Organisatie

Het beheer van de informatievoorziening is een structurele activiteit en kan worden omschreven als ‘het in zodanige toestand houden van een informatiesysteem dat dit blijft voldoen aan de vastgestelde eisen en vanzelfsprekende behoeften van de gebruikers’1.   Het beheer van de informatievoorziening wordt belicht vanuit drie invalshoeken: middelen, taken en organisatie (zie tabel A). Tabel A Beheer van informatievoorziening Invalshoek Doel Toelichting Middelen Wat? Welke informatievoorzieningsmiddelen worden beheerd: gegevens, applicaties, procedures, technische infrastructuur. De continuïteit van het applicatiegebruik wordt onder meer gewaarborgd door de gebruiksmogelijkheden (functionaliteit) voortdurend te bewaken.   Taken Wie? De taken die horen bij het beheer van de informatievoorzieningsmiddelen. Organisatie Hoe? Hoe zijn taken en verantwoordelijkheden ondergebracht in de gemeente De manier waarop gegevensbeheer georganiseerd wordt hangt mede af van de frequentie en regelmaat waarmee gegevens wijzigen. Indien het gaat om een continue stroom van wijzigingen ligt verankering in de dagelijkse werkprocessen voor de hand. Als echter de hoeveelheid gegevenswijzigingen klein en/of onregelmatig is, is verankering in de dagelijkse werkprocessen niet eenvoudig. In dat geval kan gekozen worden voor incidentele (projectmatige) aanpassing van de gegevens, of voor het verbreden van de stroom gegevenswijzigingen met gegevens uit aanpalende vakgebieden (bijvoorbeeld wegbeheer, groenbeheer). Omdat gegevensbeheer in de basis een continu proces is, verdient een goede verankering in de dagelijkse werkprocessen de voorkeur. Daarbij dienen bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen goed afgebakend en vastgelegd te worden. De praktijk is op dit punt vaak weerbarstig. De stroom gegevenswijzigingen kan, bijvoorbeeld bij het opleveren van (grote) bouwprojecten, plotseling zeer groot zijn. In dergelijke gevallen wordt soms in één keer een gegevensbestand aangeleverd, waarvan de volledigheid, consistentie en betrouwbaarheid niet altijd even goed gewaarborgd is. 1 Delen, G.P.A.J. en Looijen, prof. dr. ir. M., Beheer van informatievoorziening, Lansa Publishing, 1989.