Met de begrippen en de globale inhoud van de documenten voor ogen speurt Tessa het intranet af naar bestaande documenten die beleid, strategie en doelstellingen van Waterstad in het algemeen en in relatie tot de stedelijkwaterassets beschrijven. Ter voorbereiding op de bijeenkomst van vrijdag stuurt ze de documenten en een eerste uitwerking van de volgorde naar de projectteamleden met de vraag om ze te bestuderen.

"Tessa: In 2004 toen het Besluit Begroting en Verantwoording is ingevoerd, hebben we een behoorlijk rigide documentenstructuur ingericht. Daar zat een overzicht bij waarin de documenten van strategisch naar operationeel gerangschikt waren.

In de bijeenkomst van vrijdag gaat het team aan de slag met de mail van Gert en de input van Tessa. Door de beelden met elkaar te delen en af te stemmen, leggen de teamleden verbanden tussen de documenten die de norm aangeeft en de bestaande documenten van Waterstad (zie figuur A).

Figuur A Overzicht bestaande documenten Waterstad en gedocumenteerde informatie volgens de norm Vergroot afbeelding

Samen met Gert maakt Tessa een sheet over de toegevoegde waarde van de verschillende assetmanagementdocumenten.

Aan de hand van het inzicht dat is ontstaan, trekt het team de volgende conclusies:

Assetmanagementbeleid: er is geen door het bestuur of de directie kenbaar gemaakt beleid voor de bedoelingen en richting van de organisatie met betrekking tot assetmanagement.
SAMP:
- Een SAMP kan op alle assets van een organisatie slaan. Het GRP richt zich op de gemeentelijke watertaken.
- In een SAMP kunnen we specifieke assetstrategieën voor verschillende groepen assets opstellen. In die zin lijkt het GRP op een assetstrategie met een grote groep assets, namelijk alle voorzieningen voor de watertaken van Waterstad ineen.
- Het GRP beschrijft hoe we organisatiedoelstellingen vertalen in doelstellingen voor de voorzieningen. Een SAMP heeft eenzelfde functie en beschrijft de beoogde strategie daarvoor.
- Het GRP vermeldt de voorzieningen met aantallen en kilometers. Dit is een nauwkeurige weergave van de assetscope, die we kunnen gebruiken in andere documenten om de scope af te bakenen.
- Het GRP zet de toekomstverwachtingen van de assets af tegen de huidige situatie en beschrijft programma’s die voor instandhouding, aanpassing en uitbreiding van de voorzieningen voor de komende vijf jaar gelden. Een SAMP heeft een vergelijkbare opbouw.
- Het GRP richt zich met name op de assets en minder op de organisatie. Het plan beschrijft middelen, maar gaat niet in op het organiseren, beheersen en verbeteren van de organisatieprocessen: het assetmanagement.
Assetmanagementdoelstellingen:
- Het GRP en de rioleringszorg (Leidraad riolering) hanteren het begrippenkader ‘doelen, functionele eisen, maatstaven en meetmethoden’ (DoFeMaMe). Dit zijn assetdoelstellingen en assetprestaties in het begrippenkader van de norm.
- Het valt op dat in het Meerjarenbeleidsplan doelstellingen staan voor duurzaamheid en CO2-reductie, maar het GRP en de uitwerking daarvan bevatten geen doelen en prestaties voor energiebesparing.
- Het GRP en de assetmanagementdoelstellingen zijn gericht op de voorzieningen. In het GRP staan geen doelen en prestaties voor het organiseren, beheersen en verbeteren van de organisatieprocessen (net als bij het SAMP).
Plannen:
- De basisrioleringsplannen (BRP-en) vertalen voor elke wijk van Waterstad de uitgangspunten (doelstellingen en prestaties) voor onze assets naar maatregelen voor beheer, instandhouding, aanpassing en uitbreiding. Het GRP geeft kaders mee aan de BRP-en. Omgekeerd voeden de BRP-en het GRP met informatie.
- Onderliggend aan de BRP’s zijn er plannen gericht op de uitvoering van beheer, instandhouding, aanpassing en uitbreiding.
- De afdelingsplannen zijn gericht op het uitvoeren van ons werk (zie hierboven), maar (wederom) minder op het organiseren, beheersen en verbeteren ervan.

Praktijkcase: Documentenstructuur