Deel 5: Organisatie

Meetprojecten duren vaak meerdere jaren, waardoor de kans op personele wisselingen reëel is. Ook houdt meten in dat meerdere partijen en verschillende disciplines moeten samenwerken. Tabel A laat de inzet van verschillende disciplines zien tijdens de vier fases van het meetproces. Tabel A Inzet verschillende disciplines per faseVergroot afbeelding Leg de organisatie voor alle fases duidelijk vast. Omschrijf daarbij ook duidelijk de taken en verantwoordelijkheden. Een goed middel hiervoor is een organisatiediagram. Door het benoemen van personen en verantwoordelijkheden en een duidelijke vastlegging van het meetdoel in het meetplan, zorgt u voor continuïteit gedurende de verschillende fases. Uitbesteden De verschillende disciplines uit tabel A zijn vaak niet allemaal binnen uw eigen organisatie aanwezig. Waarschijnlijk gaat u gedeelten van de werkzaamheden uitbesteden, bijvoorbeeld de realisatie van het meetnet en het beheer van de meetpunten. In het meetplan legt u vast welke werkzaamheden uw eigen organisatie gaat uitvoeren en welke activiteiten u uitbesteedt. De verdeling van de geraamde kosten en personele inspanningen is sterk afhankelijk van welke activiteiten u uitbesteedt. Zorg er dus voor dat u in het meetplan deze keuze helder vastlegt.   Als u werkzaamheden uitbesteedt, moet u het meetplan uitwerken tot een programma van eisen of aanbestedingsdocument. Een meetplan is een beleidsdocument waarin het doel en de benodigde inspanningen van het meten staan. Bij uitbesteding van het meten is een contractdocument nodig. Natuurlijk is inhoudelijke overlap mogelijk tussen het meetplan en het contractdocument. U kunt dus ook gedeelten van het meetplan in het contractdocument overnemen. In Meten uitbesteden vindt u tips voor het uitbesteden van (delen van) uw meetproject. Overeenkomst bij gezamenlijke meettrajecten Bij gezamenlijke meettrajecten kunt u het best een overeenkomst sluiten waarin u ieders verantwoordelijkheden vastlegt. Hierin staan onder andere afspraken over hoe om te gaan met: penvoerderschap/mandatering; gegevensbeheer; wijzigingen in het stelsel, zoals: rioolreiniging; vervanging van rioolgemalen; relining. Meer informatie Tijdbesteding Budgetraming Planning