Al vóór de vakantie heeft het projectteam ‘Directiebeoordeling’, dat Gert voor zijn rekening heeft genomen, een grove opzet gemaakt van welke onderwerpen ten minste in de directiebeoordeling aan de orde moeten komen. Toen is besloten om de directiebeoordeling de laatste woensdagmiddag van oktober uit te voeren. Peter Baas heeft in het vorige MT-overleg aangegeven dat hij graag bij de inventarisatie en voorbereiding betrokken wil worden.

Het team neemt de prestatierapporten, procesevaluaties, afwijkingsrapportages, het risico- en kansenregister, het verbeterregister en de klachtenrapportage door. De zeven vragen van Gert om de processen te evalueren (zie Analyseren en evalueren), gebruikt het team nu voor alle onderwerpen om de input door te nemen. De resultaten komen in het format van de rapportage van de directiebeoordeling. Het team neemt ook het assetmanagementbeleid, het SAMP, de assetmanagementdoelstellingen en -plannen door. Daarbij gaan ze na of er wijzigingen nodig zijn om de prestaties te realiseren en de verbeteringen door te voeren. Het team kijkt wat er al aan informatie is om de vragen te beantwoorden en stemt af met de makers van de rapportages en beheerders van registers om deze aan te vullen.

Het team stemt het gehele pakket individueel af met de deelnemers van de directiebeoordeling. De deelnemers hebben onderdelen ervan al eerder voorbij zien komen in hun rol van proceseigenaar. Maar nu gaat het om de hoofdlijnen van het geheel. Op onderdelen wordt nog verduidelijkt en aangescherpt. Waar mogelijk wordt de rapportage van de directiebeoordeling alvast gevuld.

"Tessa: Goed van Peter dat hij zijn rol op deze manier oppakt. Toen ik in het MT uitlegde dat de assetmanager zich in de directiebeoordeling aan de assetowner verantwoordt, vond hij het belangrijk om een goed beeld te hebben van hoe het proces gaat lopen en wat de kwaliteit van de input is.

"Tessa: Toch handig die vragen van Gert. We zien bijvoorbeeld dat we bij verzameling en afhandeling van klachten de doorlooptijd van klachten en de correcte afhandeling als prestatie meten. Maar we hebben nog geen norm gesteld voor het maximaal aantal klachten dat we per jaar willen krijgen. Nu zeggen we ook iets over klachten in de bedrijfswaardenmatrix. Daarom is de norm die we onszelf stellen ook een belangrijk hulpmiddel om te beoordelen of het goed genoeg is.

Het projectteam zet de onderwerpen (ingedeeld naar antwoorden op de zeven hoofdvragen) om in een presentatie. In het MT in de week vóór de directiebeoordeling spreken de MT-leden het programma op hoofdlijnen door en het proces van de uitvoering in detail. Hierbij krijgen ze een pakket met daarin de sheets van de begeleidende presentatie, het assetmanagementbeleid, het SAMP en de assetmanagementdoelstellingen en -plannen.

"Tessa: Het is goed om het rapport in de voorbereiding al op te bouwen. We kunnen alles zo in de presentatie zetten. Soms moeten we de zinnen iets inkorten, maar dat is zo gebeurd.

Figuur A Processtappen directiebeoordeling

Directiebeoordeling voorbereiden