‘Ad hoc meteen oplossen’ tegenover ‘anticiperen en afwikkelen’

Veel organisaties hebben moeite een balans te vinden bij het inspelen op plotselinge verstoringen in de vorm van afwijkingen en incidenten. Meestal lukt het om goed te reageren, maar het geeft veel onrust en geplande activiteiten – en daarmee doelstellingen – komen in het geding. Ook de registratie en de uitvoering van de ‘check’ en ‘act’ in de plan-do-check-actcyclus komen extra onder druk te staan.

We weten allemaal dat het beter is om te anticiperen en reacties op verstoringen te zien als onderdeel van de totale afwikkeling ervan. Maar dit vraagt wel om informatie (dus communicatie en registratie), sturing, verantwoording en analyse. Bovenal vraagt het veranderen van deze situatie om leiderschap. De leiders moeten sturen op ‘anticiperen en afwikkelen’.

"Tessa: Wat mij steeds opvalt, is dat zodra iets uit de hoge hoed komt, wij er meteen bovenop springen. We halen het altijd, maar het is niet efficiënt.

Voor een voorspoedige implementatie van het assetmanagementsysteem en de bijbehorende nieuwe afspraken is het van groot belang dat het MT en middenkader achter de genomen beslissingen staan en deze samen in één heldere richting steeds weer bekrachtigen. Zij moeten nieuwe principes uitdragen en koers houden bij eventuele tegenslagen.
Voorheen werden bij Waterstad allerlei eigen prioriteiten gesteld en eigen wegen bewandeld. Dit gaat veranderen. Als iedereen gerichter vanuit hetzelfde kader van verwachtingen en doelstellingen handelt, is er eerder een completer resultaat. Heldere communicatie over de doelstellingen en de realisatie ervan, draagt daaraan bij. MT en middenkader moeten daarop toezien, liefst met een gezamenlijke geïntegreerde rapportage op basis van de asset- en assetmanagementdoelstellingen.

Een aspect waarop Waterstad echt moet verbeteren, is de registratie. Tot nu toe is er vooral een drijfveer om te verantwoorden, maar niet om te verbeteren. De efficiency van de processen wordt nog niet gemeten. Om continu te kunnen verbeteren, moet de gemeente dus veel beter bijhouden wat de prestaties zijn van de assets en de organisatie.

"Tessa: We evalueren niet goed. Ook leggen we weinig vast. Elk jaar nemen we ons weer voor om dit beter te doen, maar het lijkt een vicieuze cirkel.

Dimensie afwijkingen en incidenten