Organisatorische aandachtspunten

Veel gemeenten organiseren het beheer ad hoc of zoals ze het al jaren doen. Maar door de aansluiting van de laatste ongerioleerde percelen in het buitengebied is de omvang van mechanische riolering de afgelopen jaren in veel gemeenten (fors) toegenomen. Dat kan voor u als beheerder organisatorische consequenties hebben. Daarnaast krijgt u met telemetrie meer gegevens over de mechanische riolering. De vertaling van die gegevens in relevante informatie en vervolgens in zinvolle beheeracties vergt een behoorlijk organisatievermogen. Positief is wel dat het beheer uiteindelijk doelmatiger en beter wordt. Planmatig beheer Voor de effectiviteit van het beheer is het belangrijk deze consequenties planmatig te beschouwen. Indicatief bedraagt de benodigde beheerinspanning circa 1 fte per 100 à 400 units. Het beheerplan mechanische riolering is daarbij een onmisbaar hulpmiddel. Na inventarisatie van de te verrichten werkzaamheden, kunt u bekijken wat u wilt uitbesteden en wat u (binnen de gemeente) zelf blijft doen. Specifiek geldt voor mechanische riolering: Mechanische riolering bestaat uit clusters met vaak dezelfde of vergelijkbare configuratie. Dat betekent dat u het beheer planmatig kunt organiseren. In een beheerplan kunt u vastleggen wat u wel en niet doet. Bij planmatig beheer ligt het voor de hand om uitbesteding te overwegen. Als u werkzaamheden uitbesteedt, moet u afspraken hierover goed vastleggen. Denk daarbij aan: welke werkzaamheden, frequentie, welke reparaties onder het contract vallen en hoe snel de storingsdienst op meldingen en klachten reageert. In het algemeen kunt u de werkzaamheden uitbesteden waarvoor uw gemeente niet voldoende gekwalificeerd personeel in huis heeft. Bijvoorbeeld gespecialiseerd onderhoud of specifieke problemen. Ook aanscherping van de arboregels kan leiden tot uitbesteding van werkzaamheden, omdat dit goedkoper is dan de organisatie zelf aan die regels te laten voldoen. In de praktijk blijken veel gemeenten de storingsdienst zelf in te richten. Zo houdt u voeling met het stelsel en kunt u snel en adequaat reageren bij calamiteiten. Vooral bij bedrijven is die snelheid van reageren erg belangrijk, omdat bij een storing in de afvalwaterafvoer de continuïteit van het bedrijfsproces in gevaar kan komen. Wel hebt u dan voldoende mensen met de vereiste kwalificaties nodig. Overigens besteden veel gemeenten de jaarlijks terugkerende controle en inspectiewerkzaamheden wel uit. Ook bij uitbesteding is het belangrijk voldoende voeling te houden met de werkzaamheden. Zorg dat de uitvoerder via overzichten en rapportages voldoende terugkoppelt.  Contractvormen Bij uitbesteding van onderhoud kunt u kiezen voor diverse contractvormen. De duur van het contract, de uitbestede werkzaamheden en de frequentie van bepaalde werkzaamheden kunnen flink variëren. Een veel voorkomend contract is het onderhoudscontract. Daarin besteedt de gemeente (meestal jaarlijks) preventieve reiniging en onderhoud van de mechanische riolering uit. Onderhouds- en inspectieactiviteiten die daar in het algemeen onder vallen, zijn klein en groot preventief onderhoud van de pompunit (zie Onderhoud).   In een onderhoudscontract staan vaak expliciet de volgende werkzaamheden: Controleren, reinigen en leegzuigen van de pompput. Inspecteren en schoonhouden van de schakelkast. Controleren van de pompen (conservering, werking). Inspecteren en afstellen van de snij-inrichting. Inspecteren en afstellen van de waaier. Inspecteren en verversen van de olie. Controleren van de schakeltechnische installatie (werking). Controleren en reinigen van de niveauregeling en schakelniveaus. Controleren van de conditie van kabels, aansluitingen, afdichtingen en hijskettingen. Controleren van de werking van terugslagkleppen en spindelschuiven. Controleren van de bereikbaarheid van de pompinstallatie. Registreren van de vervuilingsgraad, afwijkende vervuiling, KWH-meterstanden en bedrijfsuren.  Mogelijke uitbreidingen van het onderhoudscontract: Verhelpen van storingen en uitvoeren van reparaties (diverse bouwkundige, mechanische, elektrische of elektronische onderdelen). Repareren en reviseren van pompen. Verhelpen van verstoppingen in de vrijvervalleidingen (gemeentelijke deel). Beschikbaar stellen van nood- en reservepompen. Werkzaamheden die meestal buiten het onderhoudscontract blijven: Renoveren en vervangen van mechanische riolering. Repareren en vervangen van beton en leidingwerk (bij aantasting). Ontstoppen van leidingen bij aantoonbaar herhaald foutief lozingsgedrag. Verhelpen van storingen en verstoppingen door foutieve aanleg. Repareren van de elektrische netvoeding. Verhelpen van schade door storm en/of blikseminslag. Verhelpen van storingen door ontwerp- en/of installatiefouten. Verhelpen van schade veroorzaakt door derden. 24-uurs storingsdienst Bij het opzetten van een 24-uurs storingdienst spelen bijzondere aandachtspunten een rol: De bemensing van de storingsdienst. De groep van gekwalificeerde en bevoegde1 storingsmonteurs die bereid zijn om deze dienst te draaien, moet groot genoeg zijn. Niet alleen om een acceptabele frequentie te kunnen waarborgen, maar ook om in bijzondere gevallen extra mensen te kunnen oproepen. De arbeidstijdenwet speelt daarbij een belangrijke rol, met regels over werk-, wacht- en rusttijden (‘consignatie-dienst’). Houd ook rekening met regels voor bedrijfshulpverlening. Verder moeten de (telefonische) back-updienst en de leidinggevenden kennis hebben van de werkzaamheden die de monteurs buiten moeten uitvoeren. Prioriteiten in storingsmeldingen en de afhandeling ervan. Niet alle storingen vergen op elk denkbaar moment onmiddellijk ingrijpen. Een goed meldings- en prioriteringssysteem is onmisbaar. Om storingen te verhelpen, is het belangrijk dat actuele documentatie van de installaties beschikbaar is. Natuurlijk moeten er ook voldoende reserveonderdelen voor de betreffende installatie voorhanden zijn. Daarnaast is het handig om apparatuur voor ontstopping van de vrijvervalleidingen paraat te hebben.  Praktische tips Klachtenmelding moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Vaak kan dat via een gratis telefoonnummer van de gemeente of rechtstreeks naar de onderhoudsfirma. In de praktijk komen op deze nummers (vooral ’s nachts) telefoontjes binnen die niets met klachten over mechanische riolering te maken hebben. Sommige gemeenten gaan daarom over op een 0900-nummer waarvoor de beller moet betalen. Hierdoor nemen de ongewenste telefoontjes weliswaar af, maar de klager voelt zich dubbel gepakt. Hij heeft al een probleem en moet ook nog eens betalen voor het melden ervan. Bedenk dus goed waarvoor u kiest. Misschien helpt een goede klachtenregistratie of eventueel het sturen van een rekening voor valse klachtenmeldingen. In een prestatiecontract kunt u het complete onderhoud voor enkele jaren uitbesteden, inclusief nulmeting. Let erop dat u duidelijke rapportages en actuele informatie van uw contractpartner krijgt. 1De bevoegdheid moet schriftelijk zijn vastgelegd.