Inzicht in personele kwetsbaarheid en concrete adviezen

Hoe kunnen we onze personele kwetsbaarheid gericht aanpakken? Dat was een van de vragen waarmee het samenwerkingsverband Waterbeheer Brabantse Peel vorig jaar onder begeleiding van een RIONEDadviseur aan de slag ging met de Branchestandaard gemeentelijke watertaken. Een hele uitdaging in coronatijd, maar de samenwerkende gemeenten hebben concrete antwoorden en handvatten gekregen.

Gezamenlijk project Personele kwetsbaarheid

Het samenwerkingsverband Waterbeheer Brabantse Peel bestaat sinds 2013. Hierin werken de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Helmond, Laarbeek en Someren, plus Waterschap Aa en Maas en drinkwaterbedrijf Brabant Water samen. Elk jaar maken ze een jaarplan en maandelijks komen ze bij elkaar om aan concrete projecten te werken. Een van die projecten is Personele kwetsbaarheid. In dat kader vinden onder meer onderlinge kennisuitwisselingssessies plaats. Maar de inzet en goede bedoelingen ten spijt, oudere medewerkers vertrekken, kennis verdwijnt en vacatures zijn lastig te vullen. In het najaar van 2020 besloot de projectgroep het anders aan te pakken.

‘Ook de komende jaren gaan oudere medewerkers met pensioen en je weet natuurlijk niet wie er eventueel nog meer vertrekken. We vroegen ons af hoe we ervoor kunnen zorgen dat we voldoende kennis en competenties in huis hebben én houden om ons werk goed te doen’, zegt Lars van Luijk, beleidsadviseur water bij de gemeente Deurne. ‘We wisten niet goed waar we moesten beginnen. Welke activiteiten horen precies bij de huidige gemeentelijke watertaken? Welke kennis en competenties zijn daarvoor nodig? En hoe verhoudt zich dat tot onze bezetting? Dat inzicht hebben we nodig om de kwetsbaarheid gericht aan te pakken. Als dan iemand weggaat, weten we precies welke kennis verdwijnt en kunnen we daar met de werving al rekening mee houden.’

Branchestandaardorganisatiescan in coronatijd

De vragen en zorgen van de Brabantse Peel-gemeenten leven bij meer gemeenten, mede daarom heeft Stichting RIONED de Branchestandaard gemeentelijke watertaken ontwikkeld. Eind 2020 ging het team onder begeleiding van een RIONEDadviseur met de organisatiescan aan de slag. Omdat de branchestandaard specifiek over de gemeentelijke watertaken gaat, deden alleen medewerkers van de zes gemeenten mee. Maar voor achttien deelnemers was het in coronatijd lastig om op locatie sessies te plannen. Vanwege de beperkende maatregelen zijn eerst op afstand de competenties in beeld gebracht, voor de kennisscan was het later wel weer mogelijk om in kleine groepjes bij elkaar te komen.

Belangrijke competenties bij elkaar zien

De individuele resultaten van de online competentiescan koppelde de RIONEDadviseur een-op-een terug. Het totaalbeeld van de compententies binnen het samenwerkingsverband is met de hele groep besproken. ‘Organisatiebreed gaf het wel een goed inzicht’, zegt Lars. ‘Het was leuk om te constateren dat we de competenties die we belangrijk vinden ook bij elkaar terugzien. Opvallend was dat we zelf vinden dat we (door capaciteitstekort en werkdruk) niet altijd voldoende nauwkeurig (kunnen) werken, maar dat collega’s dat niet zo ervaren. Op de competenties regisseren, overtuigingskracht en creativiteit scoorden we minder goed. Daaraan moeten we dus gaan werken.’

Kennis vergroten en meer uitwisselen

Uit de kennisscan kwamen goede scores naar voren op de kennisgebieden Verwerken, vastleggen en valideren van gegevens, Onderzoeksmethoden en -technieken en Technische kennis ontwerp. Minder kennis bleek aanwezig op Beleid, wet- en regelgeving, Functioneren rioolstelsel en Hydraulische berekeningen. Lars: ‘We hebben veel generalisten, wat logisch is omdat vijf van de zes gemeenten relatief klein zijn. In je eentje of met z’n tweeën heb je simpelweg geen tijd om je te specialiseren. Op alle gebieden is overigens wel voldoende basiskennis aanwezig, er is dus altijd wel iemand die de kennis heeft. Maar overall is dat eigenlijk te weinig. We moeten de kennis meer en op een andere manier gaan uitwisselen, zodat we niet afhankelijk zijn van één persoon.’

Concrete adviezen

Nu ze weten waar de sterke en zwakke(re) plekken zitten, kunnen Lars en zijn collega’s binnen het samenwerkingsverband gericht aan de slag om de kennis aan te vullen. Hiervoor hebben ze concrete adviezen en handvatten gekregen. Lars geeft een paar voorbeelden. ‘Deel je kennis een-op-een of geef een paar mensen de taak om kennis die nu bij één persoon zit via bijscholing op te doen en bij te houden. Zorg ervoor dat iedereen binnen de samenwerking weet wie per kennisgebied de kennis hebben. Dan kun je bij meerdere mensen terecht met vragen, want de druk op één medewerker kan erg groot zijn. Bovendien zit je niet meteen zonder die kennis als de persoon in kwestie vertrekt.’

Nu zelf vervolgstappen bepalen

Het traject is net voor de zomer van 2021 afgerond. De eindresultaten zijn zowel met de groep als met het management besproken en samen met de adviezen in een rapport vastgelegd. ‘Heel fijn om dat overzicht te hebben, dat kunnen we goed gebruiken bij het opstellen van het komende jaarplan’, zegt Lars. ‘Hoe we een en ander precies gaan invullen, moeten we nog bepalen. Een van de ideeën is om bij de onderlinge kennisuitwisselingssessies eens een externe uit te nodigen met kennis die wij minder in huis hebben. Verder gaan we de mogelijkheden bekijken voor aanvullende trainingen of cursussen, voor zowel kennis als competenties. Het management heeft het advies gekregen hiervoor ook echt tijd en ruimte vrij te maken. Dat is fijn, want anders komt er in de praktijk niks van terecht. We kunnen nu gericht aan de slag.’

Webinar 'Hoe krijg ik voldoende geschikte collega's'.

In het webinar Hoe krijg ik voldoende geschikte collega's op 18 november 2021 krijgt u handvatten om uw collega’s en manager warm te krijgen om ook aan de slag te gaan met de Branchestandaard organisatiescan. Tijdens het webinar komen ook ervaringen met en mogelijkheden voor het oplossen van een eventueel personeelstekort aan bod. Hebt u het webinar gemist? Alle reeds uitgezonden webinars kunt u terugkijken.