Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie is in de basis bij alle incidenten in en om het stedelijk water betrokken. Wie je precies nodig hebt, is uiteraard afhankelijk van de ernst en omvang van een incident. Maar het is goed om de voorbereiding in elk geval de volgende collega’s te betrekken:

Het (riool)incidentenpiket. Dit zijn de mensen (intern en/of extern) die in de eerste lijn reageren op incidenten, zowel binnen als buiten kantooruren. Zij hebben het IBP het eerst en het vaakst nodig. Zij kunnen ook aangeven wat de huidige processen en protocollen zijn en waar eventueel aanpassing nodig is.
Jouw collega-beheerder(s) stedelijk water die specifieke onderdelen van het stedelijk watersysteem beheren en daar dus ook specifieke kennis van hebben, denk aan een gemalenbeheerder.
De beleidsadviseur(s) stedelijk water: stelt vaker beleidsplannen op, weet hoe je zo’n project vormgeeft en heeft documentatie beschikbaar over afspraken en procedures.
De Ambtenaar Openbare Veiligheid (AOV) en/of Officier van Dienst Bevolkingszorg (OVD-BZ). Zij zijn eerste aanspreekpunt vanuit de gemeente richting de veiligheidsregio bij grote incidenten en crises. Als het stedelijk watersysteem betrokken is bij een groter incident, dan is de OVD-BZ operationeel leidinggevende namens de gemeente. Hij legt verantwoording af aan en heeft contact met de burgemeester als eindverantwoordelijke.
College van B&W of individuele leden daarvan. Het college moet aangeven hoe verantwoordelijkheden verdeeld zijn en wie waarvoor gemandateerd of gemachtigd is. Het college kan dit al eerder aangegeven hebben in bijvoorbeeld een mandaatregeling en portefeuilleverdeling. De burgemeester en het college moeten ook aangeven wanneer en hoe zij op de hoogte gebracht willen worden van (riool)incidenten.
De Safety & Security Officer (SSO). Bij veel gemeenten en waterschappen is een SSO als sectorhoofd voor veiligheid verantwoordelijk voor veiligheid en openbare orde. De SSO is in dat geval eerste aanspreekpunt voor de burgemeester.
De Chief Information Security Officer (CISO). De CISO is verantwoordelijk voor de veiligheid van de IT-infrastructuur van een organisatie. Deze persoon heeft dus een sleutelrol bij cyberrisico’s, zoals een hack van het telemetriesysteem of het wegvallen van toegang tot informatiesystemen over de riolering en stedelijke waterhuishouding. In het IBP moet staan hoe cyberincidenten gemeld moeten worden binnen de gemeentelijke organisatie. Daarbij kan een verwijzing naar een ander gemeentelijk plan mogelijk volstaan.
De ICT-organisatie binnen de gemeente kan aangeven waar het ICT-systeem kan bijdragen aan het 24/7 beschikbaar hebben van de benodigde informatie. Daarnaast moet in het IBP staan hoe acute problemen op ICT-gebied gemeld kunnen worden tijdens en buiten kantooruren.
Afdeling inkoop. Het is zinvol om het beleid op het gebied van inkoop vast te leggen voor zover dat relevant is tijdens acute situaties. Kijk hierbij ook naar mandaat en bevoegdheden als er afgeweken wordt van het reguliere gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Als een crisis dreigt te ontstaan geeft de gemeente waarschijnlijk veel geld uit en is er geen tijd voor aanbesteding.
Juridische afdeling. Incidenten leiden vaak tot serieuze kosten. Het kan zijn dat de gemeente aansprakelijk is voor kosten die derden hebben of dat derden aansprakelijk zijn voor kosten die de gemeente maakt.

KlantContactCentrum (KCC)

Veel meldingen komen als eerste binnen bij het KCC. Medewerkers van het KCC kunnen worden ondersteund met scripts zodat bij meldingen van derden snel duidelijk wordt wat het incident is en wie er moet worden ingelicht.

Waterschap en Rijkswaterstaat

Het waterschap is verantwoordelijk voor de rioolwaterzuivering, de waterkeringen en de kwaliteit en kwantiteit van regionaal oppervlaktewater. Met vertegenwoordigers van het waterschap wordt het IBP afgestemd op de planvorming van het waterschap.

Als jouw gemeente aan groter oppervlaktewater ligt dat in beheer is bij Rijkswaterstaat, betrek je ook Rijkswaterstaat bij het opstellen van het IBP. Dit geldt ook in geval van de primaire waterkeringen.

Veiligheidsregio en brandweer

Een veiligheidsregio is verantwoordelijk voor de regionale crisisorganisatie binnen een gebied waarvan jouw gemeente deel uitmaakt. De brandweer is onderdeel van de veiligheidsregio.

Omgevingsdienst

Omgevingsdiensten zijn gespecialiseerd in milieuvergunningverlening en handhaving. De medewerkers van de omgevingsdienst zijn experts op het gebied van veiligheid, luchtkwaliteit, geluid, licht, energie, afval, asbest en bodem.
Sommige omgevingsdiensten voeren ook bouw- en woningtoezichtstaken uit voor gemeenten.

Aannemer

Is een specifiek bedrijf verantwoordelijk voor gemaalonderhoud of het verhelpen van infrastructurele problemen binnen jouw gemeente? Dan moet je een vertegenwoordiger van dat bedrijf bij het opstellen van het IBP betrekken. Zij hebben immers kennis van procedures, beschikbaarheid, capaciteiten en wijze van alarmeren. Eventueel betrek je ook andere vaste aannemers erbij, zoals rioolreinigings- en inspectiebedrijven.

Telemetrieleverancier

Gebruikt jouw gemeente (een vorm van) telemetrie om het stedelijk watersysteem te bewaken en besturen? Dan moet je het IBP afstemmen op de werkprocessen van de telemetrieleverancier bij onder meer uitval en cyberdreiging. In het IBP moet staan hoe incidenten bij de leverancier gemeld kunnen worden (tijdens en buiten kantooruren).

Derden met gevaarlijke stoffen of bijzondere lozingen

Zijn er bedrijven, instellingen of andere organisaties met bijzondere gevaren of die afhankelijk zijn van een continue lozing? De bedrijven met gevaarlijke stoffen moeten een veiligheidsplan hebben, waarin onder meer staat hoe zij omgaan met incidenten. Het IBP moet hierop aansluiten. Bekijk vooraf of bijvoorbeeld het afsluiten van een rioolstelsel behulpzaam of juist contraproductief is en hoe lang het bedrijf afvalwater kan bufferen op eigen terrein. Dergelijke bedrijven vind je via de omgevingsvergunning, het Register Externe Veiligheidsrisico’s of de risicokaart BRZO.

Betrokkenen bij opstellen IBP