Auditproces uitvoeren

Auditprogramma Als eerste maakt Gert een auditprogramma voor de te beoordelen processen. Hij legt hierin een verbinding tussen de NEN-ISO 55001-paragrafen en de processen. Hiermee bepaalt hij welke normeisen in welke processen getoetst moeten worden. De processen bepalen vervol- gens welke medewerkers geaudit worden. Gert gebruikt de antwoorden van de proceseigenaren op de zeven vragen (zie paragraaf 7.2.3) om een beeld te krijgen van de belangrijkste processen om te auditen. Om er zeker van te zijn dat bij de audits ook goed wordt gekeken naar de meest kritische en beneden de maat presterende assets, heeft hij ook hiervoor de prestatierapportage bekeken. Gert legt in het auditprogramma vast welke kritische en slechts presterende assets bij de audits bekeken worden. Auditorengroep Gert heeft gezien dat de ISO 19011 ‘Richtlijnen voor het auditen van managementsystemen’ behalve een standaardauditproces ook auditmethoden en technieken, persoonlijk gedrag en competenties van de auditor beschrijft. Om een groep van interne auditoren samen te stellen, benadert hij medewerkers binnen en buiten het cluster Ruimte. Na enkele weken heeft Gert een groep van veertien interne auditoren, die een training in auditvaardigheden krijgen.  Na de training laten de beoordelingen van de deelnemers zien dat zij tevreden zijn over de opgedane kennis. De interne auditoren hebben een basis om aan de slag te gaan met de voorbereiding, uitvoering en rapportage van de audits. Bij de eerste twee audits krijgt elk auditteam daarbij externe begeleiding. Gert stelt auditkoppels samen en stemt af welke processen de teams gaan auditen. Vervolgens maakt hij het auditprogramma definitief en stelt het MT dit vast. Daarna plannen de teams de afspraken van de auditgesprekken in. Auditplan Om de audits voor te bereiden, maken de teams voor elke audit een auditplan. Hierin staat kort en bondig welke eisen worden getoetst, wie van de betreffende afdeling welke proces- sen toelicht en welke documenten relevant zijn. Ook nemen de auditoren in het plan start- vragen op. De externe begeleider ondersteunt hen hierin. Audits Enkele weken later vinden op maandag de eerste twee audits plaats. Volgens het audit- plan worden de onderwerpen context, stakeholders en toepassingsgebied (NEN-ISO 55001, paragrafen 4.1, 4.2 en 4.3) besproken met afdelingshoofd Beleid en Planvorming Hans Voorman en strategisch beleidsmedewerker Theus Berendsen (kartrekker van het GRP). De auditoren stellen de geformuleerde startvragen en gebruiken daarbij de geleerde vraagtechnieken. Zij noteren hun bevindingen. Ter verificatie stellen ze ook regelmatig de vraag: mag ik dat even zien? Alle audits vinden volgens planning plaats. Rapportage Gert heeft vooraf een rapportageformat opgesteld, waarin de auditoren hun bevindingen uitwerken. Hoewel zij ook positieve en neutrale bevindingen vastleggen, ligt de nadruk op afwijkingen en verbetermogelijkheden. Zo is bijvoorbeeld geconstateerd dat er enkele verslagen en rapportages niet waren geborgd. Daarna sturen ze de rapportages naar de auditees en het betreffende afdelingshoofd. Zij koppelen fundamentele verschillen van inzicht terug of accepteren de rapportage door deze definitief te maken. In afstemming met hun afdelingshoofd identificeren de auditees verbetermaatregelen en zetten deze in het register. Een voorbeeld hiervan is dat sommige processtappen worden samengevoegd of juist gesplitst als dat handiger is in de uitvoering. Ook gevolgen in het proces door nieuwe hulpmiddelen moeten regelmatig worden verwerkt. Wat eerst als outputdocument was beschreven wordt door het nieuwe hulpmiddel mogelijk in een systeem opgenomen. Dit is onderdeel van verbetermanagement (zie Verbetermanagement).  Tessa: De afstemming met het waterschap heeft ons inzicht gegeven in hoeveel auditoren we nodig hebben om de belasting behapbaar te houden. Ook is het belangrijk dat de auditoren het auditen niet verleren. Door vier audits per jaar uit te voeren, behouden ze de vaardigheid. Tessa: Gert gaf aan dat het belangrijk is dat de auditoren voldoende objectief en onpartijdig zijn. Het auditen van eigen werk en werk binnen de eigen afdeling is hiermee uitgesloten. We kunnen natuurlijk niet ons eigen vlees keuren. Medewerkers van HRM en Communicatie zijn geïnteresseerd in ons programma. Een aantal medewerkers van die afdelingen wil wel interne audits uitvoeren. Tessa: Omdat de auditoren de bevindingen al aan het einde van het auditgesprek kenbaar hebben gemaakt, is de rapportage geen verrassing. Het is ook niet de bedoeling de inhoud te weer­ leggen, tenzij er echt fundamentele verschillen van inzicht zijn over proces en uitkomsten. Tessa: We hebben afgesproken om binnen een week te rapporteren. Dat was even doorpakken. Het voordeel was wel dat iedereen het gesprek nog kon terughalen. Bovendien hebben de proceseigenaren nu voldoende tijd om de resultaten te verbinden met de procesevaluaties.