Evaluatie

Voor een beleidsevaluatie hebt u andere informatie nodig dan voor een projectevaluatie. Ook moet u evaluatiecriteria opstellen. Deze criteria hebben vaak betrekking op: het doel; de middelen: kosten en benodigde tijd; de tijd; risico's; informatie; de organisatie/het proces. Om te kunnen evalueren moet u weten wat er van tevoren van het beleid of het project werd verwacht, en wat er gedurende de uitvoering ervan daadwerkelijk is gebeurd. Als u bij het begin van een activiteit of project bepaalt op basis van welke criteria u later gaat evalueren, dan weet u welke informatie u tijdens de uitvoering moet verzamelen om uiteindelijk de balans op te kunnen maken en hier eventueel van te kunnen leren. Doel U stelt beleid op of voert een activiteit uit om een bepaald doel te behalen. Een doel kunt u formuleren als: output: (bijvoorbeeld: 10 km gereinigd riool dat voldoet aan de eisen van de gemeente); outcome: (bijvoorbeeld: minder dan 10% capaciteitsverlies door vervuiling en obstakels); impact: (geen wateroverlast bij een bui met een herhalingstijd van T=5 jaar). De output van een uitvoerende activiteit is meestal direct na afloop meetbaar door te registreren wat er is gedaan (bijvoorbeeld onderhouden, aanleggen, informeren). De outcome en de impact kunnen soms pas na jaren worden vastgesteld. Daarom kan het noodzakelijk zijn om meerdere evaluaties uit te voeren. Voor het evalueren van beleid verzamelt u de informatie die gekoppeld is aan de DoFeMaMe-systematiek. Middelen De middelen zijn de kosten en de tijdsbesteding die nodig zijn om een bepaalde activiteit uit te voeren. Voorafgaand aan een activiteit raamt u de kosten en de tijd op basis van kengetallen of andere ervaringscijfers. Tijdens het project registreert u de kosten en de bestede tijd op het detailniveau waarop u wilt evalueren. Tijd Voorafgaand aan een activiteit maakt u een planning van de doorlooptijd van de verschillende deelactiviteiten en definieert u duidelijke mijlpalen. Tijdens de uitvoering registreert u wanneer deze mijlpalen zijn behaald. Risico's Voordat u start met een activiteit, maakt u een inschatting van de risico's, de eventuele gevolgen hiervan en de beheermaatregelen die u wilt inzetten. Tijdens de activiteit kijkt u of deze risico's zich daadwerkelijk voordoen, en registreert u deze als ze zich voordoen, met daarbij de ingezette beheermaatregelen. Daarnaast houdt u de ontwikkeling van de risico's in de gaten en de effectiviteit van de gekozen beheermaatregelen. Informatie Als u een project of activiteit uitvoert, hebt u hiervoor specifieke informatie nodig, van een bepaalde kwaliteit. Het gaat hierbij om informatie die nodig is in: de voorbereidingsfase; de uitvoeringsfase; en de fase na afronding van het project of de activiteit. Voorafgaand aan een project maakt u een overzicht van de benodigde informatie, en de kwaliteit van de informatie die nodig is. Tijdens en na afloop van het project registreert u of deze benodigde informatie beschikbaar was en of de juiste informatie is aangeleverd. Organisatie/proces De organisatie en het proces hebben betrekking op de beschikbaarheid van de personen met de juiste kennis in het projectteam, en op de manier waarop wordt samengewerkt. Voor de teambezetting kunt u een inschatting maken van het benodigde aantal personen, het noodzakelijke opleidingsniveau en het vakgebied. Tijdens en na afloop van het project registreert u of de bezetting adequaat was of dat er te veel of te weinig mensen bij het project betrokken waren en of er kennis in het team ontbrak.