Personeelstekort te lijf met zelfopgeleide gegevensbeheerders

De mede door klimaatadaptatie steeds breder wordende gemeentelijke watertaken en het tekort aan beschikbare vakmensen nopen de regio Groningen/Noord-Drenthe ertoe zelf actief medewerkers te werven en op te leiden. En met succes. Inmiddels zijn vier kersverse gegevensbeheerders bij diverse gemeenten ondergebracht en is er ook al animo voor een ‘klasje rioleringsbeheer’.

Het begon zo’n vijf jaar geleden toen enkele gemeenten in de regio Groningen/Noord-Drenthe uit nood het Gezamenlijk Gegevensbeheer (GGB) opzetten. ‘We hebben met elkaar gekeken welke activiteiten we regionaal kunnen oppakken, dat waren gegevensbeheer en meten/monitoren’, zegt GGB-projectleider Dries Jansma, tevens technisch beleidsmedewerker water en riolering bij de gemeente Groningen én RIONEDadviseur voor de Branchestandaard Gemeentelijke Watertaken. ‘Dat was makkelijker gezegd dan gedaan. Uiteindelijk hadden we medio 2017 een groepje bij elkaar dat één dag in de week gegevensbeheer voor de regio ging doen. Maar die ene dag bleek voor de continuïteit niet handig. Bovendien ging er één met pensioen en werden twee anderen ingelijfd door een andere gemeente.’

Tekort van 3,5 fte op water en riolering

De regio was weer terug bij af. Ondertussen zaten Bedum, Eemsmond, De Marne en Winsum midden in een fusie vanwege de gemeentelijke herindeling, waaruit op 1 januari 2019 Het Hogeland ontstond. ‘Als nieuwe gemeente moesten we de organisatie weer opbouwen, het team inrichten, een plan water en riolering opstellen, noem maar op’, zegt teamcoach Jerry Koomans van den Dries van het team Infra. ‘Daarom wilden we ook graag weten wat we met elkaar aan kennis en competenties in huis hadden. We zijn onder begeleiding van Dries Jansma aan de slag gegaan met de branchestandaard en aanvullend is beoordeeld of de formatie op orde was.’

Op vacatures reageerde niemand

De kwalitatieve en kwantitatieve analyses met de branchestandaard bevestigden het gevoel dat al bestond: iedereen had het (te) druk, taken die mensen niet leuk vonden of waar ze niet zo goed in waren bleven liggen, zelfs na de fusie was er een tekort van 3,5 fte. Een en ander was niet alleen met een herverdeling van taken op te lossen. Maar op vacatures reageerde niemand, zelfs via headhunters lukte het niet om de gaten op te vullen. Er waren gewoon geen vakmensen beschikbaar. Dus besloten de GGB-gemeenten zelf gegevensbeheerders te gaan opleiden. Dries Jansma ging die kar trekken, samen met adviseurs Gerrit Keizer (Riodat) en Ewout Zwolsman (JenL Datamanagement).

Zelf werkzoekenden selecteren en opleiden

‘In september 2020 hebben we contact gezocht met het Werkplein. Ik zei: we hebben gemotiveerde mensen nodig van mbo+-niveau met die en die competenties, wie hebben jullie in de kaartenbak?’, zegt Dries met een lach. ‘Vervolgens hebben we op het gemeentehuis in Bedum een hele dag met de kandidaten bij elkaar gezeten, waarbij we ook een presentatie hebben gegeven over wat het werk inhoudt. Uiteindelijk hebben we vier mensen geselecteerd: twee mannen en twee vrouwen. We zijn nu bijna een jaar verder en iedereen is nog aan boord.’

Zelf opleiden

De drie adviseurs hebben de opleiding tot gegevensbeheerder zelf in elkaar gezet. Dries nam het onderdeel rioleringstechniek voor zijn rekening, Gerrit schreef een handleiding voor het beheerpakket. Samen met Ewout en Gerrit heeft Dries een verdeling gemaakt wie welk deel van het beheerpakket behandelde. ‘Zo hebben wij vier dagen in de week een opleiding verzorgd’, zegt Dries. ‘Vanwege corona voornamelijk via Teams, maar ook af en toe bij elkaar in grote vergaderruimten. We hebben dit allemaal vrij snel opgezet en uitgevoerd. Maar de nood was hoog, het was nu echt een kwestie van gewoon beginnen en doorpakken.’

Organisatie en financiën

De totale kosten (alle uren van opleiders en kandidaten) voor de opleiding bedragen € 160.000, betaald door acht gemeenten. Hiervoor heeft elk van deze gemeenten nu structureel de beschikking over een halve fte voor gegevensbeheer. In eerste instantie kwamen de gegevensbeheerders in dienst van een uitzendbureau. Zo liepen de gemeenten nauwelijks financieel risico. De uren die iemand werkte voor een bepaalde gemeente, moest die gemeente zelf betalen. Dries peilde de behoefte bij de GGB-gemeenten en zette dan een opgeleide beheerder in. Zo kregen zij er een kracht bij die werk deed waar ze anders niet aan zouden toekomen. Inmiddels zijn de vier gegevensbeheerders bij gemeenten ondergebracht: één bij Groningen, één bij Westerwolde en twee bij Het Hogeland.

