Keuze

Nadat is besloten tot de invoering van een rioleringsbeheersysteem kan worden overgaan tot de werkelijke selectie van het rioleringsbeheersysteem. Uitgangspunt voor deze selectie is het Programma van Eisen dat is opgesteld tijdens het haalbaarheidsonderzoek. Via de volgende activiteiten kan tot een definitieve keuze worden gekomen: Marktverkenning Maken van een voorselectie uit de leveranciers van rioleringsbeheersystemen, zodat een shortlist van maximaal drie leveranciers overblijft. Offerteaanvraag Demonstratie van de systemen van de leveranciers van de shortlist. Offerteverzoek voor levering en invoering van beheersysteem. De leverancier moet aangeven hoe de invoering van het rioleringsbeheersysteem tot stand wordt gebracht (plan van aanpak) en welke inspanning van de gemeente wordt verwacht. Het offerteverzoek bevat tenminste1 een korte beschrijving van de eigen organisatie, het Programma van Eisen (zie Aandachtspunten voor Programma van Eisen), juridische randvoorwaarden, en een beschrijving van de offerteprocedure. Voorlopige keuze Toetsing van de offertes van de leveranciers aan het Programma van Eisen, met als resultaat de keuze voor één leverancier waarmee de onderhandelingen worden voortgezet. Gebruikerstest Samen met gebruikers wordt de bruikbaarheid van het rioleringsbeheersysteem nagegaan. Vooral de functionele eisen moeten worden getest. Een belangrijk neveneffect is het vergroten van het draagvlak. De gebruikerstest kan ook in de vorm van casestudie worden ingericht. Hierbij stellen de toekomstige gebruikers een case samen waarin het gebruik van het beheersysteem met (zo mogelijk) de gemeentelijke gegevens wordt getoetst. De leverancier voert deze case dan onder toezien van de gebruikers uit. Het voordeel van een casestudie ten opzichte van een gebruikerstest is dat de gebruikers zich niet het systeem eigen hoeven te maken. De allereerste ervaringen met een nieuw systeem kunnen een vertekend beeld opleveren. Door de directe betrokkenheid van de gebruikers wordt het draagvlak op deze wijze eveneens vergroot. In een case kunnen opdrachten opgenomen zijn, zoals: lees de inspectiegegevens uit het (door de gemeente) aangeleverde SUF-RIB in; selecteer het riool A-B in het rioleringsschema en toon de foto’s van de laatst uitgevoerde inspectie; geef grafisch aan welke riolen de komende vijf jaar aangepast dienen te worden, zo mogelijk op basis van de ingelezen toestandgegevens. Een casestudie brengt extra kosten voor de leverancier met zich mee, temeer daar vooraf een deel van de mogelijk aanwezige gegevens wordt geconverteerd. Een grondige voorselectie van beheersystemen en afspraken over kostenverrekening kunnen dan ook nodig zijn. Definitieve keuze Als de gebruikerstest naar tevredenheid is verlopen, wordt de onderbouwing van het gekozen rioleringsbeheersysteem vastgelegd. De bevoegde beslissers besluiten tot de invoering van het gekozen systeem. De gebruikers en overige betrokkenen worden geïnformeerd over de definitieve keuze van het rioleringsbeheersysteem. Contract Contractbesprekingen met de leverancier. Hoewel veel leveranciers een standaardcontract hanteren, is en blijft het noodzakelijk deze kritisch te bekijken en waar mogelijk bij te stellen (zie de VNG-uitgave ‘Model contract automatisering gemeenten; standaardprogrammatuur’). Vaak zal blijken dat de functionaliteiten van verschillende beheersystemen elkaar weinig ontlopen en dat bijna alle systemen in ruime mate voldoen aan de technisch-inhoudelijke eisen en wensen. Bij de selectie van een beheersysteem gaan dan andere factoren dan technisch-inhoudelijke de doorslag geven. Voorbeelden van dergelijke, in principe secundaire, maar in praktijk vaak doorslaggevende, factoren zijn: gebruiksvriendelijk-heid, ervaringen met het adviesbureau (eventueel van collega-organisaties), referenties2 van de leverancier (als indicatie van kwaliteit), samenhang met tekensysteem en databasesysteem van de gemeente, openheid van systemen, redundantie, stabiliteit, etc. 1 Modelcontract automatisering gemeenten; standaard programmatuur, VNG uitgeverij, 1993, ISBN 90-322-7010-9. 2 Het nagaan van door de leveranciers opgegeven referenties bij andere gebruikers kan informatie opleveren die bij een demonstratie of zelfs een casestudie niet boven tafel komt. Hierbij valt te denken aan de stabiliteit van een systeem, de gebruiksvriendelijkheid ervan, of de door de leverancier geboden service en continuïteit.