Analyseren en evalueren

Om de prestaties te analyseren en evalueren, verdiepen de betrokken afdelingen van het cluster Ruimte van Waterstad zich periodiek in de rapportages en de informatieverzamelingen en datasets waarop deze gebaseerd zijn. Hierbij achterhalen ze oorzaken van afwijkingen en trekken ze conclusies over de prestaties. Voor bestaande indicatoren en informatie zijn vaak al data voorhanden, maar het is nog lastig om in de nieuwe informatiebehoefte te voorzien. Daarnaast vinden rapportages nog niet tijdig plaats. De afspraak is om maandelijks op prestatieindicatoren te rapporteren, maar niet alle informatie is elke maand op tijd voorhanden. De afdeling Beleid & Planvorming en de afdeling Aanleg hebben conform de afspraak een coördinator vrijgemaakt om de proceseigenaren en andere betrokkenen bij het prestatiemanagement bij de uitvoering te faciliteren. Deze coördinator zorgt ervoor dat de producten uit het programma een plek krijgen in de bestaande organisatie. De afdeling Beheer heeft nog niemand kunnen vrijmaken voor de rol van coördinator. Analyse en evaluatie procesprestaties Omdat de ontwikkeling van prestatieindicatoren voor processen nog pril is, heeft Gert vragen opgesteld om de proceseigenaren hun proces te laten analyseren en evalueren: Wat zijn de doelstellingen? Wat is het plan of de planning om deze doelstellingen te realiseren? Wat is de voortgang van het plan of de planning? Wat is de realisatie van de doelstellingen? Wat zijn oorzaken van eventuele afwijkingen? Welke risico’s en kansen zijn er? Welke verbeteringen zijn mogelijk? Gert heeft de vragen al enkele malen getoond binnen Waterstad. De proceseigenaren hebben de vragen ontvangen en zijn bezig om deze te beantwoorden. Gert ondersteunt hen zodat het resultaat voldoende eenduidig is. Tessa: Er gebeurt nog veel in Excel­sheets en met eigen formats. Ik ben onder de indruk van wat er allemaal is, maar het is moeilijk om het met elkaar in verband te brengen en vervolgens antwoord te geven op de vraag of we effectief en efficiënt zijn.  Tessa: Net zoals bij het project ‘Organisatie en Beleid’ het geval was, kwamen we er bij het prestatiemanagement achter dat we de prestaties van onze processen onvoldoende meetbaar hebben gedefinieerd en dus ook onvoldoende meten. Het gevolg is dat we ze ook onvoldoende analyseren en evalueren, waardoor verbeteringen niet of impliciet plaatsvinden. Ik zie ernaar uit om onze ‘check’ en ‘act’ te verbeteren! Die vragen van Gert lijken zo gek nog niet om bewust terug te kijken naar de prestaties van onze processen.