Het BBV: regels voor het begroten en verantwoorden van rioolkosten

  Gebruik is leidend De regels voor het toerekenen van kosten in de tijd staan in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Deze regels verplichten gemeenten financieel verslag te leggen volgens een baten- en lastenstelsel. Dit stelsel wijkt af van het eenvoudigere kasstelsel, waarbij uitgaven en inkomsten worden geboekt op het moment van de feitelijke betaling. In Nederland werkt de rijksoverheid met een kasstelsel. Als het ministerie van Defensie in 2019 een straaljager koopt en betaalt, komt deze ook voor het volle bedrag in 2019 in de jaarrekening van dit ministerie.   Een belangrijk minpunt van het kasstelsel is dat de boeking van inkomsten en uitgaven vaak niet samenvalt met het gebruik. Neem de straaljager. Deze gaat ongetwijfeld behoorlijk wat jaren mee. Toch neemt het ministerie de uitgave al tijdens het eerste gebruiksjaar (of misschien nog wel ervoor) in de boeken op. Het sterke punt van het baten- en lastenstelsel is dat de gemeente inkomsten en uitgaven toerekent aan de jaren waarop ze betrekking hebben. Neem de uitgave voor een congres. Dit congres vindt plaats in januari 2019, maar u betaalt al voor uw deelname in november 2018. Bij een kasstelsel zou de betaling van het congres leidend zijn en zou deze dus in de jaarrekening 2018 komen. Maar in het baten- en lastenstelsel is het ‘gebruik’ leidend. Het congres vindt plaats in 2019, dus de lasten komen in de jaarrekening 2019. Uitgaven en lasten Bij het baten- en lastenstelsel spreken we niet langer over uitgaven, maar over lasten. Lasten zijn in de tijd toegerekende uitgaven. Hiervoor gaat de gemeente van gedane of nog te verrichten uitgaven na op welke periode(n) zij betrekking hebben. Aan deze periode rekent zij de betreffende uitgaven toe en deze merkt zij aan als lasten. Op korte termijn (over een boekjaar) hoeven lasten en uitgaven niet gelijk te zijn. Maar op de lange termijn (de toerekeningsperiode) zijn ze altijd gelijk aan elkaar. In het kader hieronder vindt u twee voorbeelden van verschillen en overeenkomsten tussen lasten en uitgaven. Ook ziet u hoe uitgaven zowel voor- als achteraf tot lasten kunnen leiden. Voorbeeld Rioolvervanging In gemeente X is een deel van de riolering aan vervanging toe. Dit deel is inmiddels afgeschreven. De uitgaven voor vervanging van dit riooldeel bedragen € 2.520.000. De gemeente heeft een zandbodem, waardoor de technische levensduurverwachting zestig jaar is. Economisch is er geen reden de levensduur korter in te schatten, bijvoorbeeld omdat de woonwijk wordt afgebroken. Omdat de gemeente zestig jaar profijt heeft van deze investering, rekent zij de uitgaven via afschrijvingen als lasten toe aan de exploitatie van de riolering. De jaarlijkse afschrijvingslast bedraagt € 42.000 (= € 2.520.000/60). Voorbeeld Gemaalonderhoud In gemeente Y staat een rioolgemaal dat eigendom is van de gemeente. Het is vooraf bekend dat dit gemaal na vier jaar groot onderhoud nodig heeft. De geraamde uitgaven voor dit onderhoud bedragen € 100.000. Het noodzakelijke onderhoud is het gevolg van het gemaalgebruik in de (vier) jaren voorafgaand aan de onderhoudsperiode. Hoewel de uitgaven dus pas na vier jaar plaatsvinden, kunnen de kosten op de voorafgaande vier jaar drukken. Dan zal gemeente Y een onderhoudsvoorziening vormen waaruit zij de uitgaven kan dekken. Deze voorziening moet € 100.000 zijn en de gemeente moet dit bedrag in vier jaar opbouwen. De jaarlijkse dotatie bedraagt dus € 25.000 (= € 100.000/4). Dit bedrag komt jaarlijks in de exploitatie tot uitdrukking als lasten. Gemodificeerd baten- en lastenstelsel Het nadeel van een baten- en lastenstelsel is dat het ingewikkeld kan zijn. Het toerekenen van inkomsten en uitgaven aan de gebruiksduur is soms moeilijk. Dit geldt zeker voor niet-financieel deskundigen, zoals veel raadsleden. Voor alle duidelijkheid: er is niet één stelsel van baten en lasten. Ook het bedrijfsleven kent een eigen stelsel van baten en lasten en in andere landen hebben overheden te maken met een baten- en lastenstelsel dat op onderdelen weer net anders is. We spreken dus altijd over een gemodificeerd baten- en lastenstelsel. Stellige uitspraken en aanbevelingen Het BBV stelt verschillende eisen aan het toerekenen van inkomsten en uitgaven aan de jaren waarop ze betrekking hebben. Bijvoorbeeld de eis dat de gemeente investeringen over de verwachte toekomstige gebruiksduur moet afschrijven. De commissie BBV heeft de wettelijke taak te zorgen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Hiertoe beantwoordt de commissie vragen en brengt zij publicaties uit. Een van deze publicaties betreft het onderwerp riolering: de notitie Riolering (herzien 2014). Deze notitie verduidelijkt artikelen van het BBV, maar geeft ook richtlijnen binnen de grenzen van het BBV. Deze richtlijnen zijn onderverdeeld in ‘stellige uitspraken’ en ‘aanbevelingen’. De stellige uitspraken van de commissie geven een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Dat betekent dat gemeenten de stellige uitspraken in principe moeten volgen. Op basis van specifieke omstandigheden kán een gemeente hiervan afwijken. Maar dan moet zij dit motiveren en expliciet kenbaar maken in de begroting en jaarrekening. Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die steun en richting geven aan de praktijk.