Dries: ‘Eerder kregen ze een uitkering van de gemeente, nu krijgen ze salaris omdat ze bij de gemeente werken. De gemeente hoeft alleen het verschil te betalen tussen uitkering en salaris, en krijgt daar een goede, opgeleide medewerker voor terug. Het is bovendien ontzettend leuk om te zien wat dit met mensen doet. Hun zelfvertrouwen is enorm toegenomen sinds ze weer werken en merken dat ze ertoe doen. Persoonlijk vind ik dat misschien nog wel de mooiste winst.’

Van gegevensbeheer naar rioleringsbeheer

Stefan Jansen is een van de twee opgeleide gegevensbeheerders bij Het Hogeland. Als voormalig ICT-servicedeskmedewerker liggen werken met applicaties en problemen oplossen hem wel. Of het vakgebied riolering ook iets voor hem was, wist hij in het begin niet. ‘Het is zo anders dan wat ik hiervoor gedaan heb. Maar dat was ook wel de charme en maakte het avontuurlijk. Ik was nieuwsgierig en zenuwachtig tegelijkertijd. Gaat dit wat worden? Kan ik dit?’

Stefan blijkt aanleg te hebben. Volgens Dries begrijpt hij hoe riolering in elkaar zit en denkt hij ook verder dan alleen gegevensbeheer. Stefan: ‘Er was een keer een stelsel in beeld dat leidde naar een uitlaat, de leiding had een afsluitklep. Ik vroeg: waarom zit die klep niet aan het einde van de leiding? Dan heb je meer berging. Dries vond dat een manier van denken die meer bij een rioleringsbeheerder past. Hij vroeg me of ik zou willen doorstromen naar rioleringsbeheerder als die mogelijkheid zich zou voordoen. Dat verraste mij eigenlijk wel, ik had niet verwacht dat ik me zo makkelijk zou aanpassen.’

Per 1 juli 2021 is Stefan bij Het Hogeland begonnen, in principe twee dagen in de week als gegevensbeheerder en twee dagen in de week als aspirant-rioleringsbeheerder. Stefan: ‘We zitten nog in de oriënterende fase en het is nu natuurlijk de vakantieperiode. Waarschijnlijk ga ik eerst wat inventarisatietaken in het veld doen. Daar kijk ik erg naar uit, om in de praktijk kennis op te doen van de theoretische gegevens in de computer. Als gegevensbeheerder kijk ik naar stipjes en lijntjes op het scherm en in het veld zie ik hoe een uitlaat of overstort echt werkt.’

Begeleiding cruciaal

‘Binnen het Infra-team ben ik een van de jongsten’, zegt Stefan. ‘Ik hoop met een andere, frisse blik naar rioleringsbeheer te kijken en samen met collega’s tot oplossingen te komen. Ik heb er erg veel zin in, hoewel ik het ook heel spannend vind. Ik spring als het ware nóg een keer in het diepe. Maar ik word goed begeleid door Dries en Peter [Sijbolts, beleidsmedewerker water en riolering Het Hogeland; red.]. En als het onverhoopt niet goed gaat, kan ik altijd als gegevensbeheerder blijven werken. Dat is een rustgevende gedachte, hoewel ik natuurlijk hoop dat ik als rioleringsbeheerder ga slagen.’

‘We gaan met elkaar kijken welke taken en activiteiten Stefan kan uitvoeren en waar hij zelf ook blij van wordt’, vult Infra-teamcoach Jerry aan. ‘Hij blijft eerst sowieso ook werkzaamheden voor het GGB doen, maar gaandeweg gaan we zien hoe hij zich verder ontwikkelt. Daarbij zullen we hem zo goed mogelijk begeleiden. Daar steken we bewust tijd en energie in. Dit is met de krapte in de sector een goede aanpak, denk ik. Mensen krijgen een opleiding en werk, en als gemeente creëer je continuïteit zodat je de opgaven het hoofd kunt bieden. We moeten echt aan de bak. Als gemeenten moeten we stagiair(e)s, trainees en werkzoekenden als het ware verleiden en enthousiast maken om bij ons te komen werken.’

Vervolg: klasje rioleringsbeheer?

Met de twee nieuwe krachten is het personeelstekort bij Het Hogeland nog niet helemaal opgelost. En als Stefan doorstroomt naar rioleringsbeheer, is er ook weer een gegevensbeheerder weg. ‘Voor onze opleiding gegevensbeheer hebben we een handleiding geschreven’, zegt Dries. ‘Daarnaast is een van de drie andere gegevensbeheerders in staat een deel opleiding of coaching op zich te nemen. Dus voor nieuwe kandidaten hoef je niet opnieuw drie adviseurs in te zetten. Dankzij dit succes ben ik nu gevraagd ook een ‘klasje’ rioleringsbeheer te gaan doen. Wie weet is in samenwerking met Wateropleidingen wel wat mogelijk...’

Webinar 'Hoe krijg ik voldoende geschikte collega's'.

In het webinar Hoe krijg ik voldoende geschikte collega's op 18 november 2021 krijgt u handvatten om uw collega’s en manager warm te krijgen om ook aan de slag te gaan met de Branchestandaard organisatiescan. Tijdens het webinar komen ook ervaringen met en mogelijkheden voor het oplossen van een eventueel personeelstekort aan bod. Hebt u het webinar gemist? Alle reeds uitgezonden webinars kunt u terugkijken.