Formuleren communicatieboodschap

In uw communicatie- of campagneplan formuleert u (het ontwerp/raamwerk voor) de boodschap. Aandachtspunten hierbij zijn: De opening van een boodschap vergt speciale aandacht, omdat deze voor een groot deel bepaalt of de doelgroep aandacht besteedt aan de rest. Voorbeelden hiervan zijn de titel van een folder of de inleiding van een lezing. Maak een lijstje van de beschikbare argumenten die de boodschap kunnen onderbouwen. Het zou een gemiste kans zijn als in een communicatieprogramma belangrijke argumenten ongebruikt blijven, omdat u ze over het hoofd hebt gezien. Laat zien bij welk thema de boodschap past (bijvoorbeeld ontstenen hoort bij klimaatadaptatie). Maak een keuze in de toonzetting van de communicatie. In welk 'sausje' giet u de communicatie? Waterbeschikbaarheid? Waterkwaliteit? Leefbaarheid in de wijk? Saamhorigheid (samen iets voor elkaar krijgen)? Of het plezier van water ('kijk eens wat je met water in je tuin kunt doen')? Haak waar mogelijk aan op de bestaande huisstijl en vormgeving, dit heeft een versterkend effect. Zorg dat de moeilijkheidsgraad van de boodschap aansluit bij de voorkennis van de doelgroep. Vaak zijn binnen de doelgroep verschillen in voorkennis. Om hieraan tegemoet te komen, kunt u een gelaagdheid in de boodschap aanbrengen (per onderwerp een makkelijke introtekst en een iets moeilijkere uitwerking voor wie meer wil weten). Laat duidelijk zien wie de afzender van de boodschap is. Het is riskant om zonder test op kleine schaal direct de boodschap op grote schaal te communiceren. Leg conceptteksten (liefst met enige opmaak) voor aan bijvoorbeeld bedrijven of een dorps-of wijkraad met de vraag of ze een en ander duidelijk vinden. Vraag ook of ze suggesties voor verbetering hebben. Werk voor het verspreiden van de boodschap samen met organisaties die een 'natuurlijke relatie' met de doelgroep hebben. Een supermarkt of bouwmarkt zijn bijvoorbeeld ideale punten om een poster op te hangen. Digitaal kunt u bijvoorbeeld een link van het evenement onder aan de e-mail plaatsen of meeliften met de verspreiding van andere nieuwsbrieven.