Privacy bij het toetsen van personele kwetsbaarheid

Drie samenwerkingsregio’s vertellen over hun verschillen in privacyaanpak bij de kennisscan van de Branchestandaard gemeentelijke watertaken.

Met de Branchestandaard gemeentelijke watertaken onderzoeken gemeenten of ze voor de huidige en toekomstige gemeentelijke watertaken voldoende kennis en competenties in huis hebben. Een belangrijk onderdeel hierin is een scan van het kennisniveau van individuele medewerkers. Hoe ga je in het kader van privacy om met het delen van de uitkomsten? Drie samenwerkingsregio’s in het stedelijk waterbeheer vertellen over hun aanpak. Van maximale anonimiteit tot de billen bloot.

Regio Hart van Brabant koos voor anonieme rapportage naar buiten en openheid naar binnen

“Het viel mij op hoe open iedereen naar elkaar was tijdens het proces”, vertelt Petra Mackowiak. Petra is beleidsmedewerker water en klimaatadaptie bij Gemeente Tilburg en vertelt over de aanpak bij regio Hart van Brabant. Een regio die wordt gevormd door Gemeente Tilburg, zeven kleinere gemeenten, het waterleidingbedrijf en twee waterschappen. “De gesprekken en discussies verliepen in een goede sfeer en de opkomst bij de bijeenkomsten was groot. Daaruit blijkt dat de belangstelling voor deze scan groot was.”

“Een van de gemeenten in onze regio wilde dat de resultaten van de kennisscan anoniem gerapporteerd werden. Zowel op persoonsniveau als op organisatieniveau. Daar conformeerden we ons aan en het heeft ons in het proces niet in de weg gezeten. Omdat we wisten dat de resultaten toch niet met naam en toenaam openbaar kwamen, durfden we misschien zelfs eerlijker naar onszelf te kijken. We hadden niet het gevoel beoordeeld te worden. Over de competenties waren we onder elkaar wel volledig open, maar ook dit hebben we in de rapportage geanonimiseerd.”

“We zijn nu aan de slag met de uitkomsten. Zo hebben we met een aantal gemeenten een format voor het GRP ontwikkeld dat iedere gemeente op maat kan aanpassen. Ook betrekken we de rioolbeheerders nu nadrukkelijker in de regionale samenwerking, bijvoorbeeld met een themabijeenkomst over het beoordelen van inspecties.”

Bestuurlijk Overleg Water AGV-gebied (BOWA) borgde privacy met gemeentecodes

Maar liefst zestien gemeenten, drie drinkwaterbedrijven en het waterschap vormen het regionale samenwerkingsverband BOWA/ISARIZ in de regio Amstel, Gooi en Vecht. Deze samenwerkingsregio doorliep met de helft van alle samenwerkingspartners het proces. Saskia Holthuijsen, Programmamanager BOWA, vertelt hierover.

“We waren heel nieuwsgierig hoe kwetsbaar we nu echt zijn ten aanzien van personeel. We vonden de scan in het begin ook best spannend. Het is toch een soort examen. Later werd de sfeer op een vrolijke manier competitief. Het werd onderling een soort erezaak. Wie haalt de hoogste score en klopt dat met wat we verwachtten? En wie verslaat de voorzitter in de kennisscan?”

“Alle scores deelden we open en bloot met elkaar. Dat past ook helemaal bij onze open samenwerking die al jaren loopt. Maar in de eindrapportage kozen we voor gemeente A, B en C in plaats van de gemeentenamen. In onze kleine vakwereld kan men makkelijk de naam van een gemeente herleiden naar een medewerker. Zo zorgden we voor privacy op individueel niveau.”

“Het gesprek over de kennis en competenties vonden we heel waardevol. Heel verrassend was dat we extra competenties van elkaar ontdekten. Terwijl we elkaar toch al best lang kenden. We zijn nu bezig met de vraag hoe we de aanwezige kennis en competenties beter kunnen uitwisselen. We worden tenslotte allemaal opgeslokt door de dagelijkse werkdruk. Ook zijn we met een vervolgonderzoek bezig om data-uitwisseling in onze regio samen te organiseren. Shared services is een van de varianten die we onderzoeken. Zo krijgt het branchestandaardonderzoek dus een vervolg.”

Samenwerking Waterketen Noordkop noemde de gemeenten bij naam

De beheerders van de vier gemeenten en het waterschap in het noordelijkste puntje van Noord-Holland werken al sinds 2002 samen. De samenwerking en de vertrouwensband waren al sterk.

“Elkaar aanvullen was altijd al onze insteek”, vertelt Floor Huis in ’t Veld, projectregisseur van de samenwerkingsregio. “Het werkveld is zo veelomvattend. Dat blijkt ook wel uit de twaalf kennisgebieden van de branchestandaard. Niemand kan alles tot in detail weten. Het is juist mooi dat we elkaar versterken. We hebben elkaars score van de kennisscan gewoon gezien en hebben op organisatieniveau gerapporteerd. De managers wilden de resultaten niet eens op persoonsniveau weten!”

“Het is alweer drie jaar geleden dat we als pilotregio het proces doorliepen. En we willen het graag herhalen. We zijn benieuwd hoe we er nu voorstaan, want we hebben veel gedaan om de witte vlekken in te kleuren. We hebben de resultaten van onze branchestandaardscan gebruikt voor de invulling van de extra formatie in het gezamenlijke GRP van de Noordkop. Nu delen de vier regiogemeenten samen een gegevensbeheerder en een medewerker die inspectiebeelden beoordeelt. We hebben ook voor een opleidings- en kennisprogramma op regioniveau gekozen en we werken met kennisdragers (specialisten op een bepaald werkveld) die kennis inbrengen en delen binnen onze samenwerkingsregio. We zijn veranderd en gegroeid. Ik heb er vertrouwen in dat we de volgende keer dat we onze teams aan de branchestandaard toetsen nóg robuuster scoren!”

De keuze is aan u

Drie verschillende samenwerkingsregio’s, drie verschillende aanpakken. Maar alle drie met veel aandacht en zorgvuldigheid voor de betrokken medewerkers.

Onze begeleidingsadviseurs denken graag mee met de aanpak die het beste past in uw situatie. Want de privacy moet vooraf goed geregeld zijn en voor alle betrokkenen duidelijk zijn.

Neem voor het uitvoeren van het branchestandaardproces in uw regio of gemeente contact op met Oscar Kunst, 0318-631 111, info@rioned.org.