Stap 2: Programma van eisen opstellen

In het PvE maakt de gemeente onderscheid in functionele en ICT-eisen. De functionele eisen hebben betrekking op het functioneren en het gebruik van het software systeem. De ICT-eisen zijn vaak afkomstig van de automatiseringsafdeling. Hoewel ze niet direct van belang of nuttig zijn voor de rioleringsbeheerder, kunnen deze eisen wel heel bepalend zijn voor de gekozen oplossing. Leg het programma van eisen bij voorkeur vast in een rapport. Dit moet in principe alle informatie bevatten over wat het besturingssysteem moet kunnen, maar zegt niet hoe dat wordt gerealiseerd. Daarmee geeft het PvE voldoende informatie om de realisatie van het systeem uit te besteden. Functionele eisen De functionele eisen zijn uit te werken door de volgende vragen te beantwoorden: Wat wil de gebruiker met het systeem? De vraag is te splitsen naar: Algemeen: hoeveel gebruikers, welk type gebruikers, en toegankelijkheid (kantoor, thuis of mobiel). Autorisatieniveaus: raadplegen, ingrijpen, eenvoudige wijzigingen en complexe wijzigingen. De eerste twee niveaus zijn voor het (dagelijks) gebruik van het sturingssysteem, de laatste twee voor het beheer en onderhoud. Interface, GIS-functionaliteiten, grafieken, haarlijnen, tabellen en rapporten. Een handige manier om de gebruikerswensen goed te definiëren, is het maken van een prototype waarmee toekomstige gebruikers kunnen werken. Dan kunnen zij bekijken welke onderdelen ontbreken en waar aanpassing nodig is.  Welke toekomstige uitbreidingen zijn te voorzien? Een meet- en regelsysteem moet modulair worden opgebouwd, zodat wijzigingen of uitbreidingen eenvoudig zijn te implementeren. Elk systeem is aan te passen, maar de cruciale vraag is: hoe eenvoudig kan dat? Stel als eis dat de gebruiker zelf bepaalde aanpassingen en uitbreidingen kan doorvoeren. Dan is aanpassing van het software­programma niet nodig, wat vaak veel doorlooptijd en geld bespaart. Welke mate van automatisering is nodig? Meestal stellen gemeenten als eis dat het systeem onbemand kan functioneren. Daarnaast moet het systeem bij storingen in de hoofdpost lokaal automatisch kunnen draaien. Ook moet de gemeente (tijdelijk) handmatig kunnen ingrijpen tijdens onderhoudswerkzaamheden of bij uitval van een rioolgemaal. Hoe verwerkt het systeem storingen en alarmen? Storingen en alarmen zijn zichtbaar te maken op een centrale post. Ook is het mogelijk om het systeem de verantwoordelijke beheerder automatisch te laten opbellen. Vervolgens moet de beheerder het alarm afhandelen, zodat het informatie­systeem weet dat het alarm is ontvangen. Meer informatie hierover vindt u in Telemetrie. Welke informatie is nodig en welke informatie moet het systeem verstrekken? Hierover leest u meer in Meetgegevens verwerken en analyseren. ICT-eisen De ICT-eisen staan meestal wat verder van de rioleringsbeheerder af en komen van de ICT-afdeling. Deze eisen kunnen zeer specifiek zijn, bijvoorbeeld voor de gebruikte database, firewalls en randprogrammatuur. De specifieke eisen geven soms weinig ruimte voor een maatwerkapplicatie, zoals een meet- en regelsysteem. Daarom is het verstandig de ICT-afdeling in een vroeg stadium bij het project te betrekken. Dan is na te gaan of voor een maatwerkapplicatie uitzonderingen mogelijk zijn ten opzichte van de kantoorautomatisering. Als dat niet mogelijk is, zijn vaak kostbare aanpassingen nodig die geen extra’s bieden voor de gebruikers. In zo’n geval is ook te overwegen om het gehele besturingssysteem ‘buiten de deur’ te plaatsen en extern te ‘hosten’. Dan wordt extern een server ingericht en beheerd, waarop de gebruiker bijvoorbeeld via internet kan inloggen.