Praktijkvoorbeeld: transitie gegevensbeheer naar GWSW-standaard gemeente Heusden

De gemeente Heusden heeft besloten voor haar gegevensbeheer op het gebied van stedelijk water aan te sluiten bij de GWSW-standaard. Het proces dat de gemeente hiervoor heeft doorlopen, is weergegeven in figuur A. Figuur A Proces transitie gegevensbeheer naar GWSW-standaard gemeente Heusden (Bron: M. van Bijnen Advies) Vergroot afbeelding Toetsen bestaande dataset aan GWSW-standaard De gemeente Heusden is voor haar aansluiting bij het GWSW gestart met het toetsen van de bestaande gegevensset in het rioolbeheersysteem aan de GWSW-standaard. Het rioolbeheersysteem heeft nog niet de mogelijkheid om de gegevensset compleet naar het GWSW-uitwisselingsformaat te vertalen. Daarom heeft de gemeente hiervoor een conversieprogramma laten maken. Na het uploaden van de gegevens naar de GWSW-server van Stichting RIONED is de basiskwaliteit van de gegevens gecontroleerd (nulmeting). Deze controle is een vereiste om operationele plannen te kunnen maken, gegevens te kunnen uitwisselen met externe partijen en hydraulische berekeningen te kunnen maken. De resultaten van de nulmetingen zijn geanalyseerd. Dit heeft geleid tot aanpassingen in het rioolbeheersysteem om beter aan te sluiten bij de GWSW-standaard. De resultaten van een eerste toetsing van gegevens aan het GWSW maken inzichtelijk van welke objecten in de dataset de naam nog niet aansluit bij de GWSW-standaard. Het invullen van de juiste namen (en daarmee het juiste objecttype) in het beheersysteem is de eerste stap die nodig is om voor het gegevensbeheer aan te sluiten bij het GWSW. Na het aanpassen van de namen van de objecttypen zijn de gegevens opnieuw naar de GWSW-server geüpload en zijn deze opnieuw gecontroleerd. Nu de objecttypen juist waren ingevuld, konden deze met de nulmeting inhoudelijk gecontroleerd worden conform de kwaliteitseisen in het GWSW. Dit is een iteratief proces, dat net zo lang uitgevoerd moet worden totdat de gewenste resultaten zijn bereikt. Verzamelen gegevens Niet alle ontbrekende en incorrecte gegevens waren per direct voorhanden. Tijdens het proces zijn daarom ook aanvullende gegevens verzameld, zowel door medewerkers in het veld als door administratief werknemers. Hierbij is een prioriteitslijst gemaakt: eerst de gegevens die per direct noodzakelijk waren en daarna de gegevens die nog even konden wachten. De gegevens met een lagere prioriteit verzamelde de gemeente door werk met werk te maken (bijvoorbeeld tijdens het reinigen en inspecteren van riolen of tijdens het uitvoeren van werkzaamheden door de eigen buitendienst of door lokale aannemers). Gebruik van gegevens voor het maken van hydraulische berekeningen Voor het aanbesteden van het opstellen van een Systeemoverzicht stedelijk water (Ssw) wilde de gemeente kosten besparen op het maken van het rioleringsmodel. De ervaring uit het verleden heeft geleerd dat dit onderdeel veel tijd, energie en geld kost. Daarom is ook aandacht besteed aan het conform het GWSW opnemen van bijzondere constructies en objecten in het rioolbeheersysteem zoals overstorten, gemalen, doorlaten, terugslagkleppen, bergingsvoorzieningen, infiltratiebassins en uitlaten. Daarnaast is de digitale kaart met de afvoerende oppervlakken vertaald naar de GWSW-standaard en is hierin aangegeven naar welk type stelsel de oppervlakken afwateren. Voor het verbeteren van de gegevens om bestanden voor rekenmodellen te kunnen maken, kan de nulmeting Hyd gebruikt worden. Deze bevat gegevenskwaliteitseisen voor hydraulische modellering. Op basis van de resultaten van deze nulmeting zijn in het rioolbeheersysteem alle bijzondere constructies en de overige voor hydraulische berekeningen noodzakelijke gegevens ingevuld. Met behulp van het GWSW-uitwisselingsformaat voor hydraulische modellering van rioolstelsels (GWSW.hydx) is daarna een eerste aanzet gemaakt voor een rioleringsmodel. Om aanvullende gegevens en extra informatie aan het rioleringsmodel te