uitgevoerde maatregelen. Saskia: ‘We hebben nu bijvoorbeeld meer inzicht in het effect van zetting. Ook kunnen we ons inspectieprogramma verbeteren op basis van te verwachten risico's. De evaluatie geeft richting voor continue verbetering en ook die leggen we weer vast. Daarmee borgen we de kennis vanuit de praktijk en leggen we een relatie met de risico's.' ‘Gewoon' beginnen Saskia adviseert elke gemeente gewoon een onderwerp te pakken en te beginnen. ‘Blijf niet hangen in de methodiek en hoe je die in je organisatie gaat inpassen. Pak een onderwerp en begin met het bepalen en vastleggen van criteria. Vandaaruit beginnen dingen vanzelf te leven, zoals het risicodenken. "Als we niks doen, lopen we dat risico. Wat accepteren we?" Daarmee zet je ook het management in beweging. Dan duik je vanzelf steeds meer in de methodiek en vind je je eigen weg. Om te kunnen onderbouwen en vastleggen wat je doet en welke keuzes je maakt, heb je bijvoorbeeld veel informatie nodig. Gaandeweg ontdek je dat informatie soms ontbreekt, niet bij de juiste afdeling beschikbaar is of moeilijk uit een systeem te krijgen is. Dan kun je daarmee ook aan de slag.' Zelf onderwerpen kiezen Een ander onderwerp dat Waternet heeft opgepakt met assetmanagement, is ‘risico's in beeld' voor de zuiveringen. Inmiddels zijn voor de twaalf zuiveringen risicoanalyses opgestart. Daarnaast begint Waternet dit najaar met gemaalbeoordeling volgens dezelfde werkwijze met criteria, risico's en doelstellingen. ‘Elke gemeente bepaalt natuurlijk zelf met welk onderwerp ze aan de slag wil gaan', benadrukt Saskia. ‘Dat hangt heel erg van de lokale situatie af. Een onderwerp dat hoog op het lijstje van het management staat, is een goed begin. Dan krijg je de boel vanzelf in beweging.' Naast assetmanager bij Waternet is Saskia Holthuijsen kenniscoach. Met dit artikel wil zij haar ervaringen met u delen, zodat we zo veel mogelijk van elkaar kunnen leren. Hebt u vragen of opmerkingen? U kunt haar mailen via: saskia.holthuijsen@waternet.nl.