Meerwaarde

Uit veel onderzoeken blijkt dat procesmanagement veel voordelen kan opleveren voor de organisatie: De processen zijn duidelijk beschreven voor én door de medewerkers. Het is duidelijk wat de gewenste output en de benodigde input zijn. Ook is duidelijk welke activiteiten in welke volgorde worden uitgevoerd. De verantwoordelijkheden van alle betrokkenen binnen elk proces staan vast. Iedere medewerker weet precies wie, waar, wanneer en waarvoor verantwoordelijk is. De uitwerking van de processen biedt een goed uitgangspunt om ze verder te verbeteren. Tijdens processessies kunnen medewerkers verbetervoorstellen aandragen die tot een effectiever en efficiënter procesinrichting leiden. Dit is de basis voor het continu verbeteren (zie ook Controleren, bijsturen en verbeteren). Effectievere en efficiëntere processen leiden uiteindelijk tot een betere kwaliteit, dienstverlening, doorlooptijd en hogere assetwaarden. De procesprestaties zijn inzichtelijk en staan vast, waardoor de uitvoering van de processen is te monitoren. Hierdoor kunnen de procesbeheerders en proceseigenaren (waar nodig) tijdig bijsturen in de processen om de assetmanagementdoelstellingen te realiseren (zie ook Controleren, bijsturen en verbeteren). De risico’s binnen processen zijn inzichtelijk dankzij gezamenlijke identificatie en beoordeling van knelpunten in het proces. Dit leidt tot beheersmaatregelen en aanpak van de procesrisico’s. Een toereikende informatievoorziening die aansluit op de informatiebehoefte vanuit de processen, is essentieel om de organisatie goed te laten functioneren. Juiste, complete en betrouwbare gegevens en informatie zijn een randvoorwaarde om de processen en onderliggende activiteiten goed te kunnen uitvoeren. Door de processen te meten op presentatie (doen we de dingen goed en efficiënt) en op output (doen we de goede dingen effectief), krijgt u meer inzicht dan als u alleen aan de klant vraagt of hij tevreden is. Bij complexe processen is het raadzaam om gedetailleerder te meten dan bij eenvoudige processen.   Dimensie opslag gegevens: ‘lokaal’ tegenover ‘centraal’ Zijn de gegevens en documenten die voor uw werkzaamheden relevant zijn eenvoudig en centraal beschikbaar? Beschikken u en uw naaste collega’s over de laatste versie van documenten? Of zijn er nog relevante gegevens en/of documenten (voor u) die in een persoonlijke map of schijf staan van een collega, waar u niet bij kunt? Tessa: Er is aardig wat werk verzet met veel medewerkers uit de organisatie. Hierdoor heeft iedereen inzicht in processen, informatiebehoeften en verantwoordelijkheden. En daardoor is draagvlak ontstaan om de processen vast te leggen en te borgen dat deze optimaal en up-to-date blijven. We merken dat het ‘procesdenken’ op gang komt en dat er steeds meer verbeterinitiatieven zijn. Als we dit met elkaar blijven doen, worden we als organisatie steeds beter!