Onderdelen van uw calamiteitenorganisatie

Leiding en coördinatie Beschrijf wie tijdens calamiteiten beslissingsbevoegd is en wat de bevoegdheden zijn. Dit kan afwijken van de sturing in de normale bedrijfsvoering (bijvoorbeeld buiten kantoortijden), maar dat hoeft niet. Alarmeren en informeren Zorg voor een werkwijze waarbij uw eigen mensen en de juiste afdelingen met de juiste informatie worden gealarmeerd. Beschrijf hoe bij u in de organisatie een incident kan worden gemeld, bijvoorbeeld door een (al bestaand) centraal meldpunt en/of door een monitoringssysteem. Benoem expliciet de persoon (functie en rol) die verantwoordelijk is voor de risico-inschatting van het incident. Maak een processchema van welke inschattingen hij kan maken en wie hij bij welke keuze moet informeren (hij verwacht verder niets van deze persoon) of alarmeren (hij verwacht wel iets van deze persoon). Informatiemanagement Bij een incident in het rioleringsbeheer hebt ú inzicht in wat er aan de hand is en wat er moet gebeuren. Andere afdelingen (bijvoorbeeld Communicatie en bij grotere calamiteiten de veiligheidsregio) hebben uw informatie nodig om hun werk te kunnen doen. Op basis van uw netwerkanalyse (zie Voer een netwerkanalyse uit) kunt u vooraf inschatten wie mogelijk informatie van u nodig heeft. Beschrijf hoe u informatie met een actueel en voor anderen toegankelijk situatiebeeld vrijgeeft. Zo kan iemand namens uw vakgebied regelmatig een situatierapportage sturen. Het heeft de voorkeur om binnen anderhalf uur een eerste (korte) situatierapportage aan te leveren. Daarna kan deze (bijvoorbeeld) om de twee uur vernieuwd worden. Zie ook Voorbeeld van een situatierapportage (Sitrap). Opschalen en afschalen In geval van een incident wilt u snel een projectorganisatie kunnen optuigen, die werkt volgens een herkenbare structuur en werkwijze. Dat is ‘opschalen’: het inschakelen van een tijdelijke calamiteitenorganisatie. Afschalen betekent het weer kleiner maken of opheffen van die calamiteitenorganisatie. Stel de verschillende incidentniveaus vast. Er bestaat geen regelgeving voor het aantal en typen niveaus; u bent vrij om hierin zelf een keuze te maken. Leg in het incidentenplan per niveau vast hoe groot de in te zetten calamiteitenorganisatie moet zijn, welke middelen beschikbaar moeten zijn en welke andere organisaties, diensten of bedrijven u moet inzetten. Zorg ook dat u een werkwijze voor het op- en afschalen van incidenten in het plan vastlegt (zie voorbeelden in Act: beheersen van echt incident, evalueren en verbeteren). niveau Impact voor organisatie en omgeving Groen Zeer beperkt en van korte duur op alleen het eigen vakgebied. Oranje Middelmatig. Eventuele onzekerheden. Mogelijk ernstiger gevolgen.   Verwachte duur: enkele dagen. Mogelijke gevolgen voor andere partijen. Rood Flinke gevolgen voor organisatie en/of omgeving. Verwachte duur: langer dan enkele dagen.   Gevolgen voor andere partijen, vakgebieden of afdelingen. Verslaglegging en archivering Verslaglegging is erg belangrijk voor de schadeafhandeling en bij de verantwoording van gemaakte keuzes. Leg in het incidentenplan vast wie alle relevante documenten verzamelt, archiveert en beheert. Denk aan notulen, kaarten, situatierapportages, ongevals- en oefenrapportages en uiteraard het incidentenplan zelf met alle afspraken, processen en procedures. Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden De inrichting van de calamiteitenorganisatie kunt u vastleggen in functiebeschrijvingen (rollen) en in beschrijvingen van taken en bevoegdheden. Maak onderscheid in functies in het reguliere werk en ‘calamiteitenrollen’: een bepaalde taak of verantwoordelijkheid die iemand tijdens een calamiteit op zich kan nemen. Voorbeelden van rollen zijn: eindverantwoordelijke (dienstdoende rioleringsbeheerder), technische plotter/kaartenmaker, verslaglegger. Beschrijf welke bevoegdheden bij welke rol horen.