Externe informatie

Ten behoeve van bepaalde doelen (kennis of producten) kan  externe informatie benodigd zijn. In het algemeen gaat dit om incidentele informatieuitwisseling. Een voorbeeld is het verstrekken van een overzicht van overstortlocaties van een gemeente aan een waterschap ten behoeve van de functietoekenning in het waterbeheersplan van het waterschap. Als dergelijke informatieuitwisseling een structureel karakter krijgt, loont het om de aan de informatie ten grondslag liggende gegevens automatisch uit te wisselen (of voor beide partijen toegankelijk te maken). De daarvoor benodigde technologie is beschikbaar, maar wordt wegens organisatorische belemmeringen (nog) vaak niet benut.   De manier waarop informatieuitwisseling georganiseerd wordt hangt sterk af van de frequentie en regelmaat waarmee de betreffende informatie uitgewisseld moet worden. Indien het gaat om incidentele informatieuitwisseling ligt het voor de hand om van geval tot geval aparte afspraken te maken. Indien de informatieuitwisseling een regelmatig karakter heeft, ligt het voor de hand om een eenduidige procedure af te spreken, en eventueel de informatieuitwisseling te automatiseren. Als het behalve regelmatig ook nog een hoogfrequente informatieuitwisseling betreft is automatisering onontbeerlijk en kan het zinvol zijn om de betreffende partijen toegang te verschaffen tot de onderliggende gegevens (zodat iedere partij daaruit z’n eigen informatie kan afleiden). Daarbij dienen bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen goed afgebakend en vastgelegd te worden.