Maak bruikbare werkdocumenten

Tijdens een calamiteit gaat u niet eerst een heel incidentenplan doorlezen. Met de juiste voorbereidingen zou dit plan in de hoofden van uw mensen moeten zitten. Wel hebt u de juiste informatie nodig, waarmee u snel de juiste dingen kunt doen: handzame werkdocumenten waar iedereen snel bij kan. Maak een actuele en snel toegankelijke map met (afhankelijk van uw beheergebied en organisatie) de volgende handzame bijlagen. Zorg ervoor dat deze informatie digitaal beschikbaar is, maar ook in een actuele geprinte versie snel ter hand genomen kan worden: stappenplan incidentbeheersing (zie Act: beheersen van echt incident, evalueren en verbeteren); bereikbaarheidslijsten eigen personeel; wachtdienstschema; alarmeringsschema; bereikbaarheidslijsten andere partijen; stroomschema voor de inschatting van een incident; invulformulieren; situatierapportage (zie voorbeeld in Voorbeeld van een situatierapportage (Sitrap)); logboekformulieren (zie voorbeeld in Voorbeeld van een logboekformulier); tabel met bevoegdheden; kaartenmateriaal; beheerbestanden; overzicht van de benodigde capaciteit; werkwijze van archivering, bijhouden van activiteiten en handelingen (logboek); contracten en bereikbaarheidsgegevens van aannemers; overzicht van de relevante regelgeving (zie Beschouw wettelijke en andere verplichtingen)