De spelers

Samenwerken is mensenwerk. In eerste instantie is het belangrijk dat de betrokken medewerkers en bestuurders van gemeente en waterschap de samenwerking tot een succes willen maken. Samenwerking wordt lastig als medewerkers elkaar persoonlijk niet liggen of bestuurders andere politieke doelen nastreven en de meerwaarde van de samenwerking niet zien. Belangrijk is dat betrokken medewerkers over de juiste kennis en ervaring beschikken. Ook moeten zij een mandaat hebben om namens de organisatie afspraken te maken en te onderhandelen. Het gaat hierbij om zowel inhoudelijke als procesafspraken over: het gemeenschappelijke doel en het perspectief van de samenwerking; de taken en verantwoordelijkheden van gemeente en waterschap; de interpretatie van relevante regelgeving, richtlijnen en normen; de manier waarop gemeente en waterschap lokale afwegingen maken; de gezamenlijke uitvoering van maatregelen. Buiten eigen grenzen kijken Bij samenwerking moeten de betrokken medewerkers breder kunnen en durven kijken dan de grenzen van hun eigen organisatie. Pas op dat u zich niet in de beleidsplannen van uw eigen organisatie ‘graaft’ of u ‘verstopt’ achter het normenstelsel dat uw organisatie voor een bepaald onderwerp heeft opgesteld. Natuurlijk moet iedereen het beleid van hun organisatie uitdragen. Maar vergeet niet dat dit beleid alleen medewerkers van de eigen organisatie bindt. Zo geeft de gemeente in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) en het waterschap in het waterbeheerplan (WBP) aan hoe zij hun taak invullen en gaan uitvoeren. Deze plannen kunnen geen verplichtingen opleggen aan derden; ze binden alleen de organisaties zelf. Onderliggende verordeningen kunnen echter wel verplichtingen aan derden opleggen. Maar het is de bedoeling dat gemeente en waterschap elkaar overtuigen van het nut en de meerwaarde van hun eigen beleid, en uitleggen waarom bepaalde ontwikkelingen wenselijk zijn. Heldere projectorganisatie Omdat de samenwerking altijd betrekking heeft op diverse mensen van verschillende afdelingen, is het erg belangrijk dat u het samenwerkingsproces goed managet. Hiervoor is een heldere projectorganisatie nodig met een duidelijke omschrijving van taken en rollen. Dat geldt zowel voor de betrokken bestuurders (vaak vertegenwoordigd door een stuurgroep) als voor de betrokken medewerkers, waarvan enkelen in een gemeenschappelijke projectgroep zitten (zie figuur A). Daarbij gaat het erom de juiste balans te vinden tussen de genoemde groepen én om de noodzakelijke onderlinge afstemming. Met andere woorden: gemeente en waterschap weten wat hun besturen wensen en de besturen hebben een duidelijke 'opdracht’ voor hun organisatie. De stuurgroep heeft het mandaat van Burgemeester en Wethouders (B&W) en het Dagelijks Bestuur van het waterschap (DB) om keuzes te maken. De projectgroep zorgt voor een goede afstemming met de betrokken afdelingen van gemeente en waterschap. Op de juiste momenten in het proces legt de projectgroep de bestuurlijke keuzes aan de stuurgroep voor. Figuur A De juiste balans tussen de verschillende groepenVergroot afbeelding Goede overlegstructuur In een goed procesontwerp hebt u samen nagedacht over al deze aspecten en hoe de verschillende groepen met elkaar communiceren en activiteiten afstemmen. Spreek een overlegstructuur af, waarbij u vastlegt hoe vaak en wanneer stuurgroep (bijvoorbeeld eens per jaar) en projectgroep (bijvoorbeeld zes keer per jaar) bijeenkomen en wat u dan bespreekt. Schets daarbij niet alleen een ‘ideaal plaatje’. Schenk ook aandacht aan aspecten die fout kunnen gaan en de samenwerking kunnen verstoren, zoals: Het risico van interne gerichtheid. In de samenwerking ontstaat binnen de gemeente of het waterschap – tussen de betrokken afdelingen onderling – wel eens discussie over hoe met een bepaald onderwerp moet worden omgegaan. Een te grote afstand tussen de organisaties, waardoor de gezamenlijke projectorganisatie niet effectief kan opereren. Mogelijke organisatorische of personele wijzigingen bij gemeente of waterschap. Anticipeer hier tijdig op om de continuïteit te garanderen en wissel niet te vaak van contactpersonen. Persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden Behalve de projectorganisatie spelen bij samenwerkingsprocessen persoonlijke kwaliteiten en communicatieve vaardigheden ook een belangrijke rol. Hierop gaat dit onderdeel niet uitgebreid in, maar enkele aspecten zijn: Durven: durf nieuwe wegen in te slaan, durf u kwetsbaar op te stellen en fouten te maken ten opzichte van collega’s en/of de samenwerkende organisatie. Daarbij moet u ook durven optreden tegen mensen uit uw eigen organisatie die de samenwerking frustreren. Presentatie en communicatie: u moet de andere partij kunnen uitleggen waarom bepaalde aspecten belangrijk zijn en waarom u voorkeur hebt voor bepaalde oplossingen. Assertieve houding: durf de andere partij om een onderbouwing te vragen over gestelde doelen en voorgestelde maatregelen. Luisteren: toon begrip voor elkaars standpunten, neem iedereen serieus, toon waardering en bied ruimte voor afwijkende meningen en standpunten. Conflict hanteren: in elke relatie komen meningsverschillen en conflicten voor. Dat is niet erg. Belangrijker is dat u ze her- en erkent, ze bespreekbaar maakt en zoekt naar een oplossing.