Om succesvol te communiceren, zijn de volgende aspecten belangrijk:

Openheid en transparantie. Dat betekent dat:
- De basisinformatie die nodig is om een oordeel te vormen, goed toegankelijk is, bijvoorbeeld via een website.
- Duidelijk is welke inbreng de leden hebben.
- Duidelijk is wat al vastligt.
Luisteren naar de inbreng van mensen en gedurende het hele proces laten zien wat er met hun inbreng gebeurt. De inbreng van mogelijke participanten moet zichtbaar terug te vinden zijn in het eindproduct.
Continu inzicht bieden in het proces.
Prominente rol van bestuurder(s): waar nodig zijn bestuurders aanwezig bij bijeenkomsten over complexe werkzaamheden en gaan in gesprek met organisaties, instellingen en bewoners.
De verwachtingen managen, het proces zal nooit voor iedereen goed uitpakken.
Goede timing. Hoe uw boodschap ontvangen wordt kan sterk afhangen van het moment op de tijdslijn waarin deze ontvangen wordt. Een te vroege of te late communicatie kan nadelig uitpakken.

Mate van betrokkenheid

Het succes van participatie hangt af van het betrekken van de juiste partijen, op het juiste moment, bij de juiste vraag. Gemeenten werken daarvoor vaak met een cirkel van betrokkenheid en met een cirkel van invloed. Dit is een hulpmiddel om het speelveld te bepalen.

Door vooraf een 'cirkel' te trekken rond het projectgebied kan worden bepaald welke partijen (instellingen, ondernemers, organisaties, bewoners) betrokken zijn en in welke mate zij invloed hebben op de plannen. Mensen die dichter op een uitvoeringsproject zitten (de eerste ring) hebben meer invloed op de plannen, dan de partijen in de buitenste ring van de cirkel.

De wijze waarop partijen bij plannen worden betrokken kan verschillen van het alleen informeren tot het meepraten en beslissen over het ontwerp en de uitvoering.
Om de kracht van mensen te gebruiken en hen te voorzien van juiste informatie, kunt u ook sociale netwerken inzetten.

Meer over de succesfactoren bij participatie (een samenwerking) leest u in het kennisbankonderdeel samenwerken

Mate van interactie

Met de zogenoemde participatieladder (Sherry Arnstein) kunt u de mate van interactie bepalen. De participatieladder is een meetinstrument waarmee u van iedere inwoner of elk netwerk van inwoners kunt vaststellen in welke mate zij in de samenleving participeren (zie figuur A). De positie van de trede op de ladder brengt een bepaalde mate van inspanning en benodigde competenties van de betrokkenen met zich mee. Meer informatie over ervaringen met het gebruik van de participatieladder vindt u op de website van de VNG en op burgerparticipatie gemeente Oirschot. Betrek uw afdeling communicatie als u een dergelijk proces wilt starten.

Het communicatieproces