Informatiebehoefte

De werkgroep ‘Proces- en informatiemanagement’ van Waterstad heeft de processen uitgewerkt en kan nu de informatiebehoefte binnen de processen en de eisen voor de onderliggende gegevens gaan bepalen. Voor alle processen toetst de werkgroep of de informatievoorziening aansluit op de informatie die nodig is om te sturen en de juiste beslissingen te nemen op basis van inzicht in prestaties, risico’s en kosten. Tijdens de inventarisatie van de informatiebehoefte constateert de werkgroep dat het soms moeilijk is om nieuwe vragen (informatiebehoefte) met bestaande gegevens te beantwoorden. Het blijkt dat de gegevens vaak te globaal zijn opgeslagen. Om de gegevens specifieker op te slaan, moet de gemeente het huidige systeem anders gebruiken. De werkgroep besluit te beschrijven welke systemen welke gegevens hebben opgeslagen, welke gegevens ontbreken, welke systemen ontbreken en of er meerdere systemen zijn met dezelfde basisgegevens. Ze gebruikt hierbij het IT-landschap (een overzicht van alle systemen van Waterstad) dat de ICT-afdeling al heeft gemaakt. Hierdoor kan de informatiemanager beter en sneller adviseren of bestaande systemen heringericht moeten worden. Bij deze (her)inrichting van informatiesystemen kunnen we ook direct de stap zetten om alles conform het GWSW te doen. Bestaande systemen gebruiken Om kosten voor herinrichting en opleiding te besparen, besluit de werkgroep om (nieuwe) gegevens zo veel mogelijk in bestaande systemen onder te brengen. Als alle medewerkers hun werk effectief kunnen doen en de gegevens eenvoudig kunnen verzamelen en borgen,is een nieuw systeem overbodig. Nieuw inzicht in de informatiebehoefte vraagt dus niet altijd om nieuwe systemen of een grootscheepse actie om oude gegevens te zoeken of converteren. Kwaliteit van gegevens De werkgroep heeft de medewerkers gevraagd direct nieuwe benodigde gegevens te verzamelen en registreren, zodat Waterstad op termijn voldoende gegevens heeft om in de informatiebehoefte te voorzien. Het gevaar is dat iedereen nu eerst een aantal jaar besteedt aan het bepalen en opslaan van gegevens, voordat de gegevens worden geanalyseerd. Door de bestaande en nieuw verzamelde gegevens regelmatig te analyseren, ontstaat inzicht in de kwaliteit en bruikbaarheid ervan. De werkgroep heeft de medewerkers gevraagd bij het verzamelen van gegevens ook meteen vast te leggen wanneer die gegevens van voldoende kwaliteit zijn. Dat wil zeggen: goed genoeg om bij te dragen aan onderbouwde besluiten. Waterstad hanteert als definitie van voldoende kwaliteit dat 98% van de gewenste gegevens compleet, juist en betrouwbaar is. Dit voorkomt discussie achteraf over de feiten. De werkgroep borgt ook – binnen het proces 'informatiemanagement’ – de uitwerking en vastlegging van de kwaliteitscriteria. Zelf blijven nadenken Ondanks processen, afspraken en informatie is er ruimte voor en behoefte aan ervaring: ‘gevoel naast feiten’. U kunt processen automatiseren met behulp van systemen, maar zelf denken blijft noodzakelijk. Een ervaren serviceprovider mag van een systeem of een proces afwijken als hij dat vooraf kan onderbouwen en overlegt met de assetmanager. Ook kan de assetmanager vooraf overleggen met de asseteigenaar. Als de assetmanager een probleem ziet bij het budget en/of de gevraagde prestatie en de doelstellingen daarin onvoldoende helder zijn, kan hij over eventuele keuzes vooraf overleggen met de asseteigenaar. De conclusies over afwijkingen en uitzonderingen worden weer geborgd om van te leren voor een volgende keer. Tessa: Als ik een leverancier vraag om ons IT-landschap in kaart te brengen, verwacht ik dat hij ook adviseert om hun nieuwe systeem aan te schaffen om gegevens integraal te ontsluiten. Maar ik schat in dat vooral de gegevens zelf ontbreken. Systemen hebben we voldoende. Door de fusie hebben we eerder nog last van te veel systemen.