Een participatieproces is globaal in zes stappen in te delen:

Voorbereiding: globaal plan opstellen, afstemmen, omgeving verkennen en projectgroepen vormen.
Participatievorm en gespreksonderwerpen vaststellen.
De eerste presentatie.
Gezamenlijk ideeën genereren.
Gezamenlijk het plan vormgeven.
Uitvoering: voortgang en wijzigingen terugkoppelen.

Voordat u aan een open planproces begint, moet u zeker weten dat alle betrokkenen (bij de gemeente én bewoners en bedrijven) er klaar voor zijn. Belangrijke voorwaarden zijn:

Openheid (betrokkenen zijn bereid om naar elkaar te luisteren en hebben een open, positieve houding).
De rollen zijn vooraf duidelijk.
Bestuur en bewoners zijn gemotiveerd voor het open proces (ze zien allebei een meerwaarde, ze vinden het interessant).
Een constructieve relatie is mogelijk (de verhoudingen zijn niet ernstig verstoord).
De problematiek is geschikt (er is voldoende tijd, de problematiek is belangrijk/hanteerbaar).
Voldoende capaciteit en hulpmiddelen om het proces in te vullen.

Een proces van open communicatie kan een lange doorlooptijd hebben (maanden tot jaren); soms ook extra inspanning vergen. Houd daarmee in de begroting rekening.

Participatievorm vaststellen

Het is erg belangrijk dat de leden van de projectgroep weten wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn. Deze verschillen per participatievorm:

klankbord: de gemeente toetst haar ideeën in de projectgroep, de inbreng van de projectleden is beperkt;
meedenken: het plan is nog open en u vraagt betrokkenen zelf met ideeën te komen;
meebeslissen: het plan is nog open, betrokkenen kunnen zelf ideeën inbrengen en hebben een rol bij het maken van keuzes.

De participatievorm moet duidelijk zijn, anders kunnen later (grote) frustraties ontstaan. De keuze van de participatievorm hangt af van de omstandigheden. Hoe groter de impact van plannen is en hoe minder u weet wat onder betrokkenen leeft, hoe belangrijker het is om betrokkenen een actieve rol te geven in het proces.

De cruciale eerste presentatie voor de beeldvorming

De eerste presentatie van het initiatief zet de toon en is daarom cruciaal voor de beeldvorming. Daarom moet u (als projectgroep) zelf de regie in handen houden over wie het woord voeren en hoe u het initiatief (met welke verwachtingen) neerzet. Doet u dit niet, dan bestaat de kans dat anderen (bijvoorbeeld lokale journalisten of notoire klagers) de toon zetten.

Participatie invulling geven