BOR-MELD: leren van meldingen over de openbare ruimte

Weg met het woud van onvolledige en onderling onvergelijkbare meldingensystemen. Met de integrale methodiek BOR-MELD van CROW en Stichting RIONED haalt u – zonder veel aanpassingen in uw meldingenproces – eenvoudig belangrijke beheerinformatie uit meldingen over de openbare ruimte.

Als beheerders van de openbare ruimte ontvangen gemeenten jaarlijks ongeveer 3 miljoen meldingen. Veel meldingen hebben te maken met leefbaarheid, zoals graffiti, hondenpoep en afval, terwijl een ander deel te maken heeft met veiligheid, zoals gaten in de weg of kapotte verkeerslichten. De prioriteit van de gemeenten ligt (logischerwijs) in het tijdig afhandelen van deze meldingen. Maar een goede meldingenregistratie levert zeer nuttige informatie op voor risicogestuurd beheer en assetmanagement. Helaas bevatten de huidige systemen vaak maar één vak met vrije tekst, waarin een melder het probleem kan beschrijven. Hierdoor is niet of nauwelijks van meldingen te leren.

SUF-MELD wordt BOR-MELD

Stichting RIONED introduceerde in 2016 voor het domein stedelijk water de meldingenregistratiemethodiek SUF-MELD. Enkele (grote) gemeenten zijn die methodiek toen gaan gebruiken. SUF-MELD is ook al gekoppeld aan het GegevensWoordenboek Stedelijk Water (GWSW). Maar voor breed gebruik is een integrale aanpak voor de gehele openbare ruimte nodig. CROW heeft begin 2017 besloten om eenduidige meldingenregistratie voor de openbare ruimte te gaan faciliteren. In samenwerking met het Fonds Collectieve Kennis-Civiele Techniek (FCK-CT), Stichting RIONED en de gemeenten Delft, Almere, Breda, Rotterdam en Nijmegen is de nieuwe meldingenregistratie BOR-MELD ontwikkeld. BOR-MELD is een aanvulling op SUF-MELD, voor het stedelijk water(beheer) is de methodiek inhoudelijk ongewijzigd.

Nauw aansluiten op bestaande bedrijfsprocessen

Met BOR-MELD leggen gemeenten de relevante gegevens uit het gangbare meldingenproces eenduidig vast (zie figuur 1), zodat zij hiervan kunnen leren. Aan de ‘voorkant’ meldt een bewoner of bedrijf een probleem, aan de ‘achterkant’ registreert de gemeente de achterliggende oorzaak en genomen actie. BOR-MELD zorgt ervoor dat dit (op hoofdlijnen) eenduidig gebeurt. 

Figuur 1 Standaard meldingenproces

Belangrijke integrale beheerinformatie

De probleemgeoriënteerde ‘voorkant’ van de melding geeft informatie over welke problemen in de praktijk worden ervaren, terwijl de objectgeoriënteerde ‘achterkant’ inzicht geeft in welke onderdelen van de infrastructuur het vaakst tot problemen leiden en waarom dit zo is. Beide zijn nodig om het risicogestuurd of effectgericht beheer handen en voeten te kunnen geven.

Koppeling met IMBOR, GEMMA en GWSW

De nieuwe systematiek BOR-MELD is gekoppeld aan het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR) van CROW en opgenomen in de CROW Datacatalogus Openbare Ruimte als BOR-MELD 2019. Dit vergemakkelijkt de implementatie en borgt bovendien een afstemming met de VNG-architectuurdata op www.GEMMAonline.nl. Ook de koppeling met het GWSW vanuit SUF-MELD is er nog, al moet dat voor praktische toepassingen nog verder uitgewerkt.

Wat levert BOR-MELD op?

Deze informatiebron kunt u en kan de sector als geheel gebruiken om:

• Te werken volgens de principes van assetmanagement en risicogestuurd beheer.
• De (on)tevredenheid van de bewoners over de openbare ruimte en specifieke vakgebieden te volgen.
• Inzicht te krijgen in de risico’s voor de (volks)gezondheid en veiligheid van de objecten en systemen in de openbare ruimte. Bijvoorbeeld: hoe vaak komen inwoners in contact met afvalwater vanuit de riolering? Hoe vaak raken bewoners gewond als gevolg van valpartijen door boomwortels of door verharding die door boomwortels omhoog is geduwd?
• De geleverde prestaties van de zorg voor de openbare ruimte te benchmarken.
• Het effect van maatregelen en beleid te meten: dragen investeringen bij aan het oplossen van geconstateerde knelpunten?
• Grip te krijgen op veelvoorkomende oorzaken: welke materialen en onderdelen leveren de meeste problemen op? Door het grote aantal meldingen komt nuttige informatie beschikbaar over de levensduur van objecten en de effectiviteit van maatregelen.
• Concrete handvatten om veelvoorkomende veroorzakers van problemen, en dus meldingen, terug te dringen.

Aan de slag

Omdat bij de ontwikkeling van BOR-MELD is uitgegaan van het huidige meldingenproces, zijn naar verwachting niet veel aanpassingen in de bedrijfsprocessen nodig. Voor gemeenten die al met SUF-MELD werken, verandert er niets. Andere gemeenten kunnen hun leverancier(s) van meldingensoftware vragen het BOR-MELD te implementeren en het ook relatief eenvoudig verwerken in eigen apps, websites. Ook voor de introductie aan de ‘achterkant’, in de onderhouds- en meldingenoplosprocessen, biedt het eindrapport een handreiking.
CROW en Stichting RIONED zijn over die implementatie ook in gesprek met softwareleveranciers en de VNG en gaan het gebruik van BOR-MELD in 2019 en 2020 via enkele projecten stimuleren. Daarna evalueren we de systematiek en zorgen we waar nodig voor een upgrade. Hebt u vragen? Mail ze naar: helpdesk@crow.nl.
 
Ga naar BOR-MELD in de CROW Datacatalogus Openbare Ruimte