Praktijkcase Het goede voorbeeld

Bij nieuwe regels is positief voorbeeldgedrag van de leiders erg belangrijk. Ook zij moeten zich houden aan ‘afspraak is afspraak’, ‘zeggen wat je doet en doen wat je zegt’ en meer praktische regels als ‘geen vergadering zonder voorbereiding’. Als zij de regels naleven, doen medewerkers dat ook. Maar als iemand wegkomt met een smoes, zoeken anderen ook argumenten om het niet doen. De invoering van verbeteringen komt dan in een negatieve spiraal, terwijl de nieuwe regels en aanspreken op ongewenst gedrag juist zijn bedoeld om elkaar de goede kant op te helpen. In een positieve spiraal samen steeds beter worden; continu verbeteren. Tessa: Ik wil wel enkele besluiten over het vergaderen laten nemen. Bijvoorbeeld: afspraken die bij de taken van de rol of functie horen, gaan vóór thuiswerken. Besluiten die bij afwezigheid van deelnemers zijn genomen, worden achteraf níét meer teruggedraaid, tenzij er nieuwe argumenten boven tafel komen die het projectof assetrisico of de assetprestaties ernstig in gevaar brengen. Aanspreken op resultaat De variabele werktijden die tegelijk met de intrek in/de verhuizing naar het nieuwe gebouw zijn ingevoerd, worden in Waterstad als zeer positief ervaren. Maar inmiddels is op dinsdag en woensdag geen besprekingsruimte meer te reserveren en zeggen collega’s op maandag of vrijdag gewoon af omdat ze thuis werken. Hier begint toch een ongunstig patroon te ontstaan. Hoe is dat te doorbreken? Vroeger werd vooral gekeken naar hoelang iemand aanwezig was (prikklok). Maar nu leidt afwezigheid tot discussies. Is thuiswerken een (handig) hulpmiddel of een recht? Om dit te onderzoeken en het ongunstige patroon te doorbreken, kiest Waterstad ook hier een geleidelijke aanpak op basis van feiten. Eerst wordt de omvang van het probleem gemeten, want misschien is alleen sprake van een negatief gevoel. En negatieve geluiden worden binnen de gemeente sneller en meer versterkt dan positieve geluiden. Tessa plant een workshop Cultuur & Communicatie om twee onderwerpen te behandelen: Welke onbewuste beslissingen spelen er en zorgen voor onbegrip? Hier gaat het om beslissingen waarover onvoldoende communicatie is. Binnen Ruimte vinden we kwaliteit belangrijker dan doorlooptijd. Toch geeft dit soms onbegrip tijdens het bijstellen van de planning als er zaken (weer) zijn uitgelopen. Welke andere overlegproblemen zijn er? Dit gesprek gaat onder meer over te volle agenda’s, de te hoge bezettingsgraad van de vergaderruimten midden in de week en het afzeggen op maandag en vrijdag. Tessa: De NEN-ISO 55001 is hier best handig: beschrijf de communicatiebehoeften van de interne stakeholders (wie, wanneer, waarover en hoe). Dat beschrijven in het communicatieplan helpt om de agenda’s (van minder noodzakelijk betrokkenen) te ontlasten. De uitkomsten van de workshop komen samen met de resultaten van de stakeholdersanalyse in een communicatieplan. Alle belangrijke afstemmomenten met de stakeholders komen hierin, inclusief de volgende enquête voor de stakeholdersanalyse. Het lijkt ook de plek om de volgende zaken te beschrijven: Waterstad gaat de assetmanagementrollen actief gebruiken en roept op om overleg met meer dan zes deelnemers zo veel mogelijk te beperken. De criteria om af te stemmen tussen asseteigenaar, assetmanager en dienstverleners. In het afdelingsoverleg wordt ruimte gereserveerd om conclusies en hoofdlijnen uit de projecten met de gehele groep te delen. De projectleiders komen de hoogtepunten of belangrijke besluiten in hun projecten toelichten. Dit draagt bij aan inzicht in en begrip voor elkaars werk, waardoor we tijdens overleggen niet steeds met elkaar in discussie gaan over overbodige details. Terugblik op de dimensies  Hebt u na het lezen van dit hoofdstuk al een beeld van hoe u de goede balans vindt tussen ‘ad hoc oplossen’ en ‘anticiperen en afwikkelen’? In hoofdstuk 5 leest u hoe de leiders van Waterstad hier samen richting aan geven.  Is uw kijk op uitbesteden veranderd? Door een helder uitbestedingsbeleid te schrijven, voorkomt u dat afdelingen individuele keuzes maken. Als u voor een onderdeel kiest voor uitbesteden, moet u dit vooraf goed organiseren. Contractbeheer is daarbij essentieel.