Opzet systematiek BOR-MELD

De drie delen van BOR-MELD zijn:  I. Het vastleggen van het probleem. II. Het vastleggen van oorzaakobject, oorzaak en ondernomen actie. III. Het duiden van de verantwoordelijken. Per deel levert de systematiek een aantal informatieaspecten op (zie tabel A). Hieronder lichten we de delen en bijbehorende informatieaspecten toe. Tabel A Onderdelen BOR-MELD Onderdeel BOR-MELD Informatieaspect BOR-MELD I.1 Hoofdcategorie melding van ervaren probleem I.2 Categorie melding van ervaren probleem I.3 Subcategorie melding van ervaren probleem II.1 Oorzaakobject II.2 Oorzaak II.3 Actie III.1 Veroorzaker III.2 Actiehouder (realisatie oplossing) I Het vastleggen van het probleem Dit deel heet ook wel de ‘voorkant’ van de melding. Het beschrijft het probleem dat een bewoner of bedrijf heeft ervaren en op welke plek in de openbare ruimte (probleemobject of -locatie). Dit deel is bedoeld voor de bewoner (of de medewerker van de meldingencentrale). Dit houdt in dat de terminologie (formulering en diepgang) is afgestemd op het gebruik door leken. De gemiddelde bewoner en/of frontofficemedewerker heeft immers weinig inhoudelijke kennis van de openbare ruimte. In meldingenapps of op websites kunnen mensen deze termen direct gebruiken, omdat ze geen vakkennis nodig hebben om ze te begrijpen.  Belangrijk is dat medewerkers van de gemeente dit deel tijdens het meldingenproces niet meer aanpassen. Het gaat tenslotte om het probleem dat een bewoner of bedrijf heeft ervaren. II Het vastleggen van oorzaakobject, oorzaak en ondernomen actie Dit deel heet ook wel de ‘inhoudelijke achterkant’ van de melding. Het beschrijft wat (oorzaak) bij welk onderdeel (oorzaakobject) van de openbare ruimte heeft geleid tot het gemelde probleem en met welke actie het probleem is verholpen. Het oorzaakobject kan een ander object zijn dan het probleemobject waar de melder het probleem ervaren heeft. Denk bijvoorbeeld aan omhoog staande stoeptegels (probleemobject) door boomwortels (oorzaakobject). Dit deel is bedoeld voor professionals/deskundigen die betrokken zijn bij de inhoudelijke afhandeling van de melding (meestal de buitendienst of aannemer). De gebruikte vaktaal in dit deel sluit aan op het GWSW en het IMBOR. . De informatie in dit deel is (meestal) pas vast te leggen nadat de melding inhoudelijk is afgehandeld, dus als onderdeel van de administratieve verwerking in stap 5 van het standaard meldingenproces. Dan is immers pas duidelijk wat de oorzaak was en welke actie nodig was om het probleem op te lossen. III Het duiden van de verantwoordelijken Dit deel heet ook wel de ‘administratieve achterkant’ van de melding. Het geeft aan wie de veroorzaker is of aan wie de melding is toe te rekenen én wie verantwoordelijk is voor de oplossing (de actiehouder). Dit deel is bedoeld voor de professionals die betrokken zijn bij de afhandeling van de melding. Ook de vaktaal in dit deel sluit aan op het GWSW en IMBOR. Vanzelfsprekend kunt u de informatie in dit deel pas vastleggen nadat de melding inhoudelijk is afgehandeld. Elke melding een uniek identificatienummer Elke melding krijgt bij de aanname (deel I) een uniek identificatienummer (ID). Hierdoor kunt u de gegevens van de 'voorkant' en de 'achterkant' van een melding op elk moment aan elkaar relateren, ook als u voor beide kanten verschillende ICT-toepassingen gebruikt (zie ook BOR-MELD in combinatie met zaaksysteem en beheersysteem). Op de volgende pagina's ziet u hoe de BOR-MELD-systematiek er per deel uitziet, elk met een voorbeeld: Deel I. Vastleggen van het probleem Deel II. Vastleggen van oorzaakobject, oorzaak en ondernomen actie Deel III. Duiding van de verantwoordelijken Tot slot vindt u hier ook nog twee voorbeelden van meldingen uit het meldingensysteem van een gemeente met ter vergelijking de mogelijke registratie in BOR-MELD.