Aanbestedingsprocedure kiezen

Alternatieven voor RAW Voor een aanbesteding zijn meerdere procedures mogelijk. Veel gemeenten gebruiken de RAW-systematiek, maar deze blijkt in de praktijk vaak moeilijk hanteerbaar. Het werk moet daarbij vanachter het bureau te beprijzen zijn, zodat de aannemer geen veldbezoek hoeft af te leggen. Alternatieven voor RAW zijn gebaseerd op: De economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), met een vraagspecificatie voor een plan van aanpak en een prijsopgave. De concurrentie zit dan in de prijs en de kwaliteit van het plan van aanpak. Hierin beschrijven de potentiële aannemers onder meer de keuze voor de inzet van personeel en middelen en hoe ze het werk uitvoeren. De kwaliteit van dit plan en de prijs (economisch meest voordelige inschrijving) bepalen wie de opdracht krijgt. Verrekening achteraf, bijvoorbeeld op het aantal reinigingsgangen. Een optie is dat het bestek uitgaat van één reinigingsgang per riool. Als tijdens de uitvoering in sommige riolen meerdere reinigingsgangen nodig blijken te zijn, moet de aannemer dit direct met u communiceren. De aannemer geeft dus vooraf een prijs voor één reinigingsgang per riool, waarna u achteraf op basis van het aantal noodzakelijke reinigingsgangen een en ander verrekent. Statistische gegevens van locaties, aard, hoeveelheid en samenstelling van het rioolslib. In uw bestek neemt u het aantal te reinigen strengen en de lengte daarvan op, uitgesplitst naar afmetingen en profiel. Op grond van de statistische gegevens over sliblaagdikte per profiel kan de aannemer zelf zijn risicoprofiel kiezen. Zo kan hij uitgaan van de gemiddelde vervuilingsgraad, waardoor een lagere prijs ontstaat. Maar hierbij loopt hij ook risico op niet verrekenbaar meerwerk. Of hij kiest voor een veiliger uitgangspunt, bijvoorbeeld 75% zekerheid dat de aangetroffen hoeveelheden kleiner zijn dan aangenomen. Hierdoor ontstaat een hogere prijs, maar heeft hij meer zekerheid dat hij het werk binnen budget kan realiseren. Met deze methode kunnen aannemers dus hun risico vooraf beter inschatten en afprijzen. De concurrentie vindt dan plaats op eenheidsprijzen en risico-inschatting. Tabel A Overzicht mogelijke aanbestedingsprocedures Methode Eenvoudig/ goedkoop/ uitvoerbaar Eenduidigheid Onzekerheids- marge Verdeling risico's Resultaatsver- plichting EMVI -- + 0 ++ Schoon, vrij van obstakels Achteraf verrekenen 0 0 0 - Schoon, vrij van obstakels Gebruik statistiek -/+ (1) 0 -/+ (1) -/+ (1) Schoon, vrij van obstakels Verklaring: (+)+ = (zeer) geschikt; 0 = neutraal; - = ongeschikt 1) Indicatie beoordeling aanbestedingsmethoden. Door gebrek aan inzicht in de toepasbaarheid van nu bekende statistieken van vervuilingsgraadverdeling per individuele gemeente, is pas een voordeel te behalen als gemeenten op grotere schaal data verzamelen en deze toegankelijk maken. Momenteel zijn er te weinig betrouwbare gegevens. Procedure kiezen Bij de keuze van een procedure wegen de volgende aspecten mee (zie tabel A): eenvoudig, goedkoop en uitvoerbaar; eenduidigheid; onzekerheidsmarge; verdeling van de risico’s tussen gemeente en aannemer; beschrijving van de resultaatsverplichting. Tabel A geeft een indicatie van hoe u deze aspecten bij de verschillende methoden kunt beoordelen. Afhankelijk van de aanwezige informatie en het inzicht in het vervuilingsgedrag van het rioolstelsel kan dit per gemeente uiteraard anders liggen. EMVI-procedure Voor een EMVI-procedure is vrij veel gedetailleerde en betrouwbare informatie nodig, deze moet beschikbaar zijn. Het werken op basis van onbetrouwbare informatie leidt tot een onvoorspelbare verdeling van de risico’s tussen beide partijen. Hierdoor kunnen langslepende discussies over minder- en meerwerk ontstaan en lopen planningen uit. Om een EMVI-procedure goed uit te voeren, hebt u dus voldoende informatie nodig. Als u door de jaren heen voldoende (reinigings)informatie in uw beheersysteem hebt vastgelegd, is de EMVI-procedure een goede basis voor een doelmatige rioolreiniging. Verrekening achteraf Het voordeel van het achteraf verrekenen is dat u vooraf geen indicatie van locaties, aard en omvang van het rioolslib hoeft te geven. Maar bij deze methode moet u als opdrachtgever wel nauw betrokken zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden en kennis van zaken hebben. Ook is de methode gevoelig voor de materieelkeuze van de opdrachtnemer. Zo zal reiniging met ongeschikt materieel wel tot een langere uitvoeringstijd kunnen leiden zonder dat daadwerkelijk van meerwerk sprake hoeft te zijn. Hierover moet u dus afspraken maken. Statistische gegevens Sommige gemeenten hebben een vrij gedetailleerd historisch inzicht in het vervuilingsgedrag van het rioolstelsel. Op basis daarvan is aan te geven hoe groot de kans is dat in een bepaalde streng een bepaalde hoeveelheid afzettingen aanwezig is. Met deze informatie kan de opdrachtnemer de omvang van het werk en het in te zetten materieel inschatten. Als de gegevens betrouwbaar genoeg zijn, is hiermee een redelijke verdeling van de risico’s te maken. Zo kunt u minder- of meerwerkdiscussies grotendeels voorkomen, met uitzondering van incidenten met bijvoorbeeld aanwezige obstakels. Bij Meer- en minderwerk bij rioolreiniging verrekenen vindt u enkele verrekeningsmethoden.