Datagedreven werkprocessen zijn op veel vlakken nog niet voldoende geïmplementeerd in de basisactiviteiten van het gemeentelijke rioleringsbeheer. Stichting RIONED heeft onderzoek gedaan naar meest voorkomende knelpunten.

In het tijdperk van toenemende digitalisering ervaart het rioleringsbeheer ingrijpende veranderingen. Stichting RIONED streeft ernaar gebruikers te ondersteunen bij de implementatie van gestandaardiseerd dataverkeer, bij voorkeur via het Gegevenswoordenboek Stedelijk Water (GWSW). Het onderzoek belicht knelpunten en behoeftes rond datagedreven rioleringsbeheer, 14 betrokken organisaties, waaronder gemeenten, waterschappen, en adviseurs. Intensieve gesprekken verkennen structuren binnen gemeentelijke beheerafdelingen en waterschappelijke samenwerkingen, met de nadruk op besluitvorming, datastromen, en verantwoordelijkheden. GWSW-adviseurs leveren contextuele inzichten.

De resultaten dienen als praktische handreikingen voor implementatie en als evaluatie van Stichting RIONED's huidige activiteiten. Het doel is gezamenlijk de weg te effenen voor een efficiënter en effectiever datagedreven rioleringsbeheer in Nederland.

Kwaliteit en volledigheid van gegevens vaak onvoldoende

Tijdens de uitgebreide gesprekken zijn verschillende knelpunten aan het licht gekomen met betrekking tot het beheer van rioleringsgegevens. Een cruciaal probleem betreft de actualiteit van gegevens, zowel voor historische als nieuwe informatie. Wat historische gegevens betreft, werden vaak onvolledigheid en moeilijkheden bij het opvragen ervan benadrukt. Bovendien blijken deze gegevens vaak slechts als een 'bijvangst' van andere werkzaamheden te worden aangevuld, wat afstemming vereist. Voor nieuwe gegevens werd aangegeven dat het actueel houden ervan moeizaam verloopt, deels vanwege capaciteitsgebrek, ontoereikende kwaliteit van binnenkomende data, en de noodzaak van een vertaalslag voordat deze in de beheersoftware kunnen worden ingevoerd.

Een tweede knelpunt richt zich op de kwaliteit van gegevens, met specifieke aandacht voor revisies. Hieruit kwam naar voren dat aannemers vaak hun revisiegegevens te laat aanleveren of dat de aangeleverde stukken niet voldoen, wat leidt tot een iteratief proces van heen-en-weer sturen en aanpassen. Ook geven gemeentes aan dat aannemers hun data vaak niet in een goed format verwerken en aanleveren, zodat gegevens niet direct in de beheersoftware opgeslagen kunnen worden (bijvoorbeeld via RibX-bestanden), waardoor een controle en bewerking door de riool-/gegevensbeheerder vrijwel altijd noodzakelijk is.

Een derde knelpunt betreft de beheersoftware zelf. De bestaande softwarepakketten voldoen niet voor een Plug & Play-implementatie op basis van GWSW; leveranciers lijken moeite te hebben hun applicaties conform de standaard te laten werken. Het specifieke onderdeel dat voor problemen zorgt, verschilt per gemeente en leverancier. Sommige gemeenten worden geconfronteerd met tekortkomingen binnen hun applicaties en gebruiken twee pakketten naast elkaar om deze op te lossen, terwijl anderen niet over de benodigde capaciteit en kennis beschikken om alles over te zetten naar een GWSW conform systeem.

Desondanks kwamen er ook kansen naar voren tijdens de gesprekken. Samenwerking bleek een veelbelovende benadering, waarbij enkele voorbeelden uit de interviews aantoonden dat samenwerken en plannen met verschillende ketenpartners positieve resultaten opleverde. Dergelijke samenwerkingsverbanden verminderden de kwetsbaarheid op het gebied van kennis en capaciteit, en bevorderden een groter verantwoordelijkheidsgevoel bij de betrokken partijen.

Knelpunten databeheer bevestigd door RIONEDpanel

In de evaluatie van de onderzoeksresultaten zijn de bevindingen getoetst bij een breder publiek via het RIONEDPanel. Panelleden kregen verschillende stellingen voorgelegd, waarbij werd gevraagd in hoeverre zij deze herkenden op basis van hun ervaring in het werkveld. De meest opvallende uitkomst is dat 63% van de panelleden (helemaal) eens is met de stelling dat er binnen gemeentelijke organisaties capaciteit ontbreekt voor de borging van kwaliteit en verwerking van binnenkomende objectdata en revisies. Daarnaast bevestigd 44% in met de moeizame verwerking van nieuwe gegevens over het rioolstelsel, en geven 71% van de panelleden aan dat de overstap naar een datagedreven werkwijze in het algemeen binnen organisaties moeilijk blijkt. Aanvullend op hun antwoorden benadrukten de panelleden vooral het gebrek aan kennis over data(verwerking) en de relatieve nieuwheid van werken met digitale gegevens als belangrijkste redenen voor de langzame transitie.

