Personele bezetting voor gegevensbeheer

Gegevensbeheer is een zelfstandige activiteit in het operationele deel van de gemeentelijke watertaken naast de cyclus onderzoeken - beoordelen - opstellen van maatregelen - uitvoeren van maatregelen (de PDCA-cyclus  ). Gegevensbeheer faciliteert de andere activiteiten binnen het stedelijk waterbeheer op strategisch, tactisch en operationeel niveau door het verwerken, bewaren, actueel houden en ontsluiten van alle gegevens voor de beheerpraktijk. Behalve voor deze uitvoerende activiteiten moet ook op strategisch en tactisch niveau worden bepaald hoe het gegevensbeheer wordt vormgegeven. Op de pagina Gegevens beheren kunt u meer lezen over de inhoud van de activiteit gegevensbeheer. Wie doet het gegevensbeheer? Gegevensbeheer is het werkveld van de gegevensbeheerder  . Over welke kwaliteiten deze medewerker moet beschikken, leest u in Welk personeel? - kwalitatieve personele bezetting gemeentelijke watertaken. De strategie voor het gegevensbeheer bepaalt de beleidsmedewerker samen met de gegevensbeheerder. De tijdsbesteding van de beleidsmedewerker is opgenomen onder Inzet voor strategische activiteiten. Bepalende factoren Hoeveel tijd u nodig hebt voor het gegevensbeheer hangt af van de volgende factoren: De omvang van het systeem. De omvang van het systeem en het aantal voorzieningen in uw gemeente zijn uiteraard zeer sterk bepalend voor de benodigde inspanning voor het gegevensbeheer. De elasticiteitsfactor is geschat op 1; voor een twee keer zo groot systeem hebt u twee keer zoveel personeelsinzet nodig. De hoeveelheid revisiegegevens. Als er veel revisiegegevens zijn die verwerkt moeten worden, vraagt dit een grotere personeelsinzet. De verscheidenheid aan systemen. Een grote verscheidenheid aan technische systemen binnen een gemeente (bijvoorbeeld de aanwezigheid van gemengde riolering én gescheiden riolering én drukriolering én IBA’s) vraagt meer van het gegevensbeheer. Het ‘gereedschap’. Het gereedschap van de gegevensbeheerder bestaat uit systemen en databases voor het opslaan en bewerken van gegevens, zoals beheersystemen, meldingenregistratiesystemen, GIS-systemen, CAD-systemen en bouwwerkinformatiemodellen (BIM). De (on)mogelijkheden van deze applicaties zijn sterk bepalend voor de tijdsbesteding die nodig is voor specifieke activiteiten. De voortdurend doorgaande ontwikkeling van deze systemen is erop gericht om de benodigde tijd voor het gegevensbeheer te minimaliseren. Goed gereedschap is het halve werk. De mate van standaardisatie. Standaardisatie van systematieken en definities zoals in het Gegevenswoordenboek stedelijk water   zorgt ervoor dat eenduidig gegevens kunt uitwisselen tussen (beheer)systemen onderling en gegevens centraal kunt opslaan, onafhankelijk van de applicaties. Dit bespaart u veel tijd elke keer dat u gegevens moet uitwisselen. Aan de andere kant maken de meeste gemeenten en leveranciers van beheersystemen op dit moment nog niet volledig gebruik van het GWSW. Om dit wél te kunnen doen, zullen deze gemeenten de bestaande gegevens en systemen nog moeten aanpassen. Dit vraagt (op de korte termijn) juist meer personeelsinzet. Kengetallen tijdsbesteding Voor de uitvoering van het gegevensbeheer zijn dus zowel de omvang van het bestaande systeem als de hoeveelheid te verwerken revisiegegevens van belang. Daarom wordt voor het bepalen van de benodigde tijd voor het uitvoeren van het gegevensbeheer gebruikgemaakt van twee grondslagen: de gemeentegrootte; de omvang van de investeringen. De uren per jaar volgens beide berekeningen telt u bij elkaar op voor de totale tijdsbesteding. Gemeentegrootte Uitgangspunt voor onderstaande kengetallen voor de tijdsbesteding voor het uitvoeren van het gegevensbeheer is een fictieve Nederlandse gemeente met een inwoneraantal van 35.000. De elasticiteitsfactor van deze tijdsbesteding is geschat op 1: bij een toename van 100% van de gemeentegrootte is de tijdsbesteding 100% groter. Hoeveel extra tijd u nodig hebt door tijdsverhogende factoren kunt u in uw specifieke situatie het best zelf inschatten. Kengetallen tijdsbesteding gegevensbeheer Activiteit Wie Tijdsbesteding [uren/jaar] Max. uit te besteden Uitvoering van het gegevensbeheer (bijhouden areaal) Gegevensbeheerder 160 80% Investeringen De tijdsbesteding voor het verwerken van revisiegegevens geldt zowel voor nieuwbouw- als voor vervangingsinvesteringen. De investeringskosten Ki zijn de jaarlijkse investeringsuitgaven voor de stedelijke waterinfrastructuur in nieuwbouwprojecten (het aantal woningen x € 5.300) plus de investeringsbedragen die u raamt in het GRP of Wrp (kostprijs zonder BTW en zonder geraamde kosten voor voorbereiding, toezicht en advies). Om de kosten terug te rekenen tot uren hanteert u een uurtarief (standaard € 90). Zie voor meer toelichting Inzet voor investeringsmaatregelen. Kengetallen tijdsbesteding gegevensbeheer Activiteit Wie Percentage van jaarlijks investeringsbedrag Max. uit te besteden Uitvoering van het gegevensbeheer (verwerken revisies) Gegevensbeheerder 1% 80%