Programma van eisen opstellen

Nadat u de organisatie van uw meetproces hebt ingericht en hebt bepaald welke activiteiten u wilt uitbesteden, gaat u het programma van eisen opstellen. Samen met de aanbestedingsleidraad dient dit als basis voor het contract dat u gaat afsluiten. In het programma van eisen beschrijft u de werkzaamheden die u uitbesteedt en de functionaliteiten die u nodig hebt, in de aanbestedingsleidraad legt u de inkoopvoorwaarden en selectiecriteria voor de gunning vast. Meetplan is bepalend voor de eisen Voor het aanbesteden van (onderdelen van) een meetsysteem bestaat geen standaard programma van eisen. De eisen die u stelt, zijn afhankelijk van de functies die u wilt hebben. Deze functies kunnen zowel per systeem als per organisatie verschillen. U moet als opdrachtgever dus een goed beeld hebben van de gevraagde eisen en functionaliteiten die u aan uw meetsysteem stelt. Dit bepaalt u met uw adviseurs tijdens het opstellen van het meetplan. De functionaliteiten in het meetplan zijn dus bepalend voor het programma van eisen. Realistische eisen, risico's en verantwoordelijkheden Zorg ervoor dat u realistische eisen stelt, die de opdrachtnemer ook daadwerkelijk kan waarmaken. Laat u informeren over wat technisch mogelijk is voordat u uw eisen vastlegt. Als u verantwoordelijkheden en daarmee risico’s bij de opdrachtnemer legt, moet u hiermee in uw programma van eisen rekening houden. De opdrachtnemer moet de ruimte krijgen om zijn verantwoordelijkheid te kunnen nemen. Die ruimte moet u dus niet onnodig beperken door een overmaat aan eisen en voorschriften. Maak duidelijk waarom een eis of voorschrift van belang is. Welk risico wilt u ermee beheersen en hoe belangrijk en noodzakelijk is dat (risicogestuurde aanpak)? Activiteiten in planfase meetproces Meetplan opstellen Als u het meetplan laat opstellen, moet u op de volgende zaken letten: eisen waaraan uw meetplan moet voldoen; wie u bij het opstellen van uw meetplan betrekt; de termijn vastleggen waarin uw meetplan opgesteld moet worden; wat allemaal onderdeel uitmaakt van de opdracht (bijvoorbeeld onderhoud, zie hieronder). Meetnet ontwerpen of uitbreiden Als u uw meetnet laat ontwerpen of uitbreiden, houd dan rekening met het volgende: Neem in uw programma van eisen de stappen op die nodig zijn bij het uitwerken van een meetnet. Hierbij vraagt u ook om een onderbouwde invulling van de meetopzet. Eis het gebruik van open protocollen om apparatuur te laten aansluiten op het telemetriesysteem. Dit geldt zowel voor een nieuw in te richten meetnet als voor het implementeren van aanvullende meetlocaties in een bestaand meetnet.  Geef aan welke eventuele toekomstige informatiebehoefte u hebt, dan kan de opdrachtnemer hierop bij het ontwerp al inspelen. Als u bijvoorbeeld op korte of middellange termijn plannen hebt om regelbare kunstwerken te gaan sturen (Realtimecontrol (RTC)), moeten uw meetdata realtime beschikbaar zijn en is periodieke uitlezing niet voldoende. Meer informatie over mogelijke eisen voor het meetnet die u kunt opnemen, vindt u bij Meetopzet. Meetlocaties controleren De controle in het veld of de gekozen meetlocaties praktisch geschikt zijn, kunt u uitbesteden. Laat deze controle wel vóór levering en installatie van de meetapparatuur uitvoeren. Anders loopt u het risico dat u er tijdens de installatie achterkomt dat een meetlocatie niet geschikt is. Als een locatie niet voldoet aan de gestelde eisen, past u de meetopzet aan. Activiteiten in realisatie- en operationele fase meetproces Meetapparatuur Laat grondneerslagmeters zo veel mogelijk opstellen conform de internationale eisen van de World Meteorological Organization (WMO). Laat een installatieplan opstellen voor de apparatuur. Daarin laat u opnemen hoe en waar in de put de installateur de apparatuur gaat installeren en welke veiligheidsmaatregelen daarbij horen. Voordat de installateur overgaat tot installatie, controleert u het installatieplan. Na installatie laat u foto's en installatietekeningen opleveren van de meetlocatie en de geïnstalleerde apparatuur. Aanvullende tips en aandachtspunten voor een juiste installatie en documentatie vindt u op de pagina Installatie en documentatie meetlocaties en systemen. Neem in het programma van eisen ook op dat na de installatie een uitgebreide opleveringscontrole plaatsvindt. Het meetbereik van sensoren moet lopen van de bodem van de constructie tot aan het maaiveld. Meer informatie over mogelijke eisen voor meetapparatuur die u kunt opnemen, vindt u bij het onderdeel Meetapparatuur. Synchronisatie Leg vast hoe de interne klokken van onderstations en dataloggers synchroniseren of laat de opdrachtnemer aangeven hoe hij de synchronisatie gaat regelen. Bij voorkeur laat u dagelijks synchroniseren. U kunt ook een maximaal toegestane afwijking aangeven. Leg de tijdzone vast die bij de metingen hoort (UTC-zone). In Nederland komt de wintertijd overeen met UTC+1 en de zomertijd met UTC+2. U kunt ervoor kiezen om alle metingen in zomer- of wintertijd te registreren of deels als zomer- en deels als wintertijd. Data-inzameling Geef aan of realtimedata-inzameling nodig is (bijvoorbeeld bij toepassing van realtimecontrol of dat het periodiek (bijvoorbeeld dagelijks) uitlezen van de meetdata volstaat. Dit bepaalt ook de communicatiekosten. Meet bij voorkeur met een vaste (hoge) frequentie. Dan voorkomt u niet-equidistante tijdreeksen en verliest u geen potentieel interessante informatie. Dit is belangrijk om uw meetdata te kunnen valideren. Een hoge meetfrequentie is niet bepalend voor het energieverbruik, het verzenden van de verzamelde meetdata kost de meeste energie. Als u wilt besparen op energieverbruik, kunt u dus beter minder frequent meetdata naar de hoofdpost versturen. De leveringszekerheid kunt u specificeren met een maximaal toegestane hoeveelheid ontbrekende data. Bijvoorbeeld maximaal 10% dataverlies door falende communicatie of niet goed functionerende sensoren gedurende een bepaalde meetperiode. Hierbij legt u ook vast wat niet onder het contract valt, zoals overmachtsituaties en vandalisme. De communicatiegarantie kunt u ook onderbrengen in een eis voor een totaalpercentage geleverde betrouwbare data. Bijvoorbeeld minimaal 75% betrouwbare data gedurende een bepaalde periode. U moet dan ook vastleggen hoe u de verzamelde data controleert en test, en wanneer sprake is van betrouwbare data. Meer informatie over het inzamelen van data vindt u bij Data-inzameling. Dataopslag Bepaal hoe u meetgegevens vastlegt (logfrequentie). Dit bepaalt voor een belangrijk deel de informatie die de meetgegevens bevatten. Afhankelijk van de parameter die u meet en de gewenste reproduceerbaarheid van het werkelijke verloop, maakt u een keuze tussen: momentane waarden, cumulatieve waarden of gemiddelde waarden per tijdsinterval. Stel eisen aan de lokale opslagcapaciteit, afhankelijk van de inzamelfrequentie. Ga uit van minimaal een maand opslagcapaciteit. Dit geldt ook voor realtimesystemen voor het geval dat de communicatie (tijdelijk) uitvalt. Leg vast dat het telemetriesysteem periodiek automatisch back-ups maakt. Uw archief met meetdata bevat ruwe en gevalideerde meetgegevens. Stel daarom eisen aan data-opslag inclusief de benodigde meta-informatie, zodat u de data ook in de toekomst kunt gebruiken. Zorg dat alle verzamelde meetdata worden