Onderscheid onderhoud en vervanging

Een veelgestelde vraag uit de praktijk is: waar ligt de grens tussen (groot) onderhoud en vervanging? In (de bedrijfseconomische) theorie is het onderscheid tussen onderhoud en vervanging relatief eenvoudig. Onderhoud Onderhoud bestaat uit werkzaamheden aan een bestaand object om de functionaliteit (inclusief capaciteit), kwaliteit en totale verwachte levensduur in stand te houden. Door het gebruik van het object in het verleden zijn de uitgaven noodzakelijk. Bijvoorbeeld een onderhoudsbeurt van de kolkenzuiger bij een bepaald aantal draaiuren of een deelrenovatie van een riool als reparatiemaatregel. Vervanging Als de werkzaamheden aan een bestaand object tot een langere totale levensduur leiden, is sprake van levensduurverlenging en dus van vervangingsinvesteringen. De stellige uitspraak van de Commissie BBV uit de notitie Materiële vaste activa sluit hierop aan: "Klein en groot onderhoud houdt of brengt een object in goede, oorspronkelijke staat en is dus niet van invloed op de bepaalde gebruiksduur (afschrijvingstermijn) van het object en mag daarom niet worden geactiveerd." Belangrijkste criterium: langer meegaan Het belangrijkste criterium in het onderscheid is dus of de werkzaamheden ertoe leiden dat het object langer mee kan dan vóór de werkzaamheden of niet. In de nieuwe notitie Materiële vaste activa noemt de Commissie BBV enkele voorbeelden van groot onderhoud, waaronder het vervangen van pompen van een rioolstelsel en het vervangen van rioolbuizen. Hierbij is het uitgangspunt dat het stelsel (in een bepaald gebied) als één post is geactiveerd. Het vervangen van rioolbuizen in een deel van het stelsel, leidt in dat geval niet tot een langere gebruiksduur van het stelsel in zijn geheel. Dit betekent dat de gemeente kosten voor de vervanging niet mag activeren. Zijn de oorspronkelijke items (buizen, pompen, etc.) niet als één stelsel, maar apart geactiveerd (componentenbenadering), dan moet de gemeente de vervanging van deze componenten ook weer activeren. Dan is wel sprake van een vervangingsinvestering. In de praktijk hebben gemeenten de rioolstelsels waar zij pompen en/of buizen vervangen vaak niet geactiveerd. De aanlegkosten van de riolering zijn bij de aanleg van de wijk opgenomen in en gedekt door de grondexploitatie. Dit betekent dat de gemeente niet is gebonden aan een al bestaande manier van activeren. Zij kan in dit geval kiezen of zij de vervanging van pompen of rioolbuizen activeert of als onderhoudskosten verantwoordt (al dan niet ten laste van de voorziening groot onderhoud). De keuze die de gemeente nu maakt (activeren we de vervanging wel of niet en zo ja, welke componenten onderscheiden we?) heeft effect op de manier waarop zij in de toekomst moet omgaan met de toerekening van de vervanging van de buizen die zij nu vervangt. Tweede criterium: kwaliteitsverbetering De commissie BBV geeft ook een tweede belangrijk criterium dat ertoe leidt dat werkzaamheden niet gelden als onderhoud, maar als investering: kwaliteitsverbetering. Verbetering Als de werkzaamheden aan een bestaand object tot verbetering van de oorspronkelijke functionaliteit of kwaliteit leiden, is sprake van verbeteringsinvesteringen. In dat geval werpen de uitgaven vruchten af in de toekomst. Voorbeelden zijn het modificeren van een pomp op aanbeveling van de fabrikant of het overgaan van een gemend naar een gescheiden stelsel (uitbreiding capaciteit). Wanneer een aanpassing leidt tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat), is geen sprake van groot onderhoud maar van een investering (bijvoorbeeld een renovatie) die de gemeente moet activeren. Resterende boekwaarde bij vervanging Overigens moet de gemeente bij vervanging een eventueel resterende boekwaarde van verwijderde leidingen afboeken en direct als kosten verantwoorden1. Zij mag deze boekwaarden niet handhaven en er op dezelfde wijze als voorheen over afschrijven. Dat is bedrijfseconomisch niet juist en volgens BBV-artikel 65 lid 3 niet toegestaan. 1 Besluit de gemeente een investering over enkele jaren vervroegd te vervangen, dan moet zij deze investering over de resterende (korte) levensduur versneld afschrijven.