kunnen toevoegen, heeft de gemeente ook hier gekozen voor het laten maken van een programma dat dit kan uitvoeren. Deze aanvullingen hebben betrekking op het toevoegen van kenmerken van bijzondere voorzieningen en het invullen van (reken)parameters. Borgen actualiteit, volledigheid en kwaliteit gegevens Belangrijk aandachtspunt in het gegevensbeheer is het borgen van de actualiteit, de volledigheid en de kwaliteit van de gegevens. Daarom heeft de gemeente een protocol opgesteld voor het verwerken van revisiegegevens en het actualiseren van de gegevens op de GWSW-server. Bij het aanbesteden van werkzaamheden stelt de gemeente Heusden eisen aan revisietekeningen en -gegevens. Het verwerken van deze gegevens in zowel het rioolbeheersysteem als de digitale oppervlakkenkaart dient conform de GWSW-standaard plaats te vinden. Daarom worden deze werkzaamheden door een 'vast' team uitgevoerd. De rioolbeheerder van de gemeente voert de mutaties in het rioolbeheersysteem in als het kleinschalige aanpassingen betreft. Het verwerken van meer omvangrijke en complexe mutaties wordt gedaan door een extern ingehuurde databeheerder die kennis heeft van het GWSW. Ook het invoeren van wijzigingen in de digitale oppervlakkenkaart is extern ondergebracht. Visualiseren, delen en uitwisselen gegevens Voor een gemeente is het mogelijk om een deel van de gegevens die naar de GWSW-server zijn geüpload eenvoudig, actueel en gratis te publiceren als open data op het platform Publieke Dienstverlening op de Kaart ( PDOK). De kaartlaag Stedelijk Water (Riolering) is dan voor iedereen beschikbaar. De gemeente Heusden heeft de wens om niet een deel van de gegevens, maar het totale areaal (inclusief afvoerende oppervlakken) te kunnen delen en uitwisselen met derden. Daarom heeft de gemeente gekozen voor een online dataviewer waarin dit mogelijk is. In deze viewer zijn ook functionaliteiten opgenomen waarmee de resultaten van nulmetingen gevisualiseerd kunnen worden. Verbeteren kwaliteit en volledigheid gegevensset De gemeente heeft ervoor gekozen om, naast het vertalen van de gegevens in het rioolbeheersysteem en de digitale oppervlakkenkaart naar de GWSW-standaard, ook de dataset te actualiseren en ontbrekende gegevens waar nodig te verzamelen. Dit laatste is in de praktijk een behoorlijke inspanning gebleken, die veel tijd en geld heeft gekost. In tabel 1 ziet u een overzicht van de tijd die werknemers van de gemeente Heusden en externe adviseurs hebben besteed aan het vertalen van de gegevens in het rioolbeheersysteem en de oppervlakkenkaart naar de GWSW-standaard. Tabel 2 toont een overzicht van de tijdsbesteding voor de aanvullende activiteiten (actualiseren dataset en verzamelen ontbrekende gegevens). De gemeente Heusden heeft ongeveer 45.000 inwoners, 250 km vrijverval riolering, 80 km mechanische riolering, 48 hoofdgemalen, 350 minigemalen en 6 randvoorzieningen. Tabel 1 Benodigde inspanning in tijd transitie gegevensbeheer naar GWSW-standaard gemeente Heusden Activiteit Door wie uitgevoerd Aantal dagen Aanpassen gegevens in rioolbeheersysteem aan GWSW-standaard Intern 2   Externe databeheerder 4   Externe GWSW-adviseur 2 Aanpassen digitale oppervlakkenkaart aan GWSW-standaard Externe databeheerder 3   Externe GWSW-adviseur 1   Tabel 2 Benodigde inspanning in tijd extra aanvullende activiteiten gegevensbeheer gemeente Heusden Activiteit Door wie uitgevoerd Aantal dagen Maken GWSW-conversieprogramma areaal stedelijk water en afvoerende oppervlakken Externe GWSW-adviseur 3 Verbeteren kwaliteit en volledigheid gegevens rioolbeheersysteem Intern 7   Externe databeheerder 10   Externe GWSW-adviseur 2   Aannemer/buitendienst 3 Verbeteren actualiteit, kwaliteit en volledigheid digitale oppervlakkenkaart Intern 2   Externe GIS-specialist 5   Externe GWSW-adviseur 1   Buitendienst 0,5 Inrichten en operationeel maken dataviewer Externe GWSW-adviseur 3 ( De bijkomende kosten voor het inrichten en operationeel maken van de dataviewer bedragen € 5.000.)