GWSW-wijzigingsprocedure

Het Gegevenswoordenboek Stedelijk Water (GWSW) zal vanwege ervaringen bij adoptie en gebruik, uitbreiding met nieuwe modules, technische vernieuwingen en ontwikkelingen in de praktijk onderhouden moeten worden. Voor het behoud van de kwaliteit, de continuïteit en stabiliteit en een goede implementatie zijn solide en transparante wijzigingsprocedures cruciaal. De huidige versie en modules van het GWSW blijven zoveel mogelijk en zo lang mogelijk ongewijzigd. Indien er toch wijzigingen nodig zijn, dan zal dat zorgvuldig besproken en afgewogen worden. Hieronder is beschreven hoe wijzigingsverzoeken ingediend en behandeld worden.

Indienen wijzigingsverzoek

Meldingen betreffen wensen, wijzigingsverzoeken en gevonden fouten door belanghebbenden. Meldingen kunnen ingediend worden op de review-website van het GWSW (voorkeursoptie), eventueel per e-mail aan gwsw@rioned.org en via deelname aan of via één van de deelnemers van de GWSW-werkgroepen. Desgewenst kan een afspraak voor bespreking gemaakt worden met de Uitvoeringsorganisatie via gwsw@rioned.org. Meldingen worden periodiek getoetst door de betreffende werkgroepen. Het jaarlijkse werkplan geeft aan wanneer meldingen getoetst worden en op welke momenten wijzigingsvoorstellen de wijzigingsprocedure ingaan.

Wijzigingsproces

De wijzigingsverzoeken die gemeld en geregistreerd zijn bij de Uitvoeringsorganisatie (én ontwikkelingen die genoemd zijn in het meerjarenprogramma en aanleiding geven tot verdere ontwikkeling van de standaard of wijziging), worden gebundeld naar thema/onderwerp in een wijzigingsvoorstel. Wijzigingsvoorstellen worden periodiek (volgens het werkplan) in behandeling genomen. De route die wordt afgelegd in het wijzigingsproces is afhankelijk van het wijzigingstype.

Stichting RIONED heeft om de transparantie van het wijzigingsproces te optimaliseren een Impactmatrix uitgebracht. In deze Impactmatrix worden o.a. benoemd de onderdelen van de GWSW-standaard, de categorieën van wijzigingen die daarop van toepassing kunnen zijn en de daarbij bijbehorende wijzigingstypen.

Bij het vaststellen van het wijzigingstype zijn drie principes van belang: 

• Als wijzigingen invloed hebben op meerdere onderdelen van het GWSW, dan is de wijziging met de grootste invloed bepalend voor het wijzigingstype;
• Er kan in het wijzigingsvoorstel gemotiveerd worden afgeweken van de Impactmatrix;
• Indien zich zaken voordoen waarin de Impactmatrix niet voorziet, doet de Uitvoeringsorganisatie een voorstel.

Kleine wijzigingen (Type Z)

De Uitvoeringsorganisatie beoordeelt naar eigen inzicht de kleine wijzigingsverzoeken. Wanneer inhoudelijk advies en toetsing noodzakelijk wordt geacht, dan zal het verzoek worden voorgelegd aan de betreffende werkgroep(en). Aanpassingen worden zo snel mogelijk door de Uitvoeringsorganisatie doorgevoerd in de standaard. Formeel wordt de aanpassing van de standaard beschikbaar gesteld via de eerstvolgende update van de standaard. De behandeling van kleine wijzigingsvoorstellen vindt door mandaat van het CCvD-D plaats onder verantwoordelijkheid van de CVLH. Formele bekrachtiging van de wijziging vindt achteraf plaats door het CCvD-D.

Middelgrote wijzigingen (Type Y)

Na melding van een wijzigingsverzoek bundelt de Uitvoeringsorganisatie de wijzigingsverzoeken (naar onderwerp) zoveel mogelijk. Op basis van het onderwerp wordt de betreffende werkgroep geconsulteerd die inhoudelijk betrokken is bij het GWSW-onderdeel waarop het wijzigingsverzoek betrekking heeft, of wordt er een nieuwe (ad-hoc) werkgroep geformeerd. De werkgroep bepaalt of en, zo ja, hoe het wijzigingsverzoek wordt uitgewerkt tot een wijzigingsvoorstel.

Het wijzigingsvoorstel wordt ter kennisgeving gestuurd aan de CVLH, waarna het voorstel wordt aangeboden aan het CCvD-D voor vaststelling. Na vaststelling van het wijzigingsvoorstel wordt de wijziging doorgevoerd in de standaard bij de eerstvolgende actualisatie. Na vaststelling is er een vaste periode volgend op de inwerkingtreding van de nieuwe versie waarin leveranciers de tijd hebben om aanpassingen aan de standaard te implementeren. In de wijzigingsvoorstellen zullen Uitvoeringsorganisatie en werkgroepen een advies doen voor vaststellingsdatum en datum van inwerkingtreding, gebaseerd op impact en benodigde implementatietijd. Als uitgangspunt wordt hierbij genomen dat de Uitvoeringsorganisatie binnen een maand na vaststelling door de CCvD-D de wijziging heeft doorgevoerd in de standaard.

Zo nodig wordt bij vaststelling van wijzigingen ook een overgangstermijn afgesproken, waarbinnen de wijzigingen door applicaties geïmplementeerd zouden moeten zijn.

Grote wijzigingen (Type X)

Na melding van een wijzigingsverzoek bundelt de Uitvoeringsorganisatie de wijzigingsverzoeken (naar onderwerp) zoveel mogelijk en voorziet ze waar mogelijk van een pre-advies. Op basis van het onderwerp wordt de betreffende werkgroep geconsulteerd die inhoudelijk betrokken is bij het GWSW-onderdeel waarop het wijzigingsverzoek betrekking heeft, of wordt in het uiterste geval een nieuwe (ad-hoc) werkgroep geformeerd. De werkgroep bepaalt of en, zo ja, hoe het wijzigingsverzoek wordt uitgewerkt tot een wijzigingsvoorstel. 

Het wijzigingsvoorstel wordt ter kennisgeving gestuurd aan het CVLH. Het CVLH dient het advies te bekrachtigen alvorens het voor vaststelling wordt voorgelegd aan het CCvD-D. Na vaststelling kan de wijziging doorgevoerd worden in de standaard bij de eerstvolgende of een nader te bepalen actualisatie. Na vaststelling is er een vaste periode volgend op de inwerkingtreding van de nieuwe versie waarin leveranciers de tijd hebben om aanpassingen aan de standaard te implementeren. In de wijzigingsvoorstellen zullen Uitvoeringsorganisatie en werkgroepen een advies doen voor vaststellingsdatum en datum van inwerkingtreding, gebaseerd op impact en benodigde implementatietijd. Als uitgangspunt wordt hierbij genomen dat de Uitvoeringsorganisatie binnen een maand na vaststelling door het CCvD-D de wijziging heeft doorgevoerd in de standaard.

Volledige procedure

Een uitgebreide omschrijving van de wijzigingsprocedure en de taken en verantwoordelijkheden daarbij van de verschillende gremia vindt u in het document Organisatie en procedures beheer en ontwikkeling Gegevenswoordenboek Stedelijk Water.