Werkzaamheden organiseren

Om het plan uit te voeren, hebt u vanzelfsprekend middelen nodig: budget, personele capaciteit en apparatuur. In het plan moet u de beschikbare middelen verdelen over de verschillende fasen in het programma en de verschillende activiteiten daarbinnen. De verdeling geeft concreet het belang van de verschillende activiteiten ten opzichte van elkaar aan. Naast het budget moet u organisatorische zaken regelen, zoals taakverdeling, tijdsplanning, tijdstip en plaats (waar van toepassing) van het informatieaanbod. Het kan zijn dat andere afdelingen van de gemeente ook plannen hebben om iets in een bepaalde wijk/gebied te gaan doen. Stem een en ander dus intern af om te voorkomen dat initiatieven elkaar in de wielen rijden en om eventuele mogelijkheden te benutten om elkaar te versterken. Bijvoorbeeld tips aan bewoners om energie te besparen, de leefbaarheid te verhogen en hemelwater op eigen terrein te verwerken of te vergroenen. Tijdens de voorbereiding (maar ook later) is de interne communicatie dus ook van belang. Als hulpmiddel kunt u hierbij een gezamenlijke communicatiekalender gebruiken.

Aandacht trekken en vasthouden

Als u activiteiten voorbereidt waar mensen naartoe moeten komen (zoals een informatieavond, een workshop of 'safari'), moet u mensen prikkelen om ook echt te komen. Dat kan door meerdere communicatiemomenten te kiezen. Om bijvoorbeeld te voorkomen dat mensen de uitnodiging missen, kunt u voorafgaand een 'save the date' sturen en na de uitnodiging nog een herhaaloproep sturen. Na aanmelding kunt u een bevestiging sturen en kort voor het evenement nog een herinnering. Dan kan het evenement bijna niet meer aan de aandacht ontsnappen.

Evaluatie voorbereiden

Ook de evaluatie vergt voorbereiding. Vooraf moet duidelijk zijn wie wanneer welke gegevens verzamelt, wat u met elkaar gaat evalueren, wanneer, met welke methode en wie dat gaat doen. Zoek naar eenvoudig te verzamelen gegevens die toch iets zeggen over de mate waarin u de doelen hebt bereikt.

Activiteiten uitvoeren

Volg het verloop van de communicatieactiviteiten. Wordt de doelgroep volgens plan bereikt? Ontstaat er geen ander geluid? Neem waar nodig passende maatregelen door bijvoorbeeld de boodschap nader toe te lichten of extra argumenten op te voeren om de boodschap te onderbouwen.

Evaluatie en nazorg

Bij de planmatige aanpak sluit u het communicatieprogramma af met de evaluatie. Hierbij gaat het om de vraag in welke mate u de communicatiedoelen en/of de doelen van het project of plan hebt behaald. Dat doet u aan de hand van de SMART-doelen die u vooraf hebt geformuleerd (zie Formuleren communicatiedoelstellingen). Bijvoorbeeld voor het aantal mensen dat u wilt bereiken en hoeveel procent daarvan zich aanpast aan de gewenste verandering. Of u die doelen hebt gehaald, kunt u toetsten met een enquête. Ook kunt u de reikwijdte van een communicatieboodschap inschatten en de respons inventariseren. Zo heeft een Twitter-bericht een bepaald bereik afhankelijk van het account, is de oplage van een krant bekend en geven kliks op een website informatie over de respons.

Exclusief voor leden
Geïnteresseerd in dit artikel? Log in!
En krijg toegang tot dit artikel en andere besloten delen van de website, met o.a. de kennisbank, beeldenbank en onderzoekspublicaties.
Vorige artikel Volgende artikel