Voorbeeld: verbetermanagement uitvoeren

De tweede audit in de eerste auditronde bij het cluster Ruimte was gericht op het SAMP, de assetmanagementdoelstellingen en de vertaling naar de assetmanagementplannen. In het documentenonderzoek konden de auditoren niet herleiden of en hoe de duurzaam- heidsdoelstellingen in het assetmanagementbeleid in het GRP en onderliggende BRP-en staan. De auditoren hebben hierover tijdens de audit vragen gesteld aan GRP-opsteller Theus en de opstellers van de BRP-en. Ze hebben diverse lijstjes en werkdocumenten in de werkmap doorgenomen, maar de auditees konden niet aantonen of en hoe de duurzaamheidsdoelstellingen zijn vertaald naar doelstellingen en activiteiten om energie te besparen. Inmiddels is Theus het nieuwe GRP aan het opstellen. De gevonden afwijking valt onder de noemer kleine afwijking (gradatie), wat inhoudt dat niet volledig aan de eisen van de norm wordt voldaan. De auditoren schrijven de afwijking op normparagraaf Procesmanagement: “Het assetmanagementbeleid bevat een doelstelling om CO2 te reduceren. Tijdens de audit kon niet worden getoond of het GRP en onderliggende plannen en werkopdrachten deze doelstelling meenemen. Hiermee is niet herleidbaar of de organisatie de betreffende doelstelling zal realiseren.” Verbeterregister Om structuur in het verbetermanagement aan te brengen, heeft Gert een verbeterregister opgesteld. Hierin komen de volgende gegevens: Afwijking, beschrijving en gradatie. Herkomst (interne audits, incidentenrapportage, assetprestatie-evaluatie of procesprestatie-evaluatie). Norm, normparagraaf en eis. Bron (de asset of het proces waarop de afwijking van toepassing is). Beoordeling: klopt de bevinding/afwijking? Genomen maatregelen: welke maatregelen zijn al genomen (bij een incident)? Oorzaakanalyse: wat is de oorzaak van de bevinding/afwijking? Omvang: is de bevinding/afwijking uniek of kan deze bij andere assets of in andere processen voorkomen? Maatregelen: welke (aanvullende) maatregelen zijn noodzakelijk? Doeltreffendheid: hoe wordt de doeltreffendheid van de maatregelen beoordeeld? Wijzigingen: leidt het uitvoeren van de maatregel tot wijzigingen?  Hans, Theus en de opstellers van de BRP-en vullen aan de hand van de rapportage het verbeterregister in. De gevonden afwijking krijgt een uniek nummer. Ze nemen de beschrijving en gradatie uit het auditrapport over. De herkomst is ‘interne audits’. Ook geven ze aan dat de afwijking betrekking heeft op ‘NEN-ISO 55001, Procesmanagement’. De eis is: ‘de assetmanagementdoelstellingen moeten consistent zijn met het assetmanagementbeleid’. Het proces waarop de afwijking betrekking heeft, is ‘strategische planvorming’. Vervolgens vullen ze de openstaande vragen in: Beoordeling: klopt de bevinding/afwijking?  Ze zijn het er snel over eens dat de bevinding juist is. De vertaling van duurzaamheids- doelstellingen in het assetmanagementbeleid naar het GRP en verder is niet geborgd. Tijdens de bespreking van het auditrapport was dit ook al onderkend. Oorzaakanalyse: wat is de oorzaak van de bevinding/afwijking? In de procesbeschrijving staat dat het assetmanagementbeleid input is voor het GRP. In de procesbeschrijving voor het opstellen van een BRP is duidelijk te zien dat het GRP hiervoor input is. Theus geeft aan dat er de afgelopen periode meer focus is geweest op maatregelen om overlast te voorkomen. Hij heeft niet uitgebreid naar de procesbeschrij- ving gekeken en minder aandacht gehad voor energiebesparing. Theus hanteert een eigen checklist voor het opstellen van het GRP die hij elke periode bijwerkt. Hans zegt dat hij tijdens de bilaterale overleggen met Theus ook niet naar doelstellingen voor energie- besparing heeft gevraagd. Samen zijn ze het erover eens dat de oorzaak een combinatie van ‘onvoldoende aandacht’ en ‘tijdsdruk’ is. Omvang: Is de bevinding/afwijking uniek of kan deze bij andere assets of in andere processen voorkomen? De omvang is lastig te bepalen. Toch achten ze het niet uitgesloten dat vanwege ‘onvol- doende aandacht’ en ‘tijdsdruk’ in andere processen vergelijkbare afwijkingen optreden. Ze zijn het erover eens dat ze dit bij het bepalen van de maatregelen moeten meenemen. Maatregelen: Welke (aanvullende) maatregelen zijn noodzakelijk? Samen stemmen ze af en komen ze tot drie maatregelen: De proceseigenaren moeten de processen samen met de relevante in- en output nog eens toelichten aan de rolhouders. Dit is een communicatieactie. De rolhouders moeten ook echt de procesbeschrijvingen hanteren, met name bij processen die een lage frequentie en/of lange doorlooptijd hebben. Als ze eigenlijsten gebruiken, moeten ze de input van het proces overnemen. De kwaliteitsmanager moet de overdracht tussen processen toetsen. In het geval van het GRP moet hij nagaan welke input in de eerste stap wordt meegenomen en of dit klopt met de output van het aanleverende proces. Hiervoor zal de kwaliteitsmanager voor de relevante stappen in processen rol C (geconsulteerde) krijgen (zie Processen uitwerken over RASCI-procesrollen). Doeltreffendheid: Hoe wordt de doeltreffendheid van de maatregelen beoordeeld? De proceseigenaren en de kwaliteitsmanager zullen de doeltreffendheid van de maat- regelen beoordelen. Afhankelijk van de maatregel wordt er vastgelegd wat de verwachte opbrengst daarvan zal zijn en wordt (na verloop van tijd) beoordeeld of dit is gerealiseerd. Het vinden en verbeteren van afwijkingen in processen uit zich uiteindelijk in steeds betrouwbaardere producten die uit de processen komen.