De drie typen verschillende procesvormen, welke vaak ingezet worden voor communicatie over stedelijk waterbeheer, zijn:

Gesloten procesvorm: U maakt (met de afdeling Communicatie) een plan en informeert bewoners en bedrijven (u zendt alleen informatie).
Open procesvorm: U betrekt bewoners en maatschappelijk partners in de planvorming, dit heet een participatieproces (u zendt en ontvangt informatie).
Reactieve procesvorm: U bereidt mogelijke vragen en scenario's voor om bij vragen van de raad of bewoners snel en adequaat te kunnen reageren (u ontvangt informatie en reageert).

Gesloten procesvorm

De gesloten procesvorm kunt u gebruiken als u een positieve of neutrale boodschap hebt en daarop geen negatieve reacties verwacht. Dan maakt u een plan en informeert u daarna bewoners, bedrijven en/of andere betrokkenen buiten de gemeentelijke organisatie. U moet dus vooraf inschatten hoe deze externe doelgroep(en) de gevolgen ervaren. Bij een positieve of neutrale reactie hoeft u vooraf geen draagvlak voor het plan te creëren.

Nadelen gesloten procesvorm

Er zijn ook plannen die (tijdelijk) minder prettige gevolgen hebben. In een gesloten procesvorm heeft u de bewoners (of bedrijven) niet naar hun mening of ideeën gevraagd. Daardoor kunnen de betrokkenen zich door de plannen overvallen voelen. Dan kan het draagvlak klein zijn en wordt het lastig om in de uitvoerings- en beheerfase medewerking te krijgen. Achteraf veel tijd en geld besteden om het plan toe te lichten, helpt dan ook niet meer. Dus verwacht u een negatieve reactie, dan kunt u het best een open procesvorm starten.

Open procesvorm

In een open procesvorm maakt u samen met bewoners en maatschappelijke partners een plan. Dit heet een participatieproces. Participatie van burgers en bedrijven bij besluitvorming over plannen, visies en projecten is een belangrijk element van de nieuwe Omgevingswet. Een participatieproces kost tijd, maar het idee is dat deze investering zich terugverdient door minder weerstand in de uitvoerings- en beheerfase. Een groot voordeel van participatie is dat u goede ideeën van bewoners of alternatieven kunt integreren in de plannen. Daarmee worden de plannen beter en acceptabeler.

Reactieve procesvorm

De ideale manier van communiceren is uw communicatie vooraf planmatig en proactief insteken. Dan kunt u keuzes maken en hebt zelf de regie. Maar door bijvoorbeeld maatschappelijke initiatieven, vragen van de gemeenteraad en bewonersbrieven kunt u als stedelijk waterbeheerder ook onverwacht in een open planproces terechtkomen. Het is dus ook van belang om u voor te bereiden om communicatie te regisseren bij onverwachte vragen/reacties. Dit doet u door zo veel mogelijk basisvragen op voorhand voor te bereiden en mogelijke scenario's vooraf te bedenken, zodat u daarop kunt inspelen.

Communicatievormen