Keuzes onderbouwen met prestaties, risico’s en kosten

Risicogestuurd beheer onderbouwt keuzes in het beheer door de gevolgen voor de maatschappij aan te geven. Daartoe bepaalt u als beheerder allereerst in hoeverre de prestaties van de beheerde middelen van nut zijn voor de eigenaren. Ook kijkt u naar de risico’s: de kans op en gevolgen van eventueel onvoldoende prestaties. En als laatste bepaalt u de totale kosten van het beheer, zoals de kosten van maatregelen om de prestaties voldoende en de risico’s acceptabel te houden.

De prestaties, risico’s en kosten zijn met elkaar verbonden (zie figuur 1). Kosten uit het verleden hebben geleiden tot het huidige areaal. De daarmee geleverde prestaties worden bedreigd door allerlei invloeden op het areaal. Denk aan ongelijkmatige bodemdaling, werkzaamheden van derden of slijtage van objecten. Deze invloeden kunnen leiden tot onacceptabele risico’s, die u beheerst met maatregelen, die weer leiden tot kosten, waarmee de cirkel rond is. Als u de grootte van de gevolgen van het beheer bepaalt in termen van prestaties, risico’s en kosten, kunt u transparant verantwoorden wat de maatschappij krijgt voor de betaalde lasten.

Figuur 1 Balans in prestaties, risico’s en kosten

Maar hoe brengt u de prestaties, risico’s en kosten op een praktische manier in beeld? Hiervoor ontwikkelden STOWA en Stichting RIONED samen met de Werkgroep Persleidingen van de Vereniging van Zuiveringsbeheerders een stappenplan.

Prestaties

Baten van beheer zijn de aan de belanghebbenden geleverde meerwaarde, zoals een betere gezondheid, veiligheid, economie, omgevingskwaliteit, duurzaamheid en comfort. Deze maatschappelijke baten drukt u uit in prestatie-indicatoren voor achtereenvolgens het strategisch, tactisch en operationeel niveau. Door de vertaling van de abstracte maatschappelijke waarden naar concreet meetbare prestatie-indicatoren wordt de geleverde meerwaarde van het beheerde systeem meet- en dus toetsbaar. Zie het onderstaande voorbeeld voor vertaling van strategische waarden naar maatstaven voor toetsbare prestaties op het thema ‘duurzaamheid’.

Figuur 2 Voorbeeld koppeling tussen waarden en maatstaven

Risico’s

Door allerlei invloeden verandert het systeem en veranderen ook de prestaties. Denk aan de invloed van ongelijkmatige bodemdaling, die kan leiden tot een leidingbreuk. Het is niet zeker wanneer de leiding breekt, maar de kans neemt steeds verder toe. Als de leiding onder een drukke weg ligt, heeft een breuk een slechte bereikbaarheid van de gemeente tot gevolg. Door de combinatie van redelijke kans op falen (de leidingbreuk) met ongewenste gevolgen (slechte bereikbaarheid) is sprake van een relevant risico. De grootte van een risico scoort u met een inschatting van de kans op falen en van de ernst van de verwachte gevolgen.

Kosten

Met beheer houdt u de prestaties op peil en beperkt u de ongewenste risico’s. Dit leidt uiteraard tot kosten. De kosten drukt u het beste uit als netto contante waarde van alle toekomstige uitgaven in de gewenste gebruiksduur van het systeem. Daarmee hebt u het plaatje voor risicogestuurd beheer compleet: u hebt inzicht in de prestaties, in de risico’s en in de kosten als onderbouwing voor de keuzes in het beheer. Elke bouwsteen wordt in volgende artikelen van deze serie verder uitgewerkt. In dit artikel krijgt u het bovenstaande samengevat in een stappenplan voor risicogestuurd beheer.

Stappenplan

Zes stappen bieden houvast bij het verzamelen van informatie om de juiste balans te bepalen tussen prestaties, risico’s en kosten. De zes stappen leiden tot inzicht in de prestaties, risico’s en kosten via inventarisatie van het areaal, onderzoek van invloeden en ontwerp van beheersmaatregelen. In figuur 3 staan de zes stappen met een kleur. De kleuren samen maken wit, dat daarom in het midden staat; dit staat symbool voor integratie en balans houden tussen de prestaties, risico’s en kosten. Na elke stap voegt u de opgedane kennis toe aan het geheel tot het inzicht compleet is om een gebalanceerde keuze te maken.

Figuur 3 Stappenplan voor risicogestuurd beheer

De zes stappen zijn:

Areaal: inventariseer de vaste gegevens van het te beheren systeem met de relevante context.
Prestaties: inventariseer de geleverde en de gevraagde prestaties nu en straks.
Invloeden: inventariseer en onderzoek relevante invloeden op de prestaties.
Risico’s: inventariseer en kwantificeer relevante risico’s voor de gevraagde prestaties.
Maatregelen: ontwerp beheersmaatregelen om onacceptabele risico’s te beperken.
Kosten: bepaal (eventueel per variant) de totale netto contante waarde.

U doorloopt de stappen van ‘Areaal’ naar ‘Kosten’ meerdere keren, eerst verkennend en op basis daarvan kunt u in een volgende ronde zaken gericht meer in detail uitwerken. Uiteindelijk stelt u een beheerprogramma op met de beste balans in prijs en kwaliteit. Dat wil zeggen, met de ideale combinatie van consequenties voor de prestaties, risico’s en kosten.

Binnen elke stap kunt u de procesbeheersing gebruiken op basis van de kwaliteitscirkel van Deming: plan-do-check-act. Hiertoe kijkt u per stap wat de visie is op bijvoorbeeld de toekomstige ontwikkeling van het areaal, maakt u een strategische planning voor de inventarisatie op basis van al beschikbare inzichten in risico’s en stelt u voorafgaand aan de uitvoering eisen op voor bijvoorbeeld de gewenste nauwkeurigheid van areaalgegevens. Deze combinatie van inhoud en proces werken we in volgende artikelen over risicogestuurd beheer verder uit.

Hoe meet u maatschappelijke meerwaarde?