Keuzes bij de inkoop van inspectie

Taken om uit te besteden

Inspecteren volgens de Europese norm NEN-EN 13508-2 en de leidraad voor visuele inspectie gaat over het waarnemen en registreren van waarnemingen. Voor de inspectie wordt het stelsel meestal gereinigd. Dit is afhankelijk van het doel van de inspectie en de inspectiemethode. Reiniging geeft de camerawagen vrije toegang en maakt sommige toestandsaspecten toestandsaspect beter zichtbaar, maar verwijdert ook toestandsaspecten die nuttige informatie kunnen opleveren over de gebruiksfunctie van het riool.

Als gemeente kunt u alle taken van waarnemen tot beslissen (zie figuur A) zelf doen. De meeste gemeenten besteden taken uit. Vaak besteden gemeenten rioolreiniging en -inspectie als één pakket aan. Andere gemeenten laten het inspectiebedrijf ook aanvullende taken uitvoeren. Zo kunt u het bedrijf de waarnemingen aanvullend laten classificatie / classificeren   , de resultaten laten beoordelen of een maatregelenvoorstel laten doen. Soms verzorgt een inspectiebedrijf het gehele rioleringsbeheer. In dat geval is het bedrijf ook (mede)verantwoordelijk voor de te nemen beslissingen, op basis van afgesproken prestatie-eisen.

De keuze voor welke taken u in één programma van eisen programma van eisen (PVE) aanbesteedt, heeft een relatie met de gekozen contractvorm.

Contractvormen

Voor inspectie zijn verschillende contractvormen mogelijk. De meest gebruikte contractvormen zijn:

• RAW-systematiek: de RAW-systematiek is een stelsel van juridische, administratieve en technische voorwaarden voor het samenstellen van contracten. De systematiek vormt de basis voor bestekken volgens een gestandaardiseerde, uniforme methode. Kennisplatform CROW beheert de RAW-systematiek.
• Hybride contracten: in een hybride contract legt u bepaalde onderdelen gedetailleerd in de uitvraag vast, maar laat u op andere onderdelen de markt vrij om het werk zelf in te vullen. In de praktijk komt een hybride contract vaak neer op een RAW-bestek onder de bepalingen van UAV-GC.
• Onderhands bestek of werkomschrijving: bij opdrachten met een geraamde waarde onder de Europese aanbestedingsdrempel hebt u meer vrijheid om de inkoopprocedure in te richten. Vaak lijken onderhandse bestekken op de RAW-systematiek of op hybride contracten, maar hebben zij minder regels vastgelegd over de offertefase.
• Prestatiecontract: de opdrachtnemer (het inspectiebedrijf) is gedurende enkele jaren verantwoordelijk voor het vaste onderhoud van (een deel van) de riolering.
• Als onderdeel van een raamovereenkomst: een raamovereenkomst sluit u met een of meerdere opdrachtnemers met als doel om in de toekomst meerdere opdrachten te plaatsen. In de raamovereenkomst maakt u langlopende afspraken over prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd.

Welke contractvorm u kiest, hangt af van de taken die u uitbesteedt en uw ervaring met deze contractvormen. Die keuzes zijn mede afhankelijk van het inkoopbeleid van uw organisatie. Op de website van het Expertisecentrum aanbesteden PIANOo vindt u veel informatie over aanbestedingen en inkoopbeleid.

Duur van het contract

Hoe lang u het inspectiecontract laat lopen, is een strategische keuze. Met langjarige contracten kunt u een goede band opbouwen met het inspectiebedrijf. Het bedrijf leert het gebied kennen en weet wat uw specifieke wensen zijn. Met kortlopende contracten bent u flexibeler. Als u of het inspectiebedrijf niet tevreden is over de samenwerking, is er niet zoveel aan de hand. Na afloop van het contract kunt u voor een andere werkwijze of een ander bedrijf kiezen. Veel beheerders passen een tussenvorm toe, waarbij ze een vaste periode afspreken plus enkele mogelijke verlengingen. De verlenging kunt u gebruiken om de voorwaarden in het contract te heroverwegen.