Onverwachte en/of moeilijke situaties

In onverwachte en/of moeilijke situaties is open communicatie heel belangrijk. Daarbij gaat het om begrip tonen, openstaan voor de ander, een positieve houding en actief luisteren zonder (voor)oordelen. Dat geldt natuurlijk voor beide partijen (zender en ontvanger). Maar openheid kunt u niet afdwingen. Door u zelf open op te stellen, geeft u vertrouwen en maakt u het de ander makkelijk om ook te luisteren en open en eerlijk te zijn. Idealiter levert open communicatie overeenstemming op. In het slechtste geval blijft u van mening verschillen en kunt u proberen consensus te bereiken. Blijf daarbij professioneel en waardeer/respecteer de persoonlijke mening van de ander. Tips om het gesprek niet te laten escaleren Probeer u in te leven in de gedachten en gevoelens van de ander. Neem zijn inbreng serieus en probeer deze los te zien van uw eigen mening. Houd er rekening mee dat mensen vaak spreken vanuit emotie. Bijvoorbeeld door een gebrek aan ervaring, problemen thuis, een negatieve houding, ervaringen uit het verleden, wantrouwen, angst, een gebrek aan interesse, slechte luistervaardigheden en vermoeidheid. Maar ook de tijd van de dag, een slechte telefoonverbinding, niet-functionerende e-mail, afleiding en lawaai kunnen de oorzaak zijn. Vermijd te directieve communicatie, want dat leidt ertoe dat mensen u vermijden of de hakken in het zand zetten. Dus blijf proberen begrijpend te luisteren en daarop met begrip te reageren. Let op non-verbale signalen, zoals beweging van het lichaam, gebaren, lichaamshouding, de toon waarmee iemand spreekt en oogcontact. Door zelf een open houding aan te nemen, bouwt u meer vertrouwen op. Vermijd stress, dat kan een belemmering zijn om adequaat en creatief te denken/handelen. Spreek voor het aangaan van een negatief gesprek spelregels uit, zoals 'we voeren een open en eerlijk gesprek met respect naar elkaar en op basis van gelijkwaardigheid' of 'we luisteren naar elkaar en laten elkaar uitspreken'.