Belang van documenteren besluitvorming

Het is belangrijk dat u uw argumenten voor de keuze van een beheermaatregel documenteert. Hierdoor kunt u (en de gemeente) altijd de redenen achter de gemaakte keuzes achterhalen en beoordelen of de verwachte resultaten zijn behaald. Dit is een van de aanbevelingen van Wouter van Riel, die in juli 2016 promoveerde op zijn proefschrift over besluitvorming bij rioolvervanging. Hier leest u een korte samenvatting. Aanleiding onderzoek Jaarlijks besteden gemeenten ongeveer 60% van de rioolheffing aan rioolvervanging. Om de uitgaven voor rioolvervanging te kunnen verantwoorden, moeten de besluiten hierover transparant zijn. Maar vaak is onduidelijk waarop beheerders hun vervangingsbeslissingen baseren en in hoeverre de kwaliteit van de gebruikte informatie de besluiten beïnvloedt. Om te kunnen bepalen of, waar en hoe de vervangingsbesluitvorming is te verbeteren, is dus eerst meer transparantie nodig. Intuïtie bepalende factor Via interviews en een 'serious game' is Van Riel nagegaan waarop rioleringsbeheerders hun vervangingsbeslissingen baseren. Intuïtie (het bekende ‘boerenverstand' of ervaringskennis) bleek een belangrijke factor te zijn. Dit is bijna logisch te noemen, vanwege de vele lokale specifieke omstandigheden die een beheerder moet meenemen in het besluitvormingsproces. Maar het is de vraag of deze ervaringskennis afdoende is om er goede besluiten op te baseren. De rioleringsbeheerder krijgt namelijk nauwelijks feedback op zijn vervangingsstrategie, omdat het rioolsysteem zo robuust is. Betere informatie Uit het promotieonderzoek blijkt dat de beheerder met betere informatie over de toestand van objecten doelmatiger keuzes maakt als hij zijn besluiten alleen kan nemen. Het verder ontwikkelen van inspectietechnieken loont dus. Maar als meerdere beheerders tegelijkertijd een besluit moeten nemen (bijvoorbeeld in werk-met-werksituaties), heeft betere informatie geen invloed meer op de uitkomst van het besluitvormingsproces. In de 'serious game' leidde het samen nemen van beslissingen tot gezamenlijke meerkosten van gemiddeld 30%. In hoeverre deze extra kosten opwegen tegen de veronderstelde maatschappelijke baten heeft Wouter van Riel niet onderzocht. Leren van besluitvormingsproces De conclusies geven aan dat rationeel rioleringsbeheer vooralsnog bijna niet mogelijk is, omdat vervangingen inhoudelijk erg moeilijk te onderbouwen zijn. Wel is winst te boeken in het leren van het besluitvormingsproces. Een eerste stap is dan ook het documenteren van de gebruikte argumenten bij rioolvervangingsbesluiten. Hierdoor kunnen beheerders reflecteren op de redenen achter de gemaakte keuzes en op de daarmee bereikte resultaten. Naar de Nederlandstalige samenvatting van het proefschrift: Besluitvorming voor rioolvervanging (2016).