Organisatiestrategie: uitbesteden

Uitbesteden is een middel om te veel of onregelmatig werk in opdracht te laten uitvoeren, zodat het de (planning van de) interne organisatie ontlast. Uitbesteding van specialistisch werk heeft een andere reden: de organisatie beschikt zelf niet over de kennis of de technologie. Hoe zorgt u ervoor dat een opdrachtnemer uw assetmanagementdoelstellingen overneemt? Als het bijvoorbeeld uw doel is om kosten te besparen, zal uiteindelijk de contractwaarde afnemen. Dat is niet in het belang van de opdrachtnemer. Of als uw doelstelling is om minder CO2 te produceren, hoe kunt u de opdrachtnemer dan overtuigen om te investeren in minder belastend materieel? En hoe houdt u voldoende expertise in huis om uitbestede werkzaamheden te kunnen beoordelen? Krijgt de aannemer alle vrijheid en gaat hij zelf het continu verbeteren organiseren? De uitbestede activiteiten die bijdragen aan het behalen van een asset- of assetmanagementdoelstelling, horen ook bij te dragen aan de rapportage van de assetmanager. Tessa: De effectiviteit van uitbesteden staat vaak ter discussie. De goedkopere aannemers doen het technische werk meestal goed, maar informeren de gemeente onvoldoende over wijzigingen. Reservedelen moeten we dan alsnog zelf beheren en registreren, zonder dat we bij de inzet ervan zijn betrokken. Naarmate we meer prestatiecontracten hebben afgesloten, wordt dat probleem alleen maar groter. Figuur A Strategie uitbestedenVergroot afbeelding De positiebepaling heeft inzichtelijk gemaakt dat Waterstad nog geen uitbestedingsbeleid heeft. Ook zijn er geen criteria voor ‘zelf doen of uitbesteden’. Dit leidt mogelijk tot minder optimale keuzes. Als de eigen medewerkers of de hulpmiddelen voor een activiteit minder dan 100% belast zijn, waarom besteedt een andere afdeling zo’n activiteit dan uit? Het programma bevat daarom drie onderdelen voor een betere beheersing van uitbestede activiteiten: Uitbestedingsbeleid opstellen en laten vaststellen. Hierin moeten de randvoorwaarden en criteria komen voor wat Waterstad wel en niet of nooit uitbesteedt. Ook geeft het uitbestedingsbeleid aandacht aan contractmanagementactiviteiten, specifiek wat betreft doelstellingen en risico’s. Dan is regelmatig controle nodig of de aannemer de afspraken nog kan waarmaken.  Een overzicht maken van activiteiten die we kunnen uitbesteden en welke doelstellingen deze activiteiten beïnvloeden. Het contractbeheer (her)inrichten en een voorbeeldcontractbijlage maken. Contractbeheer moet borgen dat de losse diensten niet elke keer ongepland of veel te duur zijn. De bijlage moet (toekomstige) uitbestedingspartners informeren over het assetmanagementbeleid en hun mogelijke bijdrage daaraan. Ook de eventuele rapportageverplichtingen van de aannemer aan de assetmanager horen hierbij. Per onderdeel zijn de activiteiten weer uit te splitsen in te maken producten: het document, een procesbeschrijving, een handleiding of checklist om het in de toekomst op een soortgelijke manier te doen, et cetera.