Informatie als verbindende schakel

Een calamiteit is alleen te bestrijden als u weet wat er aan de hand is. Het snel beschikken over de juiste informatie die voor u relevant is, bepaalt of u goed reageert. Dat geldt voor de direct betrokkenen, maar ook voor partijen en afdelingen om de calamiteit heen. Zo moeten de afdeling Communicatie, het lijnmanagement en eventueel de betrokken bestuurder de voor hen relevante informatie krijgen. Externe partijen, zoals het waterschap en/of een veiligheidsregio kunnen met vragen zitten wat de situatie voor hen betekent. De sleutel voor een goede samenwerking is informatie. Actuele situatierapportage Als rioleringsbeheerder bent u verantwoordelijk voor het op gang brengen van de informatiestroom. Informatie over de feiten, verwachtingen, mogelijke risico’s (inclusief de kans daarop en het verwachte moment van optreden) en de door u genomen maatregelen. Deze informatie kunt u aanvullen met gevraagde beslissingen aan een hogere beslissingsbevoegde, bijvoorbeeld het stilleggen van een zuivering. Dit kost tijd, terwijl de organisatie bij een calamiteit onder druk staat. Organiseer dit daarom van tevoren. Zorg dat iemand de beschikbare informatie in een situatierapportage naar andere afdelingen en externe partijen kan sturen. Zorg er bij voorkeur voor dat deze rapportage continu wordt bijgesteld, zodat er altijd een actuele stand van zaken op uw vakgebied bekend is. Duidelijk communiceren Het vrijgeven van informatie betekent niet dat anderen er zomaar mee aan de slag moeten of mogen gaan. Zoals het uw verantwoordelijkheid is om informatie actief te delen, is het de verantwoordelijkheid van anderen om daarmee professioneel om te gaan. Help ze daarbij door aan te geven wie de regie heeft bij het incident. Geef ook aan wat u van hen verwacht. Vertel het er expliciet bij als u van anderen verwacht dat ze geen actie ondernemen. Vinden zij dat wel noodzakelijk, dan is dat een goed startpunt om samen afspraken te maken.