Praktijkcase Rollen bij Waterstad

Nadat een extern bureau de rollen heeft toegelicht, heeft het team in enkele sessies met het MT en het middenkader de verschillende mogelijkheden besproken. Juist bij de afdelingshoofden bleek enige angst voor de verantwoordelijkheid over het budget van de assetmanager. In de huidige situatie zijn de afdelingshoofden zelf budgetverantwoordelijk. Hoe zit dat in het vervolg? Enige weken later heeft het deelprojectteam ‘Organisatie’ de rollen beschreven. De oplossing voor het budget zit in de invulling van de details. In figuur A ziet u het voorstel dat naar de directie gaat.   Figuur A Voorgestelde rollen binnen WaterstadVergroot afbeelding Tessa: Het zal nog wel lastig worden om de serviceproviders in hun rol te krijgen. Vastgoed beschikt nog zelf over het budget om projecten uit te voeren. En voor de wegen beschikt ‘Beheer en Planvorming’ over de budgetten van Aanleg. Bij ons is het vanuit de fusie nog verschillend, beide vormen komen voor. We zijn het er al langer over eens dat dit verschillen in sturing en resultaten oplevert. Misschien dat deze rolindeling daar ook bij helpt. Opmerkingen bij de rode pijlen in figuur A: De afdeling ‘Ondersteuning Bestuur en Communicatie’ houdt de centrale planningen bij. Voorlopig heeft deze afdeling ook de taak om strategische gegevens actueel te houden (die worden gebruikt in het SAMP). De asseteigenaar stelt de richting vast. De beleidsmedewerkers ondersteunen ook de assetmanager bij het opstellen en monitoren van de assetmanagementplannen. Een beleidsmedewerker houdt het voortgangsdashboard (KPI-boom, kritieke performance-indicatoren) bij. Hij bevraagt ook de serviceproviders op gezette tijden, zodat hij hun bijdrage aan de doelstellingen in de rapportage kan opnemen. Tessa: De raad is de eindverantwoordelijke van de gemeente. De verschillende documenten die een asseteigenaar moet opstellen, geven richting aan het beheer, dus richting aan wat de ambtelijke organisatie uitvoert. Het lijkt mij goed om de rol asseteigenaar de eerste jaren bij de gemeentesecretaris neer te leggen. Als dat goed functioneert, kan dat zo blijven. Als de raad vindt dat zij dan onvoldoende invloed heeft op de richting, dan kunnen we de rol alsnog bij de raad leggen en deze vervolgens mandateren aan de gemeentesecretaris. Het is maar een klein verschil, maar wel goed om daarover na te denken en die optie voor de raad open te houden.