Het assetmanagementsysteem

Monieks omgevings- en stakeholdersanalyse is spoedig verlopen. De belangrijke stakeholders hebben gereageerd op een enquête die zij had rondgestuurd. De gezamenlijke themadag met provincie en waterschap om met elkaar de toekomst in kaart te brengen, heeft een duidelijk beeld opgeleverd. Het is goed dat de omgeving en stakeholders zo in kaart zijn gebracht. Maar waar en hoe gaan we die gegevens borgen en veranderingen bijhouden? Kwaliteitsmanager Gert antwoordt Moniek: ‘Om het verband tussen documenten, processen, output en input helder te houden, vraagt het assetmanagementsysteem om een gestructureerde opslagomgeving. Dit kan een documentmanagementsysteem zijn, een website met toegang voor de betrokkenen of een gezamenlijke omgeving op de fileserver (een directory- structuur). Juist de gezamenlijke toegang kan vaak beter. Gegevens die per cluster zijn afgeschermd, worden nu bijvoorbeeld vaak meerdere keren opgeslagen. Assetmanagement adviseert om dat te stroomlijnen en te zorgen dat iedere betrokkene zonder omwegen bij benodigde, aantoonbaar juiste en bij voorkeur eenmalig opgeslagen gegevens kan komen.’ Gert gaat verder: ‘Een managementsysteem is meer dan een systeem voor gegevensopslag. De organisatie aansturen op basis van assetmanagement vraagt om een zekere aanpak en inrichting, inclusief controle en borging van de gerealiseerde onderdelen. Je legt de aanpak vast in  rocesbeschrijvingen. En alles wat je met de processen wilt bereiken, borg je zodanig dat iedereen daarvan op de hoogte kan zijn. Dan heb ik het over doelstellingen, plannen, normen, voortgang en continue verbeteringen. Het assetmanagementsysteem maakt een transparante bedrijfsvoering mogelijk, waardoor je effectief kunt sturen. Dit maakt Waterstad steeds beter in de uitvoering van haar taken. Het assetmanagementsysteem ondersteunt het ontwikkelen en verbeteren van assetmanagement.’ Het assetmanagementsysteem beschrijft ook of specifieke hulpmiddelen nodig en aanwezig zijn, bijvoorbeeld een CAD-systeem voor het maken en beheren van de tekeningen of een onderhoudsbeheersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten. De gegevens in die systemen moeten ook eenvoudig zijn te ontsluiten voor nieuwe medewerkers als hun functie dat vereist.  Tessa: Het belangrijkste van een assetmanagementsysteem is dat er een proces is dat het continu verbeteren borgt. Om continu te kunnen verbeteren, moeten we vooraf bepalen wat er nodig is. Dan kunnen we de uitvoering daaraan toetsen. Als de prestatie en de doelstellingen dan onvoldoende aansluiten, kunnen we tijdig bijsturen. Tenminste, als we het resultaat regel­matig in beeld brengen. En om te voorkomen dat de rode draad verloren gaat, moet iedereen wel op dezelfde manier zijn informatie aanleveren en ontsluiten.