Processen uitwerken

Nu de werkgroep alle processen heeft geïdentificeerd, kan de uitwerking starten. Elk proces krijgt een proceseigenaar en een procesbeheerder. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de definitie van de proceseisen en voor de inrichting en de effectiviteit van het proces. Omdat de afdelingshoofden verantwoordelijk zijn voor een aantal processen op hun afdeling én voor het functioneren van de medewerkers in de processen, worden zij ook de proceseigenaar. Het clusterhoofd die de afdelingshoofden aanstuurt, krijgt de verantwoordelijkheid voor processen die over afdelingen heengaan. De procesbeheerder, vaak een medewerker in de afdeling van de proceseigenaar, ondersteunt de proceseigenaar en bewaakt de effectiviteit van de processen, evalueert deze regelmatig en stelt wijzigingsvoorstellen voor processen op. Per afdeling plant de werkgroep meerdere sessies in om de betreffende processen met de proceseigenaar en de procesbeheerder te beschrijven. De procesbeschrijvingen moeten de volgende informatie bevatten: Algemene procesinformatie: Wat levert het proces op? Wie is verantwoordelijk voor het proces? Hoe kritiek is dit proces voor de realisatie van de assetmanagementdoelstellingen? Welke procesindicatoren worden bij dit proces gehanteerd? De activiteiten waaruit het proces bestaat. De input: de benodigde informatie om de activiteit te kunnen uitvoeren. Het herkomstproces: het proces dat de benodigde input levert voor de activiteit. Dit legt de verbinding tussen processen. De output: de informatie die de activiteit oplevert. Het bestemmingsproces: het proces dat de output van deze activiteit nodig heeft. Dit legt de verbinding tussen processen. De rollen en/of functionarissen die per procesactiviteit nodig zijn. Door de processen te beschrijven, komen de taken en verantwoordelijkheden van de rollen en medewerkers per procesactiviteit in beeld. Met deze informatie zijn kennis en competenties te managen.   Figuur A RASCI-procesrollenVergroot afbeelding Per procesactiviteit is er altijd één persoon eindverantwoordelijk (A) en één persoon verantwoordelijk (R). Er kunnen meerdere mensen geraadpleegd (C) of geïnformeerd (I) worden. Ook kunnen meerdere personen ondersteuning (S) bieden aan de procesactiviteit. Tijdens de sessies kijkt de werkgroep naar de toegevoegde waarde van het proces voor de (in- of externe) klant. Onnodige activiteiten worden geëlimineerd. Hierdoor staat de meerwaarde van de output voor de klant (zoals burgers, bedrijven en naaste collega’s) centraal. Daar doet Waterstad het immers voor. Procestemplate De werkgroep wil alle processen uniform vastleggen en besluit een procestemplate conform ISO 901 HLS te ontwikkelen. In figuur A uit Voorbeeld 'Procesbeschrijving' ziet u die opbouw.