Organisatie meetproject

Stel bij een (redelijk) groot meetproject een projectteam samen, waarin ten minste deskundigheid aanwezig is op het gebied van projectmanagement, riolering en oppervlaktewater, meetapparatuur/engineering en gegevensbeheer. Stel per meetproject bij voorkeur één projectmanager aan. Als alle lijnen via deze persoon lopen, kan hij de rolverdeling bewaken. Zet hierbij als hulpmiddel een organisatiediagram op. Een duidelijke rolverdeling werkt efficiëntie in de hand en voorkomt eventuele frustraties bij storingen of gewenste aanpassingen. De rolverdeling kunt u vastleggen in een document, bijvoorbeeld een handleiding bij de meetopstelling. Hierin komen ook zaken aan bod als taakverdeling op werkbare en niet-werkbare uren en bereikbaarheid van personen of instanties. Verantwoordelijke partij De leverancier is niet altijd de installateur. Dat kan problemen opleveren, bijvoorbeeld dat de partijen bij storingen naar elkaar verwijzen. Dit soort problemen zijn te voorkomen door bij de opdrachtverlening het functioneren van de meetopstelling duidelijk aan één partij te koppelen. Deze partij is dan aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de prestatie van onderaannemers. Uiteraard is dit geen garantie voor succes. Maar het komt de duidelijkheid en daarmee het verantwoordelijkheidsbesef ten goede. Objectbeheer Beschouw de meetinstrumenten als (riool)objecten en beheer deze ook als zodanig. Dit betekent dat u van elk object: revisietekeningen beschikbaar hebt; de objectgegevens in een (riool)beheersysteem opneemt en bijhoudt; de bedieningshandleiding van de soft- en hardware beschikbaar hebt; afspraken over onderhoud en garantie hebt vastgelegd; de meetgegevens datum-/tijdgerelateerd en uniform hebt gelogd. Belangrijke aandachtspunten Neem voor een soepel verloop van grote projecten deze vijf aandachtspunten in acht: goed programma van eisen; effectieve overlegstructuur; duidelijke rolverdeling; beperkt aantal betrokken partijen; tijdige confrontatie met consequenties van aanvullende wensen of ideeën. Programma van eisen Op basis van een programma van eisen kunt u bij verschillende leveranciers offertes aanvragen. Formuleer het programma van eisen zodanig, dat een goede inschatting is te maken van onder meer de benodigde apparatuur, tijdsbesteding, terreinomstandigheden en risico’s. Sluit eventuele onzekerheden uit of houd budget vrij voor eventuele aanpassingen aan de meetopstelling. Overlegstructuur Zorg voor een overlegstructuur om op technisch niveau overeenstemming te bereiken over uitgangs punten, meetprincipes, nauwkeurigheden, afstemming en eventuele aanpassingen. Houd rekening met eventuele terugkoppelingen naar bestuurlijk niveau. Tijd en geld Hoe meer partijen, hoe meer overlegmomenten nodig zijn om zaken af te stemmen. Bespaar niet te snel op leverings- en installatiekosten als u meerdere partijen inschakelt. De tijd om een en ander af te stemmen (met name bij geconstateerde gebreken) staat niet in verhouding tot de winst op initiële kosten.