Meet- en regelsysteem: stappenplan realisatie

Een sturingsproject is voor veel gemeenten nieuwe materie met een eigen terminologie en specialisten. Dit betekent dat ervaring en expertise ontbreken en dat de risico’s van het project niet altijd goed zijn te overzien. Omdat men niet weet waar men eigenlijk aan begint, kunnen gemeenten terughoudend zijn om een sturingsproject te starten. Ter ondersteuning biedt dit onderdeel een stappenplan voor de realisatie van een meet- en regelsysteem. De stappen De stappen die een gemeente moet doorlopen om een sturingsproject te realiseren, zijn niet wezenlijk anders dan bijvoorbeeld voor de bouw van een randvoorziening. Voor zowel een klein als een groot meet- en regelproject gelden dezelfde stappen, hoewel de invulling van elke stap wel verschilt. Zo kan een gemeente in een klein project een bepaalde stap in een uur nemen, terwijl voor dezelfde stap in een groot project een deelproject nodig is.   Een meet- en regelproject is in de volgende stappen te realiseren: Haalbaarheidsstudie uitvoeren. Programma van eisen opstellen. Ontwerp maken. Bestek opstellen. Realiseren, installeren en testen. Aanpak De gemeente kan de stappen op verschillende manieren doorlopen. Dit is afhankelijk van de omvang en complexiteit van het meet- en regelsysteem en het aantal betrokken partijen. De doorlooptijd kan variëren van enkele maanden tot enkele jaren. Een project met een lange doorlooptijd kent veel risico’s. De organisatie en de betrokken mensen veranderen in de tijd en daarmee kan de continuïteit in het geding komen. Daarnaast zal ook de techniek veranderen, waardoor het risico bestaat dat het project bij oplevering al is verouderd. Daarom is het verstandig het project bij een langere doorlooptijd in delen te knippen, met bruikbare en concrete tussenproducten.   Een opsplitsing is mogelijk door deelsystemen te onderscheiden, zoals: een meetnet; een lokaal regelsysteem, inclusief civiele en werktuigbouwkundige en electrotechnische aanpassingen; een telemetriesysteem; een centraal monitorings- en sturingssysteem. Deze deelprojecten kan de gemeente apart aanbesteden, maar daarbij moet zij natuurlijk wel voor onderlinge afstemming zorgen. Aanbesteden Bij de realisatie van een sturingsproject is het moment van aanbesteden belangrijk. Daarbij spelen specifieke overwegingen, zoals op welk moment de gemeente het project aanbesteedt en of zij het project als geheel of in onderdelen wil aanbesteden. Voor het moment van aanbesteding zijn er drie opties: na het programma van eisen; na het functioneel ontwerp; na het definitieve ontwerp. In het verleden werd aanbevolen pas na opstelling van het definitieve ontwerp aan te besteden. Dat was omdat destijds nog weinig soft- en hardware op de markt was voor meet- en regelsystemen. Nu zijn veel meer producten beschikbaar. Daarom is het vaak niet meer nodig om zelf een definitief ontwerp te maken en is een keuze mogelijk uit al bestaande producten. Hiermee besparen gemeenten tijd en (beheer)kosten. Bovendien zijn de bestaande producten vaak professioneler dan zelf ontworpen systemen op projectbasis. Wel of geen maatpak? Toen er nog nauwelijks auto’s bestonden, moesten mensen eerst zelf een ontwerp maken voordat iemand in staat was de droomauto te kunnen bouwen. Nu er zo veel auto’s bestaan, kunnen mensen eerst hun eisen en wensen formuleren en op basis hiervan een geschikte auto kiezen. Alleen voor heel specifieke toepassingen is nog een eigen ontwerp nodig, zoals voor deelname aan een rally. Wanneer de gemeente het project na het programma van eisen aanbesteedt, bestaat het gevaar dat de aanbieders geen vergelijkbare aanbieding kunnen doen, omdat het bestek nog te vaag is. Dit is deels op te vangen door het project pas na het functioneel ontwerp aan te besteden. In het functioneel ontwerp heeft de gemeente de gewenste functies van het meet- en regelsysteem specifiek uitgewerkt, maar staat de technische invulling van deze functionaliteiten nog open. Dilemma Bij de aanbesteding moet het gevraagde product helder en eenduidig zijn. Maar als de specificaties te gedetailleerd worden, kan het zijn dat hierdoor bestaande producten onvoldoende in beeld komen omdat ze niet exact aan de specificaties voldoen, maar wel aan het doel. Dan wordt het project onnodig duur en complex omdat een goed functionerend bestaand product moet worden aangepast aan de specificaties. Daarom is het verstandig de eisen en wensen vanuit de eindgebruikers te definiëren. Schroom daarbij niet om evidente of ruim geformuleerde eisen te benoemen. Een goed programma van eisen bevat de eisen van de gebruiker zonder technische oplossingen. Daarbij is onderscheid mogelijk tussen harde en zachte eisen of wensen, door deze te voorzien van een score. Concreet beeld eindproduct Zorg in het begintraject voor regelmatig overleg tussen opdrachtgever en opdrachtnemer om een zo concreet mogelijk beeld te vormen van het eindproduct. In het begin is de opdrachtnemer nog flexibel om aanpassingen door te voeren. Hoe meer het traject vordert, hoe duurder het wordt om de zaak bij te stellen. Om een concreet beeld van het eindproduct te krijgen, is het verstandig om in het beginstadium de acceptatietesten en de gebruikershandleiding vast te stellen. Ook het maken van een prototype is een goed hulpmiddel.