vastgelegd zoals ze zijn ingezameld. Gedetailleerd gemeten tijdsafhankelijk verloop van neerslag, waterstanden en debieten laat u niet indikken naar bijvoorbeeld een gemiddelde of maximale dagwaarde. Meer informatie over mogelijke eisen vindt u bij Dataopslag. Gegevensbeveiliging Besteed aandacht aan het beveiligen van de gegevens en controleer eventuele gebruiksrechten van gegevens die u laat opslaan. Informatie over de informatiebeveiliging binnen overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen) vindt u in de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO). Bepaal of u de meetdata in- of extern host. Intern hosten betekent dat u expertise in uw eigen organisatie nodig hebt. Ook vraagt dit om extra beveiliging, omdat periodiek rechtstreekse communicatie met uw systeem plaatsvindt. De voorkeur gaat uit naar externe hosting. Datavalidatie Als het telemetriesysteem functionaliteit voor datavalidatie moet bevatten, moet u ook aandacht besteden aan de presentatie van de validatieresultaten (zie GUI Datavalidatie). U kunt de datavalidatie automatiseren of het databeheer (inclusief validatie) uitbesteden aan de leverancier. In beide gevallen moet u de validatiestappen vastleggen om de uitgevoerde validatie te kunnen controleren. Laat elke meetwaarde voorzien van een label waaruit blijkt wat het validatieresultaat is. Leg vast dat ook de ruwe data altijd beschikbaar blijven. Meer informatie vindt u bij Valideren meetgegevens. Databewerking Bepaal welke databewerkingsmogelijkheden het systeem moet hebben. Laat de uitgevoerde bewerkingen in de geëxporteerde bestanden van bewerkte data vermelden. Meer informatie vindt u bij Bewerken meetgegevens. Systeemanalyse Laat in het telemetriesysteem functionaliteiten opnemen waarmee u analyses kunt uitvoeren. Beschrijf de inhoud van de analyses en welke informatie deze moeten kunnen leveren (zie Analyseren meetgegevens). Van uitgevoerde analyses moet het telemetriesysteem grafieken en rapportages kunnen opstellen. Ook de eisen die u hieraan stelt, beschrijft u in uw programma van eisen (zie hieronder). Rapportage Bepaal welke rapportages en in welk formaat het telemetriesysteem moet kunnen genereren. Geef ook aan of de gebruiker zelfstandig rapportagetypen en -formaten moet kunnen aanmaken. Userinterface Bepaal de eisen waaraan de presentatie van de gegevens in het telemetriesysteem (zoals grafieken) moet voldoen. Stel de eisen samen waaraan de grafische user interface (GUI) moet voldoen. Leg de (meta-)informatie vast die de gebruiker via de interface in de database moet kunnen opnemen (bijvoorbeeld een digitaal logboek). Leg vast welke informatie de gebruiker via de interface moet kunnen wijzigen, toevoegen en verwijderen. Om het systeem voortdurend actueel te kunnen houden, is het belangrijk dat de gebruiker zo veel mogelijk systeemwijzigingen zelf kan doen, zonder nazorg van de leverancier. Gegevensuitwisseling Stel eisen aan het uitwisselformaat waarin u uw gegevens met anderen deelt. Sluit waar mogelijk aan bij de uitwisselformaten in het Gegevenswoordenboek Stedelijk Water (GWSW). Als er voor de activiteit waarvoor u de gegevens wilt uitwisselen geen uitwisselformaat binnen het GWSW beschikbaar is, kunt u het CIW-uitwisselformaat gebruiken. Neem de functionaliteit op om tijdsperioden te kunnen selecteren waarvoor u gegevens wilt exporteren. Zowel de meetgegevens als de metadata moeten voor elke afzonderlijke parameter apart in een bestand zijn te exporteren. Voor het uitwisselen van gegevens kunt u ook koppelvlakken gebruiken, zoals een application programming interface (API). Hierbij moet u bepalen welke functionaliteiten u externen wilt bieden.