Na deze eerste beoordeling van de situatie in hun organisatie kregen de panelleden informatie over de gestandaardiseerde werkwijze van rioolinspecties en werd hun mening gevraagd over welke onderdelen van het gemeentelijke waterbeheer een vergelijkbare gestandaardiseerde aanpak zouden moeten hebben. Een overweldigende meerderheid van 81% gaf aan dat een gestandaardiseerde werkwijze wenselijk zou zijn bij revisieaanlevering en -verwerking. Dit werd gerechtvaardigd door het streven naar eenduidigheid, een vereenvoudigd en efficiënter proces, en de mogelijkheid om resultaten met andere partijen te vergelijken. Bij inspecties aan andersoortige objecten gaf bijna twee derde (63%) aan deze gestandaardiseerde werkwijze te willen toepassen, voornamelijk vanwege de waarborging van kwaliteit, procesvereenvoudiging en verbeterde vergelijkingsmogelijkheden. Ongeveer de helft (46%) wenste een vergelijkbare aanpak bij modelberekeningen, opnieuw benadrukkend dat eenduidigheid en vergelijkbaarheid cruciale factoren zijn.

Het panel werd vervolgens bevraagd hoe realistisch zij een gestandaardiseerde werkwijze bij deze specifieke onderdelen achten. Hierbij gaf 65% aan dat dit mogelijk zou zijn bij revisieaanlevering- en verwerking, 58% voor inspecties aan andersoortige objecten en 51% zag het als haalbaar bij modelberekeningen.

Ten slotte werd aan de panelleden gevraagd naar de benodigdheden voor de overstap naar datagedreven stedelijk waterbeheer als sector. De meest genoemde antwoorden waren onder andere het belang van het uitwisselen van data en kennis, het vaststellen van standaardwerkwijzen voor bepaalde beheeractiviteiten op landelijk niveau, het vastleggen van gegevens op een gestandaardiseerde manier, voorlichting over de noodzaak en het nut van datagedreven werken, het loslaten van oude werkwijzen, ruimte voor maatwerk, en het zorgen voor mensen met kennis over dataverwerking. Deze inzichten bieden waardevolle input voor verdere stappen in de ontwikkeling van datagedreven stedelijk waterbeheer binnen de sector.

Onvindbare informatie, onvoldoende procesafspraken en te weinig personeel

De conclusies uit het onderzoek wijzen op enkele essentiële knelpunten binnen het rioleringsbeheer, met directe implicaties voor effectieve datagedreven processen. Een overkoepelend probleem is het gebrek aan vindbaarheid van informatie, waarbij het overheersende gevoel is dat betrokkenen verzanden in de beschikbare informatie en de benodigde data niet eenvoudig kunnen vinden. Dit legt een zware last op gemeenten, die gedwongen worden om te veel keuzes te maken zonder een duidelijk overzicht.

Een ander kritiek punt is het tekortschieten van procesafspraken. Het blijkt dat elke partij binnen het rioleringsbeheer zich op zichzelf moet oriënteren, wat resulteert in herhaaldelijk uitzoekwerk en dubbel werk. Bovendien ontbreken er afspraken over de gehele keten, waardoor een gebrek aan overzicht ontstaat over de onderlinge afhankelijkheid en samenhang.

Een fundamentele kwestie die aan de oppervlakte komt, is het gebrek aan helderheid over verantwoordelijkheden. Basisprincipes over wie waarvoor verantwoordelijk is, blijken vaak niet goed in beeld gebracht te zijn, wat resulteert in een gebrek aan een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid binnen de keten.

Het laatste significante knelpunt is het capaciteitsgebrek, waarbij tijd en personeel ontbreken om gaten op te vullen. De waan van de dag neemt te veel capaciteit in beslag, wat de mogelijkheid tot doelgerichte acties belemmert.

Wat kun jij doen om knelpunten aan te pakken?

Om deze knelpunten aan te pakken en te verbeteren, zijn gerichte maatregelen nodig. Allereerst is er een dringende noodzaak om bewustzijn van de problematiek te creëren en te bevorderen: op de werkvloer, bij management en bij het bestuur dat ambities, prioriteiten en bijbehorende budgetten hoort te bepalen. Erkenning dat zaken misgaan en dat goede, actuele data en daarop gebaseerde informatie essentieel zijn voor goede investeringen en goed beheer staat centraal. Vanuit die erkenning is het nodig capaciteit, kennis en tooling te organiseren om knelpunten te gaan oplossen. Veel gemeenten hebben als speerpunt ‘Data op orde', en het is zaak dat zowel individuele gemeenten als de sector daarop investeren.

Dat betekent onder meer als sector en als opdrachtgever het structureren en standaardiseren van werkprocessen om een meer gestroomlijnde aanpak te garanderen. Het nut van gestandaardiseerd werken wordt algemeen herkend, maar de omzetting naar reguliere werkprocessen verloopt veelal nog stroef. Het scheppen van duidelijkheid over de basis, zowel wat betreft data als acties, zowel intern als richting contractpartijen, is een prioriteit om verwarring te minimaliseren.

Ten slotte moeten we inspanningen leveren om kennisdeling en samenwerking te faciliteren, inclusief het aanpakken van het capaciteitsvraagstuk, vooral met betrekking tot de noodzaak van nieuw personeel. Deze geplande maatregelen vormen de basis voor een doelgerichte verbetering van datagedreven rioleringsbeheer in Nederland.

Datagedreven rioleringsbeheer: veel kansen nog onbenut